Etablir une facture : Règles et obligations

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation est un processus qui consiste à établir un document détaillé des prestations fournies, des produits commercialisés ou des marchandises vendues par une entreprise. Ce document que l’on appelle « facture » peut prendre la forme d’une quittance, d’une note ou encore d’un relevé. Dans tous les cas, elle se révèle obligatoire pour :

• Une prestation de services ou une vente de marchandises entre professionnels ;
• Une prestation de services d’un montant qui dépasse 25 euros TTC pour un particulier ;
• Une vente à distance.

Néanmoins, l’émission d’une facture sur une prestation de services n’excédant pas les 25 euros TTC reste obligatoire si le client l’exige.

En outre, tous les statuts et montages juridiques sont concernés par la facturation. À savoir :

• Les microentrepreneurs ;
• Les Entreprises Individuelles (EI) ;
• Les Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée (EIRL) ;
• Les sociétés commerciales (EURL, SARL, SA, SAS, SNC…).

Il est à noter que la facture assure plusieurs fonctions. En matière de comptabilité, elle sert de justificatif et permet d’établir les comptes annuels de l’entreprise. Sur les plans juridique et commercial, la facture constitue la preuve juridique de la transaction passée entre les deux parties. En plus, elle détaille les conditions générales de vente. En cas de non-paiement, celle-ci constate le droit de créance du vendeur. On retrouve notamment dans cet écrit la nature de la vente, le prix, les modalités d’acquisition… Enfin, la facture se présente comme un support pour la collecte et la déduction de la TVA. Elle se révèle également indispensable lors d’un contrôle fiscal.

Quelles sont les règles et obligations pour établir une facture ?

Pour qu’une facture soit valable, elle doit respecter un certain nombre de conditions. D’ailleurs, l’article 1737 II du Code général des impôts prévoit des sanctions à l’encontre des structures qui ne respectent pas les dispositions fixées. Elles encourent entre autres une amende pénale de 75 000 euros qui peut être :

• Amenée à 50 % du montant facturé ou de celui qui aurait dû être facturé ;
• Assortie d’un redressement fiscal de 50 % de la somme de la transaction.

Les mentions obligatoires

Une facture doit contenir plusieurs mentions obligatoires. Cela concerne ainsi :

• L’identification de l’entreprise (dénomination sociale, siège social, numéro SIREN…) ;
• L’identification du client ;
• Le numéro d’ordre et la date d’émission de la facture ;
• Les détails sur la prestation ou la vente (désignation, prix unitaire, quantité, réduction…) ;
• Le taux de la TVA, le montant HT et la somme TTC ;
• La date de la vente de la marchandise (avec l’adresse indiquée) ou de l’exécution de la prestation ;
• Les modalités de paiement :
  • Date de règlement,
  • Taux d’escompte applicable,
  • Taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date d’échéance,
  • Montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Pour chaque mention manquante ou inexacte sur la facture, l’entreprise est punie d’une peine d’amende de 15 euros. Toutefois, l’amende par facture est plafonnée au quart de son montant.

La numérotation

Des règles encadrent également les factures en termes de numérotation. De fait, chaque numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Ce qui signifie qu’il ne peut y avoir deux factures avec un numéro identique.

Dans le cas où il y aurait plusieurs pages, il faudra les noter selon une séquence n/N correspondant respectivement au numéro d’ordre des pages et au nombre total des pages. Et pour faciliter le classement des factures, il est préférable d’opter pour un préfixe identifiant une année ou un mois (2021-11-001, 2021-11-002…).

La transmission d’une facture au client

Chaque facture doit être délivrée au moment même où se fait la vente ou la prestation. Elle doit être rédigée en français et produite en deux exemplaires. D’une manière générale, ce document est transmis par voie postale ou directement au client, à partir d’un logiciel de facturation notamment. Cependant, l’entreprise peut choisir une émission par voie électronique avec l’accord du client. Dans ce cas, le contenu dématérialisé ne doit pas être différent de celui d’une facture au format papier. Toutes les mentions obligatoires doivent y figurer.

Par ailleurs, la facture ne doit pas nécessairement être émise en euros. En effet, l’entreprise peut l’établir en devise étrangère comme le dollar ou la livre sterling. Par contre, son enregistrement comptable doit se faire en euros avec une indication sur le taux de change appliqué.

Concernant le paiement, le client dispose de plusieurs options :

• Les espèces (pour un montant inférieur à 1 000 euros entre professionnels) ;
• Le chèque ;
• Le virement bancaire ;
• L’effet de commerce.

Si le contrat implique plusieurs livraisons de biens ou prestations de services pour un même client, la facture peut être établie périodiquement. Pour cela, un délai de 30 jours est accordé à l’entreprise.

Le délai de conservation

Selon le Code de commerce, l’entreprise est tenue de conserver les factures adressées à ses clients pendant 10 ans. Et ce, que ce soit sous format papier ou sous format électronique. Quant à la législation fiscale, le délai de conservation de ces dernières est d’au moins 6 ans. Quoi qu’il en soit, le décompte s’effectue à partir de leur date d’établissement ou de la date de clôture de l’exercice.

L’annulation ou la rectification

Si la facture comporte une erreur ou une remise accordée par l’entreprise, celle-ci peut être annulée ou rectifiée. À cet effet, une nouvelle facture est établie pour remplacer la facture initiale en mentionnant son annulation. Cette opération est aussi réalisable en adressant une note d’avoir qui fait référence à la facture initiale au client.