La procuration postale : qu’est-ce que c’est ? Comment l’effectuer pour son entreprise ? 

En quoi consiste la procuration postale ?

Lorsque vous devez recevoir du courrier recommandé, mais que vous êtes absent de votre bureau, la solution est d’en confier la réception à un tiers de confiance. Il convient dans ce cas de lui accorder la procuration postale. Par définition, cette pratique désigne le fait de donner à une ou plusieurs personnes de confiance le pouvoir de réceptionner du courrier recommandé à votre place. La procuration postale peut être sollicitée aussi bien par des entrepreneurs individuels que par des personnes morales.Le mandataire postal est souvent un collaborateur.

Outre la réception de courriers auprès du facteur, ce service permet aussi de désigner des tiers pour effectuer le retrait de courrier ou de colis en point de contact comme des bureaux de poste. Par ailleurs, cette procuration permet d’acheter des produits postaux (timbres, emballages, etc.) au nom et pour le compte de l’entreprise ou de l’entrepreneur individuel. 

Le recours à ce service permet à l’entrepreneur ou au représentant légal de l’entreprise qui est relativement occupé de gagner du temps. Il a en effet la possibilité de déléguer certaines tâches quotidiennes requérant sa signature. Il peut ainsi se recentrer davantage sur ses priorités. 

Comment mettre en place la procuration postale pour son entreprise ?

Pour bénéficier du service de procuration postale, la démarche à suivre est sécurisée et relativement simple. Le représentant légal de l’entreprise ou l’entrepreneur individuel doit adresser une demande à la poste. Le souscripteur peut se rendre directement auprès d’un bureau de poste ou d’un guichet d’un établissement courrier. Les agents présents procèdent ensuite à une vérification de sa qualité d’entrepreneur ou de responsable légal de l’entreprise. Il doit en outre justifier son identité en présentant une pièce d’identité originale et comportant sa signature ainsi qu’une photographie (carte d’identité, passeport, etc.). Le demandeur reçoit ensuite un email permettant d’activer la procuration. Par ailleurs, il est tenu d’accepter les Conditions Générales d’Utilisation. 

Les démarches peuvent aussi être effectuées en ligne sur le site Internet de La Poste. Pour cela, une demande de Procuration postale personne morale doit être téléchargée. Il convient ensuite de remplir le formulaire dont la signature n’est pas nécessaire.

Différentes informations concernant l’entreprise et le ou les mandataires doivent être renseignées lors de la complétion de ce formulaire :

• Nom de l’entreprise ;
• Numéro de SIRET ;
• Forme juridique ;
• Adresse postale de l’entreprise ;
• Nom et prénom des mandataires postaux.

Par ailleurs, les actions que les mandataires postaux sont autorisés à faire doivent être précisées. Trois propositions sont présentées sur le formulaire, à savoir « Retirer et recevoir les envois postaux », « Percevoir les mandats de toute catégorie » et « Acheter pour compte du mandant ». 

Une fois le formulaire rempli, le mandant, soit l’entrepreneur ou le représentant légal de l’entreprise, doit le déposer au bureau de poste. Une fois sur place, il peut apposer sa signature sur le document en présence du postier.

Il faut préciser que le mandant, soit le demandeur, et le ou les mandataires postaux doivent être en capacité juridique de représenter la société. Par ailleurs, il faut savoir que le contrat de procuration et la désignation de mandataires postaux sont valables pour une durée de 5 ans maximum à partir de la date d’acceptation du mandant du formulaire. 

Pour en bénéficier au-delà de ce délai, le souscripteur doit remplir à nouveau un formulaire pour déclarer l’ensemble des mandataires postaux après 5 ans. 

Effectuer une procuration postale via une société de domiciliation

La procuration postale peut être accordée à des personnes physiques constituant ainsi les mandataires sociaux. Cependant, le mandataire postal peut aussi être une personne morale. Il s’agit dans la plupart des cas d’une société de domiciliation. Ainsi, le souscripteur peut désigner cette dernière sur sa demande de procuration. 

Pour réaliser une procuration postale via une société de domiciliation, le demandeur n’a pas besoin de se déplacer. En effet, il suffit de télécharger le formulaire, de le remplir, puis de l’envoyer à la société choisie. Cette dernière se charge ensuite d’effectuer les formalités nécessaires auprès de La Poste. 

Il convient de noter qu’en fonction de la société de domiciliation choisie ainsi que des dispositions prévues dans le contrat établi, le souscripteur peut bénéficier de divers services :

• Réexpédition de son courrier à une fréquence prédéfinie ;
• Mise à disposition du courrier (dans ce cas, l’entrepreneur ou le représentant de l’entreprise peut récupérer son courrier dans les locaux de la société de domiciliation).

Certaines sociétés proposent même la numérisation du courrier. Ce dernier sera dans ce cas accessible sur le cloud ou par mail.