La réglementation des sociétés de domiciliation : l’agrément préfectoral

Qu’est-ce qu’un agrément préfectoral ?

L’agrément préfectoral est une autorisation qui, comme son nom l’indique, est délivrée par la Préfecture territorialement compétente. L’agrément préfectoral est une condition impérative pour permettre à une société d’exercer l’activité de domiciliation commerciale.

Les services de la préfecture vont ainsi contrôler l’honorabilité de ses dirigeants et fait plus rare, des actionnaires disposant plus de 25% du capital social.

Ainsi, les dirigeants de la société de domiciliation commerciale ne devront pas :

• Avoir été interdit de gérer une société
• Avoir été interdit d’exercer
• Avoir connu une faillite (y compris personnelle)
• Ne pas avoir été condamné pour divers trafic (donc stupéfiants…)
• Ne pas avoir été condamné pour trafic de malfaiteurs, escroquerie, faux, corruption…

Comme nous l’avons indiqué avant, les actionnaires sont aussi concernés. Cela vous assure un niveau de probité sans égal.

Quelles sont les bases légales à cet agrément ?

C’est l’ordonnance N°2009-104 du 30 janvier 2009 qui encadre la délivrance des agréments préfectoraux.
Mais c’est depuis 2012 qui est devenu obligatoire de fournir le numéro d’agrément afin que les formalités puissent être réalisées auprès du greffe du tribunal de commerce.
Sans ce numéro (et la copie du contrat de domiciliation), l’ensemble des formalités seront rejetées par le greffe.

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation commerciale ?

Une société de domiciliation commerciale est une société possédant des locaux pouvant être mis à la disposition de ses clients à tout moment, que ce soit des bureaux en open-space, des bureaux fermés, des salles de réunion…

Les sociétés de domiciliation commerciale doivent également être en mesure de fournir un accès au courrier de ses clients. Ces dernières doivent, enfin, garantir une confidentialité dans les réunions et autres activités qui se déroulent en son sein.

Important : les sociétés de domiciliation commerciale ont l’obligation de collaborer avec la puissance publique et notamment l’administration fiscale et les organismes de sécurité sociale. Ainsi, elles se doivent de remettre tout document sur simple demande de ces organismes.

C’est à ce titre, que les sociétés doivent tenir un registre à jour concernant chaque client : elle ont l’obligation de s’assurer de la tenue, la conservation et la consultation des documents juridiques et comptables.

Quels services vais-je trouver dans une société de domiciliation commerciale ?

Pour nous, la domiciliation ne s’arrête pas à une simple adresse sur une feuille de papier blanc. Que cette adresse soit prestigieuse ou symbolique, ce sont bien les services à valeur ajoutée qui vous sont fournis par la suite qui feront la différence dans votre gestion quotidienne.
Secrétariat, standard téléphonique, gestion du courrier, des colis, des recommandés, services comptables, création de site internet… autant de services qui vous seront utiles et qui peuvent ainsi vous apporter un réel support.

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Un prix maitrisé pour de services de qualités.

N’oubliez jamais que les sociétés de domiciliation commerciale vous permettent de transformer vos charges fixes (bail commercial 3/6/9, bail professionnel) en charges variables !

Comment obtenir son agrément préfectoral pour l’exercice de l’activité de domiciliation ?

Obtenir son agrément préfectoral est un élément indispensable pour l’exercice de l’activité de domiciliataire.

Le dossier est extrêmement normé et sera instruit par la Préfecture dont dépend le siège social de la société (et non dont dépend l’adresse de l’établissement).
Par exemple : votre siège social est à Paris et vous souhaitez ouvrir un établissement en Corrèze : ce sera la Préfecture de Police de Paris qui délivrera votre agrément.

Pour obtenir votre agrément commercial, il est impératif de fournir :

• Le formulaire de déclaration (il ne s’agit pas d’un CERFA normé, chaque préfecture dispose de son propre modèle)
• Le justificatif attestant que vous avez un droit réel sur le local, que vous soyez propriétaire ou locataire (bail commercial par exemple)
• Le plan des locaux
• L’attestation d’honorabilité des dirigeants et associés qui disposent de 25% des parts de la société
• Copie de l’ensemble des pièces d’identité des dirigeants et associés
• Copie des statuts
• Extrait Kbis de moins de 3 mois

Une fois votre dossier réputé complet, la Préfecture vous délivra un agrément vous autorisant à exercer. Cet agrément est valable pour une durée de 6 ans et le numéro d’agrément doit figurer sur les contrats de domiciliation.

Attention : bien que l’usage (qui a été rappelé par une question au Gouvernement) soit l’attribution d’un numéro d’agrément préfectoral, certaines préfectures délivrent l’agrément sans numéro. Cela ne rend pas votre autorisation irrégulière.

Qu’est ce que la condition d’honorabilité du dirigeant ?

Pour obtenir l’agrément préfectoral, la règlementation impose de remplir les conditions d’honorabilité pour le ou les dirigeants de la société qui sollicite(nt) l’agrément préfectoral.

Ainsi, les dirigeants de la société de domiciliation commerciale ne devront pas :

• Avoir été interdits de gérer une société
• Avoir été interdits d’exercer
• Avoir connu une faillite (y compris personnelle)

Et ils ne devront pas également :

• avoir été condamné pour divers trafic (dont stupéfiants)
• avoir été condamné pour trafic de malfaiteurs, escroquerie, faux, corruption, etc.

Comme nous l’avons indiqué avant, les actionnaires détenant plus de 25% sont aussi concernés.

Est-ce que Kandbaz dispose d’un numéro d’agrément préfectoral ?

Bien entendu !
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A travers de ses 12 Centres d’Affaires et de son réseau de partenaires, Kandbaz s’assure systématiquement du sérieux et de la pertinence des offres proposées sur son site.