Transfert de siège de SAS : Comment faire ?

Qu’est-ce qu’une SAS ?

La SAS est une Société par Actions Simplifiée. C’est l’une des formes juridiques possibles pour une personne morale. Elle est assez populaire dans l’entrepreneuriat français, notamment parce qu’elle permet au dirigeant de profiter d’un statut salarié. La responsabilité des associés est limitée au montant de leurs apports dans la structure. Le capital social peut être symboliquement fixé à 1 €, il est divisé en actions et non en parts. Les porteurs, qui sont au moins deux, peuvent être des personnes physiques comme des personnes morales.

La réglementation française impose d’identifier les bénéficiaires effectifs d’une société, c’est-à-dire tous ceux qui détiennent, directement ou pas, au moins 25 % du capital. Donc, si l’un des associés est une personne morale, il faudra établir les personnes physiques qui sont à l’origine de sa formation. Cette réglementation sert à lever l’opacité des mouvements de capitaux autour de certaines sociétés, pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

La SAS est dirigée par un ou plusieurs présidents (co-présidents) ou par un président épaulé d’un vice-président. Le fonctionnement de la SAS est assez libre, il est défini dans les statuts constitutifs. Les pouvoirs du président dépendent donc de ce qui est acté dans les statuts. Sinon, les décisions importantes se prennent au cours d’assemblées générales. Elles sont votées à la majorité.

Les raisons fréquentes du changement d’adresse d’une SAS

Comme pour toute entreprise, le déménagement du siège social d’une SAS peut être motivé par de nombreux mobiles, qu’ils soient pratiques ou économiques :

• délocalisation de l’activité (emplacement plus stratégique, magasin plus spacieux, bail à terme, etc.) ;
• déménagement du président s’il hébergeait le siège social de la SAS ;
• réduction des coûts ;
• optimisation fiscale ;
• choix d’une société de domiciliation comme Kandbaz.

Les étapes clés pour changer l’adresse de sa SAS

Étape 1 : Convocation de l’Assemblée Générale

Le changement d’adresse d’une SAS doit être voté par les associés. Ils se réunissent au moins une fois par an au cours d’une assemblée générale, notamment pour l’approbation des comptes. Le déménagement du siège social pouvant être effectué à n’importe quel moment de l’année, il correspond rarement à la date de l’AG annuelle. Par conséquent, le président doit organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) pendant laquelle le sujet de la délocalisation sera débattu.

La procédure réclame qu’une convocation soit adressée aux actionnaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Il est possible de dématérialiser le protocole en utilisant des e-recommandés.

Étape 2 : Vote et procès-verbal du changement d’adresse

Au cours de l’AGE, le déménagement de la SAS est soumis au vote. La décision est prise à la majorité des voix des associés présents ou représentés. Le poids de chaque vote dépend du nombre d’actions détenues par l’associé.

Le verdict est reporté sur le procès-verbal d’AGE. Le PV est un peu le compte-rendu de la réunion. Il précise :

• la date, l’heure et le lieu ;
• les associés présents, représentés, excusés ou absents ;
• les résolutions adoptées.

Il doit être entériné par tous les présents.

Le conseil de Kandbaz : lors de la constitution de la SAS, pensez à équilibrer la répartition des parts sans laisser la possibilité à aucun des actionnaires de bloquer le fonctionnement de la SAS. En cas de dégradation des relations, cela peut avoir de graves conséquences.

Étape 3 : Modification des statuts de la SAS

L’adresse de la SAS, et donc de son siège social, est obligatoirement mentionnée dans les statuts. Sa modification nécessite une mise à jour qui actualise l’adresse sur les statuts.

Étape 4 : Publication d’un avis dans un journal des annonces légales

La réglementation française impose aux chefs d’entreprise une obligation d’informer les tiers de tous les évènements relatifs à la vie de la société de sa création à sa dissolution (constitution, modification de dénomination sociale, changement d’objet, cession de parts, etc.). Le changement d’adresse ne fait pas exception à la règle. Vous devez donc promulguer un avis de transfert du siège social de votre SAS dans un journal d’annonces légales (JAL).

Bon à savoir : si le déménagement de votre SAS la conduit dans un autre ressort, vous devrez publier deux avis, un dans un JAL dépendant de l’ancien tribunal de commerce et un dans un JAL dépendant du nouveau.

Étape 5 : Complétude et envoi du formulaire Cerfa M2

Le formulaire cerfa M2 est celui qui est demandé pour toute modification de personne morale. Il est directement téléchargeable depuis le portail du Guichet Unique. Il doit être complété et signé par le président de la SAS.

