L’avantage d’une domiciliation : gestion de votre courrier et de vos colis pro et perso

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation est un acte permettant de choisir et d’octroyer une adresse administrative, juridique et fiscale au siège social d’une entreprise. Elle offre également la possibilité d’attribuer une adresse postale où tous les courriers de la société seront envoyés. Il peut s’agir de la même adresse que celle du lieu d’exercice ou une autre adresse tout à fait différente. L’adresse de domiciliation du siège social figurera sur tous les documents d’échanges de l’entreprise à savoir les flyers, les factures ou encore les devis.

Pourquoi faut-il domicilier son entreprise ?

La domiciliation est une étape obligatoire à toutes les entreprises en constitution. En effet, un justificatif de domiciliation doit accompagner tous les documents composant le dossier de demande d’immatriculation de la société remis au Greffe du Tribunal de Commerce ou au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) compétent. Le justificatif de domiciliation de la société est un élément fondamental du dossier. En d’autres termes, tant que le service instructeur n’a pas le document, il ne peut pas procéder à l’immatriculation ou à la modification de la société.

Selon le type de domiciliation d’entreprise adopté, l’entrepreneur peut bénéficier de plusieurs services pratiques et parfois un accompagnement personnalisé en fonction de la nature de l’activité exercée ou de la taille de la société.

Quelles sont les possibilités de domiciliation d’une entreprise ?

L’entrepreneur peut choisir entre différentes solutions pour domicilier son entreprise.

• Dans une société de domiciliation

Domicilier son entreprise dans une société de domiciliation est la solution la plus adoptée par les meneurs de projet. Elle est également appelée domiciliation commerciale. En plus de proposer des adresses de domiciliation dans des quartiers de prestige, ces sociétés mettent également à disposition des domiciliés des services complémentaires facilitant l’exécution de leurs tâches.

Les sociétés de domiciliation étant le plus souvent des centres d’affaires, les jeunes entreprises et les start-ups choisissent souvent d’y domicilier leur société. Ces solutions leur permettent de bénéficier d’un local équipé ou proposant le partage d’équipement de travail avec d’autres entreprises, et ce, à petit prix. En plus d’une adresse haut de gamme, ces structures accompagnent également les domiciliés dans le développement de leur projet. Les centres d’affaires sont recommandés aux créateurs de projet en incubation, les créateurs d’entreprises en plein dans la procédure d’immatriculation, aux entreprises nouvellement créées et aux jeunes entreprises à la recherche de soutien pour leur développement jusqu’à leur totale autonomie.

• L’adresse de son habitation principale

Si l’entrepreneur ne dispose pas de locaux professionnels pour l’exercice de son activité ou si ses moyens financiers sont assez limités, il peut penser à domicilier son entreprise chez lui. Toutefois, avant d’opter pour cette voie, il est recommandé de vérifier que le contrat de bail ou les règles d’urbanisme ne comportent aucune clause d’interdiction d’activité professionnelle dans le bâtiment envisagé. Néanmoins, si les réglementations interdisent l’exercice d’une activité professionnelle sur les lieux, l’entrepreneur peut y domicilier son entreprise pour une durée maximale de 5 ans. Dans ce cas, il doit notifier son activité au syndic de copropriété, au propriétaire ou aux responsables communaux.

Par ailleurs, KANDBAZ attire votre attention sur un élément crucial du bien-être en entreprise : la séparation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

• Dans les locaux professionnels

Un local propre loué pour le compte de l’entreprise peut servir d’adresse de domiciliation. Malgré sa praticité, cette option s’avère assez coûteuse notamment en termes de développement du projet et d’achat d’équipements.

Ne jamais oublier que la location d’un bureau s’opère le plus souvent par le biais d’un bail dit commercial, de type 3/6/9 (pour 3 ans, 6 ans, 9 ans). Ces baux sont peu flexibles. Il est donc primordial pour les créateurs ou les dirigeants de sociétés de bien veiller à ce que le projet corresponde avec l’adresse choisie (notamment en termes de montant de loyer, de place disponible…).

Tout sur la domiciliation commerciale d’entreprise

La domiciliation commerciale influe considérablement l’image de marque d’une entreprise. Il s’agit d’un choix assez stratégique qu’il faut réaliser méticuleusement.

