Bureau virtuel : qu’est-ce que c’est ? Les avantages ? Comment en bénéficier ?

Bureau virtuel : qu’est-ce que c’est ?

À l’opposé du bureau traditionnel dans un local physique, le bureau virtuel, parfois appelé VDI (Virtual Desktop Infrastructure) ou DaaS (Desktop As A Service) désigne un espace de travail dématérialisé. Son accès s’effectue entièrement à distance. Généralement proposé par une société de domiciliation, ce service permet déclarer le siège social de l’entreprise à l’adresse de cette dernière.

Par ailleurs, ce service en ligne permet de bénéficier de diverses options facilitant la gestion de l’entreprise et de ses données. En effet, l’utilisateur du bureau en ligne peut notamment profiter de services de réexpédition ou de mise en ligne du courrier, de secrétariat ou encore de location de salles de réunion. En outre, le bureau virtuel permet de stocker tous les documents dématérialisés concernant l’entreprise (organisation, comptabilité, communication, fichiers collaboratifs, etc.). Améliorant le confort des utilisateurs, le bureau virtuel permet de travailler grâce au Cloud. 

Quels sont les avantages du bureau virtuel ?

Bon nombre de personnes ont aujourd’hui recours à un service de bureau virtuel. Rassurant et offrant une certaine flexibilité, cet outil de travail présente de nombreux avantages pour une entreprise.

La réduction des coûts 

Entre la location d’un local, l’acquisition de matériel (équipements informatiques, téléphones, etc.), la maintenance des appareils et les frais divers (facture d’eau ou d’électricité, etc.), la gestion d’un bureau traditionnel représente un certain investissement. En ayant recours à un bureau virtuel, l’entreprise limite ses frais de fonctionnement. En effet, cette pratique permet de se défaire des charges imputables à la location d’un bureau physique. L’entreprise n’est tenue que de payer les frais relatifs à l’offre souscrite. 

Un outil accessible à tout moment

L’un des plus grands avantages du bureau virtuel est qu’il est accessible 24H/24 et 7j/7. En effet, l’utilisateur peut y accéder aussi bien à n’importe quelle heure de la journée et de la nuit, que lors des jours fériés ou en week-end. De plus, il est possible d’y accéder aussi bien depuis un Smartphone que depuis un ordinateur. L’utilisateur peut travailler dans une mobilité totale, puisqu’il n’a plus besoin de systèmes de stockage de fichiers, de disques durs externes ou encore de clés USB. Tous ses fichiers sont stockés dans le Cloud sur son bureau virtuel. 

Un vaste choix de services

Une offre de bureau virtuel inclut souvent divers services permettant une gestion de l’ensemble des secteurs de l’entreprise : appels téléphoniques, location ponctuelle de bureaux ou de salles de réunion, gestion du courrier, applications de gestion de données en Cloud, etc. 

Un outil personnalisable et flexible

Le bureau virtuel constitue un outil paramétrable permettant entre autres à l’administrateur de configurer les droits d’accès et de modification de chaque dossier ou fichier. Ainsi, chaque collaborateur ne peut accéder qu’aux données qui lui sont indispensables pour effectuer son travail. Par ailleurs, il s’agit d’un outil relativement souple s’adaptant aux besoins évolutifs des clients. Le changement des options peut ainsi se faire aisément. De même, la résiliation du service qui est généralement sans engagement est simplifiée. 

La séparation de sa vie privée et de sa vie professionnelle

Le recours à un bureau virtuel permet aussi de bien séparer sa vie privée de sa vie professionnelle, surtout pour les entrepreneurs individuels. En effet, de cette manière, ces derniers n’ont plus besoin de domicilier leur entreprise dans leur adresse personnelle et disposent d’une adresse professionnelle.

Un outil sécurisé

Les bureaux virtuels permettent de renforcer la sécurité de ses données professionnelles. En effet, si l’entreprise utilise des ordinateurs physiques, les risques de vol, de piratages informatiques et de perte de données sont accrus. Ce qui n’est pas le cas en cas d’utilisation de bureaux virtuels puisque les données sont sauvegardées en toute sécurité dans le Cloud. 

Un grain de crédibilité

La localisation d’un bureau physique dépend entre autres des capacités financières d’une entreprise. Dans certains cas, sa situation géographique n’est pas forcément engageante pour les partenaires et les clients. En revanche, en ayant recours à un bureau virtuel, l’utilisateur bénéficie d’une adresse prestigieuse pouvant être utilisée comme siège social. Cette pratique confère ainsi une certaine légitimité à l’entreprise, lui permet d’améliorer son image de marque et d’accroître sa notoriété. 

Un gain de productivité

Les bureaux virtuels permettent d’améliorer le stockage, la sauvegarde, mais aussi le partage des données entre les différents collaborateurs. Leur utilisation permet ainsi de jouir d’un certain gain de temps et d’accroître la rentabilité des activités de l’entreprise. 

Comment bénéficier d’un bureau virtuel ?

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Vous souhaitez recourir à un service de bureau virtuel ? Deux cas de figure peuvent se présenter en fonction de votre situation :

• Pour une entreprise en création, vous pouvez souscrire une offre adaptée auprès d’une société de domiciliation. Choisissez notamment en fonction des différents services proposés (gestion de votre courrier, stockage de vos données, services de secrétariat juridique et administratif, etc.). L’adresse de votre bureau virtuel doit ensuite être indiquée lors de vos différentes formalités administratives.
• Pour une entreprise existante, vous devez souscrire une offre de bureau virtuel auprès d’une société spécialisée. Il importe ensuite de modifier votre adresse de domiciliation et de transférer ainsi le siège social de votre établissement. L’avis de modification de domiciliation doit fait l’objet d’une publicité dans le Journal d’Annonces Légales. La déclaration du changement d’adresse auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) compétent doit ensuite être effectuée.

Pour cela, divers documents doivent être fournis :

• Une attestation de domiciliation ;
• Un exemplaire de l’acte officiel de transfert ;
• Un formulaire M2 ou P2 ;
• Une copie de l’avis de modification de domiciliation paru dans le JAL ;
• Un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié.

Une fois ces étapes réalisées, l’adresse du siège social de l’entreprise sera officiellement modifiée. L’adresse du bureau virtuel pourra alors être utilisée pour toutes les correspondances de l’établissement.