Étape 6 : Dépôt du dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE)

Le CFE est votre interlocuteur privilégié pour tous les actes de la vie de votre entreprise. Il doit être informé de tout changement. De plus, ses agents sont en mesure de vous renseigner sur les démarches à effectuer. Ils peuvent également vous aider dans la constitution des dossiers. En les interrogeant sur le sujet, vous vous assurez de la conformité et de la complétude de votre demande.

Étape 7 : Inscription modificative au RCS

À ce stade, votre dossier de changement d’adresse de votre SAS doit être complet. Il ne vous reste plus qu’à le transmettre au Registre du Commerce et des Sociétés pour qu’ils effectuent la mise à jour. Après le traitement de votre demande, vous recevrez un nouvel extrait Kbis avec l’adresse de votre SAS modifiée.

Étape 8 : Information des tiers

Le RCS se contente de modifier votre adresse, il ne transmet pas les nouvelles coordonnées de votre SAS. C’est donc à vous de régulariser auprès des différents partenaires avec lesquels vous interagissez :

• le fisc, en vous adressant au Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont vous dépendez ;
• les organismes sociaux (URSSAF, assurance chômage, prévoyance, retraite, caisse des congés payés, formation professionnelle, syndicat, etc.) ;
• les banques et autres établissements financiers (par exemple organisme de crédit auquel vous auriez fait appel pour le financement d’un véhicule) ;
• les fournisseurs ;
• les clients ;
• votre expert-comptable et votre commissaire aux comptes si vous en avez un ;
• votre avocat ;
• votre compagnie d’assurance (c’est très important, car votre localisation influe sur le montant de vos cotisations) ;
• vos employés ;
• etc.

Étape 9 : Mise à jour des supports

L’adresse officielle de votre SAS figure sur tous les documents administratifs, juridiques, commerciaux et comptables qu’elle produit. Il vous incombe donc d’actualiser :

• les contrats ;
• les baux de location ;
• les bons de commande, devis et factures ;
• les cartes de visite, papiers à en-tête, flyers, brochures ;
• les pages légales de votre site internet ;
• vos conditions générales de vente ;
• le tampon de l’entreprise ;
• les cartes grises des véhicules ;
• les éventuelles signatures électroniques ;
• etc.

Les erreurs à éviter lors du changement d’adresse d’une SAS

S’il ne s’agit pas d’une opération particulièrement risquée pour votre SAS, le transfert de son siège social nécessite tout de même quelques points de vigilance. Vous devez donc être spécifiquement attentif aux pièges suivants :

• ne pas suffisamment anticiper les délais administratifs et vous retrouver pris au dépourvu ;
• ne pas communiquer en amont avec vos salariés et les partenaires affectés par le changement ;
• ne pas respecter la procédure à la lettre, entraînant des retards de traitement de votre dossier ;
• négliger des documents ou joindre des pièces non conformes ;
• omettre de prévenir certains organismes du déménagement, risquant des difficultés à communiquer avec eux ;
• oublier de mettre à jour certains de vos supports.

Bon à savoir : la plupart de ces erreurs peuvent être évitées en établissant un planning des tâches et en listant à l’avance tous les tiers impliqués à informer.

Les différents types d’adresse pour une SAS

Nous l’avons vu, avant de lancer le changement d’adresse de votre SAS, il faut avoir validé une nouvelle adresse. Plusieurs possibilités s’offrent à vous présentant chacune des avantages comme des inconvénients.

Adresse physique et traditionnelle

Il est possible de domicilier votre SAS dans le local au sein duquel vous exercez votre activité, que ce soit un bureau, un magasin, une usine ou un atelier. C’est l’une des solutions les plus couramment adoptées. En prenant possession des lieux, vous signez un bail qui vous autorise entre autres à domicilier votre société sur place.

Si vous travaillez également là, c’est assez pratique. Cela l’est moins si l’endroit est tenu par des employés et que vous ne vous y rendez qu’occasionnellement.

Adresse chez un dirigeant

Si vous êtes le président de la SAS, la loi vous autorise à la domicilier chez vous. C’est une solution économique, puisqu’elle ne vous coûte rien, mais qui est surtout utilisée par les TPE (Très Petites Entreprises), de type auto-entreprise ou micro-entreprise.

La confusion entre vie privée et vie professionnelle peut très vite devenir pesante. Effectivement, comme l’adresse officielle de votre SAS est obligatoirement communiquée aux tiers, c’est finalement votre adresse personnelle qui circule partout. Vous prenez par exemple le risque d’avoir la visite importune d’un client, d’un créancier ou carrément d’un huissier si vous vous retrouvez dans une mauvaise passe.

