Assemblée générale d’une association : Tout savoir

Les assemblées générales d’une association

On distingue deux types d’assemblées générales en association : l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

L’assemblée générale ordinaire (AGO)

En principe, l’assemblée générale ordinaire est organisée tous les ans (au mois de mars, de septembre ou de décembre. Sauf dispositions statutaires, la tenue d’une assemblée générale annuelle n’est pas obligatoire, mais vivement recommandée.

Toutefois, pour certaines associations, l’assemblée générale ordinaire annuelle est une obligation légale. Il s’agit de :

• Associations reconnues d’utilité publique
• Associations rémunérant un des dirigeants
• Associations percevant des subventions publiques
• Associations agréées par les ministères de pêche et de protection du milieu aquatique et départementales.

L’assemblée générale ordinaire annuelle a pour objectif d’approuver les comptes de l’association, donner quitus aux dirigeants, rendre des décisions relatives aux projets de l’association, éventuellement voter les nouvelles instances dirigeantes, etc.

Bon à savoir : il est conseillé de convoquer le commissaire aux comptes à l’assemblée générale ordinaire annuelle.

L’assemblée générale extraordinaire [AGE]

Comme son nom l’indique, l’assemblée générale extraordinaire a pour objectif de discuter d’événements extraordinaires ou à caractère exceptionnel intervenant dans la vie de l’association. Cela peut être un changement de dénomination sociale, un transfert de siège social, une modification des modalités d’adhésion… ou encore la fusion ou la dissolution de l’association.

Convocation à l’assemblée générale d’une association

La convocation à l’assemblée générale d’association est généralement définie par les statuts ou le règlement intérieur. Ils peuvent également restreindre les membres à convoquer à une typologie en particulier. Par exemple, les statuts peuvent prévoir que les membres peu actifs, voire inactifs ou qui ne sont pas à jour dans leurs cotisations, ne peuvent pas assister aux assemblées générales. Si les statuts restent muets à ce sujet, tous les membres de l’association sont convoqués à l’assemblée générale.

Qui peut convoquer les membres de l’association à une assemblée générale ?

Dépendamment de qui est stipulé dans les statuts ou le règlement intérieur, la convocation à une assemblée générale d’association relève de la responsabilité du président de la structure associative, du secrétaire général, du bureau, du conseil d’administration ou d’une proportion des membres.

Quand faut-il convoquer les membres à une assemblée générale ?

Comme dit plus haut, les assemblées générales ont lieu habituellement lieu tous les ans. Il revient aux statuts de déterminer la périodicité [mars, septembre ou décembre] selon les besoins de l’association.

S’agissant des assemblées générales extraordinaires, elles n’ont pas de calendrier précis. Elles ont lieu dès lors qu’un événement de caractère exceptionnel modifiant les statuts de l’association intervient.

Que ce soit pour une AGO ou une AGE, la convocation doit être envoyée aux membres [par courrier, voie orale, affichage sur panneau ou dans u journal, email, etc.] dans les délais définis par les statuts, généralement entre 15 et 30 jours avant la tenue de la réunion.

Que contient la convocation ?

La convocation contient des informations essentielles à la bonne tenue de l’assemblée générale telles que :

• Le nom de la structure associative
• La date de la convocation
• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
• L’ordre du jour détaillé, c’est-à-dire les points à discuter et à voter
• L’identité et la signature de la personne qui convoque les membres.

Bon à savoir : la convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle est accompagnée du rapport moral ainsi que du rapport financier et du rapport d’activité de l’année écoulée.

Les modalités de déroulement d’une assemblée générale d’association

L’assemblée générale d’association loi 1901 se déroule en plusieurs étapes.

L’émargement de la feuille de présence

La première étape d’une assemblée générale d’association est l’émargement de la feuille de présence. Cette formalité permet de savoir si le quorum est atteint. Autrement dit, le nombre de membres devant être présents ou représentés par procuration pour que l’assemblée puisse avoir lieu. Si ce n’est pas le cas, la réunion est reportée. De même, si des membres se retirent en cours de réunion, l’assemblée générale est suspendue, car le quorum n’est plus respecté.

La nomination d’un président de séance

Le président de l’association est en principe le président de séance. Il dirige les débats, gère les prises de parole, supervise le débat, rédige le procès-verbal d’assemblée, etc. Son rôle est de s’assurer que le nombre de quorum est atteint et que l’ordre du jour a été respecté.

La présence d’un président de séance n’est pas obligatoire, néanmoins, il garantit le bon déroulement de la réunion.

À noter que seules les questions mentionnées dans l’ordre du jour sont débattues au cours de la séance. Il n’est pas autorisé d’insérer de nouveaux éléments au dernier moment.

La lecture des rapports aux membres

Elle permet de présenter aux membres le bilan de l’année écoulée. :

• Le rapport moral : indique les perspectives de l’association, ses projets et orientations dans les années à venir
• Le rapport financier : présente le compte de résultat de l’association
• Et le rapport d’activité : fait état des avancements du projet de la structure associative

Si association dispose d’un commissaire aux comptes, il établit un rapport qui sera également lu aux membres de l’association. Ensuite, il approuve ou refuse la gestion et la comptabilité de la structure en donnant quitus ou non au trésorier.

Le débat

Après la lecture des rapports, chacun des membres est invité à émettre son avis sur les questions mentionnées dans l’ordre du jour, à poser des questions, à proposer des solutions en cas de problème rencontré par l’association.

Le vote

La loi 1901 laisse une grande liberté aux associations sur les assemblées générales. Ainsi, outre la convocation, ce sont également les statuts qui définissent les modalités de vote lors des assemblées générales ;

• Le mode de scrutin : à main levée, à bulletin secret, vote électronique…
• La majorité : simple, relative, absolue, qualifiée ou unanimité.

Par ailleurs, ils peuvent également donner certains droits à des membres en particulier. En principe, un membre dispose d’une voix, mais les statuts peuvent octroyer à certains membres un droit de veto ou de voix prépondérante et à d’autres une voix consultative.

Le procès-verbal de l’assemblée générale

À l’issue de l’assemblée générale, un procès-verbal est rédigé. Facultatif, ce dernier permet néanmoins de prouver le respect des règles de tenue de l’assemblée générale en cas de contestation de l’ordre du jour, des règles de quorum et des conditions de majorité.

Le PV rend compte du déroulement des débats, des questions qui ont été débattues ainsi que du résultat du vote. Il est signé par le président de séance.

Attention, si le procès-verbal est erroné, mal rédigé ou incomplet, la délibération peut être annulée.