En quoi consiste la domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale consiste à trouver une adresse de siège social pour une entreprise par le biais d’une société de domiciliation. Il s’agit d’une adresse qui figurera sur tous les documents administratifs, juridiques et fiscaux émanant ou à l’endroit de la société. Elle sera retenue par les clients, les fournisseurs, les investisseurs ou les partenaires de l’entreprise.

Le choix d’une adresse de domiciliation commerciale dépend essentiellement de l’image que l’entrepreneur souhaite véhiculer auprès de sa clientèle. S’il désire afficher une image de marque, il est conseillé d’opter pour une adresse de domiciliation localisée dans le 8ème arrondissement parisien, par exemple.

Pour domicilier son entreprise via une société de domiciliation, l’entrepreneur peut se rendre directement au siège de la société. Il peut également choisir une société de domiciliation comme KANDBAZ, qui est, de plus, une plateforme de domiciliation en ligne. La procédure est assez simple et la signature du contrat peut être effectuée depuis l’appareil à disposition.
Comment s’assurer que vous avez à faire à une société sérieuse ? Rien de plus simple, il suffit de lui demander la copie de son agrément préfectoral.

Quand et pourquoi opter pour une domiciliation commerciale ?

Contrairement aux autres solutions de domiciliation comme celle effectuée chez le dirigeant de l’entreprise, la domiciliation commerciale rehausse le côté professionnel du projet. Elle offre la possibilité de séparer la vie privée de l’entrepreneur de sa vie professionnelle. Cette option permet également d’installer une société ou une association dans un local implanté dans un quartier prestigieux à moindre coût. Si l’entrepreneur souhaite valoriser sa crédibilité et celle de son entreprise auprès de sa clientèle ou des investisseurs, cette solution lui est vivement recommandée.

En choisissant de domicilier son entreprise grâce à une société privée, l’entrepreneur permet à son entreprise de jouir d’un local à moindres frais. En effet, les sociétés de domiciliation proposent des formules adaptées aux besoins et aux exigences du futur domicilié. Ces offres sont flexibles et peuvent être modulées selon les envies du client.

En cas de déménagement ou de transfert du siège social, l’entrepreneur n’est pas tenu de suivre les démarches administratives contraignantes relatives au changement d’adresse. Ainsi, il peut optimiser son temps de travail et développer sereinement son entreprise.

Qu’est-ce que le contrat de domiciliation ?

En choisissant de domicilier son entreprise via une société de domiciliation, l’entrepreneur est soumis à quelques obligations. Parmi ces dernières, l’on retrouve le contrat de domiciliation.

Le contrat de domiciliation est un contrat qui encadre l’utilisation du local et les relations entre le domiciliataire et le domicilié. Son existence et l’identité du domiciliataire doivent être mentionnées au Registre du commerce et des sociétés. Le contrat de domiciliation est soumis à des règles de formalisme précisées par l’article R123-167 du Code du commerce. Il doit contenir certaines mentions obligatoires comme :

• le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation ;
• les renseignements concernant le domicilié (raison sociale, capital social, numéro SIREN et lieu d’immatriculation) ;
• la durée effective du contrat de domiciliation ;
• les obligations de chacune des deux parties ;
• les prestations incluses dans le contrat et celles facturées en supplément.

Les services complémentaires à la domiciliation commerciale

Outre l’adresse administrative, fiscale et juridique fournie par la société de domiciliation, celle-ci propose également des services qui ont pour but d’alléger les tâches de l’entrepreneur.

Quels sont les différents services proposés par une société de domiciliation ?

Les services accompagnant la domiciliation du siège social d’une entreprise peuvent varier d’une société de domiciliation à l’autre. Parmi les services basiques, l’on retrouve la permanence téléphonique, la location de salles de réunion ou la gestion du courrier.