Adresse de domiciliation commerciale, comme chez Kandbaz

De plus en plus de SAS choisissent de faire appel à une société de domiciliation comme Kandbaz. Cela présente de nombreux avantages :

• vous bénéficiez d’une adresse prestigieuse qui fera briller votre marque ;
• vous pouvez sélectionner une localisation partout en France en combinant vitrine stratégique et optimisation fiscale ;
• vous avez accès à toute une gamme de prestations annexes pour vous épauler dans votre quotidien de chef d’entreprise ( logistique courrier et téléphonie ; assistance administrative, juridique et comptable ; location d’espaces de travail ; etc.).

Bon à savoir : chez Kandbaz, nous sommes particulièrement soucieux d’alléger votre charge mentale. Ainsi, nous gérons pour vous toutes les démarches de transfert de votre siège social.

S’implanter dans une pépinière d’entreprises

Comme son nom l’indique, cette solution, également appelée incubateur, concerne les jeunes pousses. La pépinière d’entreprises est une réelle opportunité pour les sociétés novices. Ces programmes sont généralement accessibles pendant les trois premières années d’exercice. Les créateurs sont accueillis au sein de locaux professionnels tout équipés où ils ont accès à un accompagnement complet sur tous les pans de leur activité : stratégie de développement, comptabilité, commercial, marketing, etc.

Dans la mesure où ils occupent un espace sur place, ils ont la possibilité d’y domicilier leur entreprise.

Le conseil de Kandbaz : si vous en avez l’opportunité, n’hésitez pas à intégrer ce genre de programme qui sera un vrai tremplin pour votre SAS. En revanche, il vous faudra prévoir la fin du contrat et choisir à l’avance une nouvelle solution de domiciliation. L’anticipation est le maître mot d’une vie entrepreneuriale sereine.

Les conséquences du changement d’adresse sur la vie de la SAS

Selon votre activité et l’importance du rôle qu’y joue votre localisation, le transfert de votre siège social aura plus ou moins d’incidence.

Les considérations fiscales et l’impact sur la CFE

Tant que vous restez en France métropolitaine, votre déménagement ne modifiera a priori pas la fiscalité de votre SAS. Les taxations principales, c’est-à-dire l’IS (Impôt sur les Sociétés) et la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), sont identiquement calculées sur tout le territoire. Toutefois, dans certains cas, le changement d’adresse de votre SAS peut vous permettre d’optimiser votre fiscalité. Deux cas de figure :

1. Le taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) est déterminé par la commune. Si vous emménagez dans une autre ville, il évoluera à la baisse ou à la hausse. Cela fait partie des éléments à considérer avant de choisir une nouvelle domiciliation pour sa SAS. Renseignez-vous en amont, vous serez peut-être surpris. Par exemple, étonnamment, Paris applique un taux de CFE inférieur à la moyenne nationale.
2. Si vous intégrez une zone de revitalisation économique prioritaire, vous pouvez bénéficier de dispositifs d’exonérations fiscales (IS, charges sociales) pendant une période définie.

L’implication sur les relations commerciales et contrats en cours

La plupart de vos contrats en cours ne seront pas impactés par le changement d’adresse de votre SAS. Vous devez vérifier chacun d’entre eux, identifier ceux qui pourraient poser problème et contacter les co-contractants en amont pour échanger sur les irritants.

Par exemple, il pourrait s’agir d’une livraison qui devrait être décalée pour des questions de logistique ou une prestation qui devrait avoir lieu dans un autre local que celui qui avait été initialement convenu.

Dans le meilleur des cas, votre client sera d’accord pour le changement. Sinon, vous devrez négocier avec lui, le plus souvent une remise commerciale. Dans le pire des cas, si vous n’êtes pas en mesure d’assurer la commande, il sera en droit de résilier le contrat.

Ces potentielles pertes de chiffre d’affaires sont à comptabiliser dans votre plan de trésorerie. Si vous avez de nombreux contrats affectés par la délocalisation de votre SAS, vous subirez forcément un pourcentage de casse.

Les effets sur la visibilité et la communication de l’entreprise

Sauf si vous êtes contraint au déménagement (expulsion, déménagement du président, bail à terme, etc.), généralement vous partez pour mieux : pour un local plus économique ou plus stratégique, plus fonctionnel, plus spacieux, etc.

Une belle adresse véhicule une image de sérieux, de prospérité et de stabilité auprès de vos partenaires. C’est un atout publicitaire indéniable pour attirer de nouveaux clients, recruter des salariés compétents et gagner la confiance des investisseurs.

Les délais et les coûts associés au changement d’adresse d’une SAS

Le transfert effectif de votre siège social se fait en un à deux mois après la prise de décision. Tout dépend de la réactivité des différents intermédiaires et de la qualité du dossier que vous leur transmettrez. Concernant les frais, ils varient selon la formule que vous adopterez.

