Numérisation du courrier : qu’est-ce que c’est ? Quels avantages ? Comment en bénéficier ?

Qu’est-ce que la numérisation du courrier ?

Entre les rendez-vous, la prospection de clients et la réalisation d’autres tâches importantes, les gérants d’entreprises et entrepreneurs individuels sont parfois débordés. Ils peuvent en outre être souvent absents, une situation pouvant mettre à mal la gestion de leur courrier.

Pour se faciliter la tâche, recourir à un service de gestion de courrier avec, notamment une offre de numérisation, est de mise. La numérisation du courrier consiste à scanner le courrier reçu quotidiennement à l’adresse de la société proposant ce service. Le courrier numérisé est ensuite envoyé par e-mail et/ou mis à la disposition sur le site Internet du domiciliataire, via l’espace client des entreprises domiciliées. Il faut préciser que tous les documents atterrissant dans la boîte postale du client peuvent être numérisés : lettres, contrats, dossiers, devis, bons de commande, chèques, factures, etc.

Quels sont les avantages de la numérisation du courrier ?

La numérisation du courrier constitue une opération relativement pratique pour les entreprises. Elle permet de profiter de divers avantages sur de nombreux points. 

• Accès rapide et facile : l’un des plus grands avantages du service de numérisation repose sur l’accès au courrier de manière quotidienne. Le souscripteur du service peut le recevoir à tout moment, comme si le courrier était arrivé directement à son bureau ou à son domicile. Dès la réception des documents, les sociétés de domiciliation se chargent de leur identification. Le courrier est ouvert, mis à plat, trié, puis scanné. Les versions numérisées sont ensuite indexées et contrôlées. Les données sont ensuite envoyées, généralement sous format PDF, dans la boîte mail du client ou sur son espace client. Grâce à cette solution, les risques de passer à côté d’informations importantes sont réduits. 
• Meilleure organisation : la dématérialisation facilite grandement le classement et le tri du courrier dans l’ordinateur. Le client n’a plus besoin de scanner les documents reçus. Ces derniers peuvent être stockés dans un espace virtuel grâce au Cloud. L’utilisateur peut ensuite y accéder facilement à n’importe quel moment et peu importe l’endroit, même lorsqu’il n’est pas à son bureau. Par ailleurs, ce service permet d’éviter de stocker d’innombrables documents papier. La numérisation du courrier permet ainsi de faciliter le quotidien de l’utilisateur en réduisant les charges et tâches administratives.
• Échange d’informations plus fluide : une quantité importante de courrier en version papier est envoyée auprès des entreprises et autres institutions. Il peut s’agir de documents publicitaires ou relatifs à la gestion de la structure. Après triage, ces documents doivent ensuite être distribués aux services concernés. Cette opération physique est relativement fastidieuse, altérant la fluidité des échanges d’informations au sein de l’entreprise. Grâce à la numérisation, le courrier numérisé reçu par mail peut être transmis facilement aux personnes concernées. 
• Sécurisation des documents : la numérisation du courrier constitue une solution sécurisée dans la mesure où les documents importants de l’entreprise sont parfaitement protégés. En effet, grâce à la conservation dans l’espace client dédié à l’entreprise, les risques de perte ou de vol sont réduits.
• Gain de temps : la numérisation du courrier et l’automatisation de sa circulation permettent de profiter d’un gain de temps précieux. Ceux qui ont recours à ce service ont ainsi plus de temps à consacrer à des tâches beaucoup plus importantes. 
• Avantages écologiques : pour les entreprises s’inscrivant dans une démarche « zéro papier » et prônant la préservation de l’environnement, la dématérialisation du courrier se révèle pratique. 

Comment bénéficier de la numérisation du courrier ?

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