• La permanence téléphonique

Pour rehausser le professionnalisme de l’entreprise domiciliée, le domiciliataire propose un service de permanence téléphonique avec un numéro de téléphone en 01. Cette opération peut être effectuée de deux façons :

• • L’appel est redirigé vers un numéro communiqué préalablement par l’entreprise domiciliée ;
  • Un ou une secrétaire se charge de la réception des appels et des messages et les transmet au responsable de l’entreprise domiciliée.
    En général, il s’agit d’une offre sans engagement qui peut, dans un certain temps, simplifier les tâches de l’entrepreneur en cas de pic d’activité. L’accueil peut être personnalisé en fonction des consignes et de la demande du domicilié.

En savoir plus sur la permanence téléphonique

• La location de salles de réunion

La location de salles de réunion est accessible tant à une entreprise domiciliée qu’à une autre siégeant ailleurs. Elle s’adresse particulièrement aux entreprises ne disposant d’aucun espace adéquat pour accueillir un rendez-vous, un entretien ou une réunion professionnelle, mais également aux entrepreneurs ne souhaitant pas accueillir des clients à son domicile. La réservation de salles de réunion s’effectue à l’heure, à la demi-journée ou à la journée. Les salles proposées à la location sont totalement équipées. Elles sont situées dans des quartiers d’affaires de renom ou près des endroits stratégiques simplifiant le déplacement (près de la gare ou des stations de métro).

En savoir plus sur la location de salle de réunion

• La gestion du courrier

En général, le service de gestion du courrier consiste à réceptionner les courriers ou les colis, à les stocker et à les réexpédier vers le domicilié.

A noter, KANDBAZ vous propose également un service de « scan to mail ». Votre centre d’affaires KANDBAZ réceptionne vos courriers, vous les scanne le jour-même et vous les envoie ! Aussi pratique qu’économique !

Comment se déroule la gestion de courrier ?

Entre la prospection de clients, l’organisation du planning, la vente du produit et la tenue des rendez-vous professionnels, l’entrepreneur peut parfois être débordé. Pour y remédier, les sociétés de domiciliation ont mis en place un service de gestion de courrier qui peut s’avérer intéressant. Les entreprises peuvent y déléguer certaines tâches afin de mieux se concentrer sur le développement de leur activité.

• La réexpédition du courrier

Selon les sociétés de domiciliation, la réexpédition du courrier peut être prévue ou non dans le contrat de domiciliation. Si ce service est inclus dans les prestations, elle est accessible à titre gratuit. Dans le cas contraire, elle sera facturée selon la fréquence de réexpédition choisie par le bénéficiaire. Le choix des options dépend ainsi, de la quantité du courrier ou des colis à gérer. Si l’entrepreneur a des consignes particulières concernant l’organisation de son courrier ou de ses colis, le service de gestion se chargera de les respecter à la lettre. Au cas où le destinataire déménage, la procédure est simple. Il suffit d’indiquer la nouvelle adresse de réexpédition et le courrier y sera envoyé comme auparavant.

• La numérisation du courrier

À l’heure où l’informatique et les nouvelles technologies sont d’actualité, les sociétés de domiciliation n’hésitent pas à en profiter. En effet, elles proposent un service de numérisation du courrier. Cette opération consiste à procéder à un scan du courrier reçu quotidiennement dans les locaux du domiciliataire et à son envoi par mail et/ou sur l’espace client du site. De son côté, le client peut consulter ses courriers en ligne et même les télécharger. Contrairement au service de réexpédition qui fait parvenir le courrier à raison d’un envoi par semaine, la numérisation permet de vérifier le courrier à tout moment afin de ne pas passer à côté des informations importantes.

• La mise à disposition du courrier

La société de domiciliation peut aussi être uniquement chargée de la réception du courrier et/ou des colis. Dans ce cas, dès la réception d’un courrier, elle notifie l’arrivée du courrier à son destinataire par un message et le conserve jusqu’à sa récupération.

Vous pouvez recourir au service de gestion de courrier de KANDBAZ à tout moment, et ce, moyennant quelques euros. De plus, avant de souscrire au service, vous recevrez un devis détaillé sans engagement en seulement quelques minutes. D’autres services complémentaires sont également mis à votre disposition. Retrouvez entre autres l’assistance juridique illimitée, le télémarketing, le secrétariat, les services de téléphonie ou la réalisation des formalités administratives relatives au développement de votre activité professionnelle.

En savoir plus sur la gestion du courrier