Les frais incompressibles

Quelle que soit la solution choisie, vous devrez vous acquitter de frais minimums :

• annonce légale (100 € à 150 € à multiplier par deux si vous devez publier deux avis) ;
• greffe (environ 150 €, pouvant légèrement fluctuer selon le tribunal concerné).

Les dépenses annexes à prévoir

Toujours selon la situation de votre SAS, d’autres dépenses potentielles sont à budgétiser :

• accompagnement par un professionnel (de 500 € à 1000 €) ;
• tarification liée à un déménagement physique (déménageur, camion, caution, bail, garde-meuble, etc.) ;
• informations des tiers (par exemple, si vous le faites par courrier, cela représentera un coût) ;
• mise à jour des supports, si vous faites appel à un prestataire ;
• érosion d’une partie de la clientèle.

Foire aux questions : tout ce que vous souhaitez savoir sur le changement d’adresse d’une SAS

Comment notifier les clients et partenaires du changement d’adresse ?

La première étape est de tous les lister afin d’être certain de n’oublier personne. Un manquement pourrait avoir de fâcheuses conséquences sur votre activité.

Vous avez la possibilité de les informer par courrier, mais le moyen le plus sûr et rapide sera la voie électronique. Pour la plupart des organismes publics, vous pouvez effectuer des mises à jour en ligne. Pour vos interlocuteurs privés, vous aurez également le droit de procéder par mail.

Quel est l’impact d’un changement d’adresse sur le SIRET de la société ?

Le SIRET est le numéro d’immatriculation complet de votre SAS, il est composé de 14 chiffres. Les 9 premiers correspondent au SIREN (identification de la personne morale) et les 5 derniers correspondent au code NIC (identification de l’établissement). La partie SIREN reste la même de la création à la dissolution de votre SAS, la partie NIC change à chaque déménagement. Les cinq derniers chiffres de votre numéro SIRET seront donc modifiés à chaque changement d’adresse de votre SAS.

Peut-on transférer le siège social de la SAS à l’étranger ?

Selon le pays vers lequel vous souhaitez migrer votre société, il peut exister des conventions internationales signées avec la France qui vous permettront un transfert de siège social.

Ce n’est la plupart du temps pas possible et vous êtes alors obligé de créer une nouvelle entité dans le pays destinataire en tenant compte de la législation juridique et fiscale dudit pays.

Bon à savoir : vous ne pouvez pas vous contenter d’ouvrir une société dans un paradis fiscal sans réalité économique. L’État français est vigilant sur le sujet et pourrait vous taxer de fraude fiscale, voire de blanchiment d’argent, si vous n’avez pas d’intérêts financiers dans le pays concerné.

Comment actualiser l’adresse sur les documents légaux et commerciaux ?

L’actualisation de votre Kbis se fait automatiquement après la validation de votre dossier par le RCS. Pour vos bons de commande, devis et facture, il suffit de modifier l’adresse et le numéro SIRET sur votre modèle. Il vous faudra également créer un tampon avec les nouvelles données et éditer des avenants pour vos contrats en cours.

Selon la taille de votre SAS et le volume des supports concernés, il peut être judicieux de vous faire assister par un juriste. Ainsi, vous aurez l’assurance de ne rien oublier.

Comment changer l’adresse fiscale de mon entreprise ?

L’administration fiscale fait partie des tiers à informer obligatoirement et dans les plus brefs délais du déménagement de votre siège social. Pour cela, dès que vous recevez votre nouvel extrait Kbis, vous devez le transmettre au SIE (Service des Impôts des Entreprises) dont vous dépendez.

Quels sont les délais à respecter pour changer l’adresse du siège social d’une SAS ?

La publication de l’avis de transfert de siège social doit intervenir dans les 30 jours suivant la décision de transfert. Le dépôt du dossier de modification au greffe du tribunal de commerce doit intervenir dans les 15 jours suivant la publication de l’avis.

Puis-je changer l’adresse du siège social de ma SAS en ligne ?

Oui. Depuis le 1^er janvier 2023, il est possible de changer l’adresse du siège social de sa SAS en ligne sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises.

Quelles sont les conditions de validité d’un avis de transfert de siège social ?

Pour être valable, un avis de transfert de siège social d’une SAS doit mentionner les informations suivantes :

• la dénomination sociale de la SAS ;
• l’ancienne adresse du siège social ;
• la nouvelle adresse du siège social ;
• la date de la décision de transfert de siège social ;
• le numéro RCS de la SAS ;
• le nom du journal d’annonces légales dans lequel l’avis a été publié ;
• la date de publication de l’avis ;
• la signature du représentant légal de la SAS.

L’avis de transfert de siège social peut également mentionner les informations suivantes :

• Les raisons du changement d’adresse ;
• Les nouvelles coordonnées téléphoniques et de messagerie électronique de la SAS ;
• Le site web de la SAS.