Qu’est-ce qu’un dépôt d’actes auprès du greffe du tribunal de commerce ?

Un acte constitue un écrit légal qui permet de justifier une situation dans laquelle se trouve l’entreprise. Lors de la réalisation des formalités administratives, le représentant légal peut être convié à remettre ce type de document au greffe du Tribunal de commerce. Le dépôt d’actes consiste donc à envoyer un ou plusieurs écrits constatant la création ou une modification de l’entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Les statuts figurent parmi les actes les plus courants. Il s’agit d’un ensemble de documents légaux qui organisent le fonctionnement de la société et définissent les règles régissant les rapports entre associés. Ils encadrent également les rapports à l’égard des tiers. En principe, la rédaction des statuts d’une société se fait par acte authentique ou par acte sous seing privé. Dans les deux cas, ils doivent comporter plusieurs éléments importants tels que la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social… À noter que d’autres actes (nomination, prise en location-gérance, vente du fonds de commerce, etc.) peuvent s’ajouter aux dispositifs statutaires selon la nature de la structure.

Dans le cadre de la radiation d’une société, le dirigeant peut aussi être amené à déposer des actes au greffe. Cela concerne entre autres les procès-verbaux notifiant la dissolution ou certifiant la fusion transfrontalière de la société. Il peut aussi s’agir d’un document qui atteste la clôture des opérations de liquidation. Enfin, les comptes annuels font partie des actes à transmettre au Tribunal du commerce. Ces derniers comportent le bilan, le compte de résultat et les annexes. Quoi qu’il en soit, chaque acte doit nécessairement être remis en un exemplaire certifié conforme par le dirigeant ou par toute personne habilitée à cet effet.

Quand faut-il déposer un acte auprès du greffe ?

Conformément à la loi, les structures qui sont des personnes morales et des entreprises individuelles à responsabilité limitée sont tenues de déposer tout acte relatif aux statuts. Celles qui disposent de la forme juridique de personne physique n’y sont donc pas concernées. En règle générale, le dépôt d’actes se révèle obligatoire dans l’une des situations suivantes :

• Immatriculation de la société ;
• Inscription modificative ;
• Radiation de la société.

Au moment de l’immatriculation, les statuts sont remis en un exemplaire original ou sous forme d’expédition. Cela dit, certaines personnes morales sont dispensées de cette obligation, à l’instar des Établissements Publics à caractère Industriel et Commercial (EPIC). Il en va de même pour les entreprises dont l’immatriculation est prévue par une loi ou un texte réglementaire spécifique.

Lors des modifications des statuts, les actes et les décisions sont envoyés au greffe suivant les conditions établies. Ceux-ci s’accompagnent de statuts ou de contrats de groupements mis à jour. D’autres pièces peuvent aussi s’y ajouter pour attester le changement. Dans le dernier cas, la demande de radiation nécessite un dépôt d’actes en annexe au greffe, à l’exception des transmissions universelles du patrimoine à l’associé unique.

Quels sont les documents à transmettre au greffe ?

Il convient de rappeler que les pièces à fournir dépendent du type de formalité et de la forme juridique de l’entreprise. Il existe néanmoins des documents indispensables que voici.

Un exemplaire original des statuts

Tout changement dans les statuts doit faire l’objet d’une inscription modificative au greffe du Tribunal de commerce. Cela peut être un transfert de siège social, un remplacement de dirigeant, une modification de l’objet social, un changement de forme juridique… En tout cas, les statuts doivent être mis à jour, certifié conforme par le représentant légal ou une personne habilitée à le faire.

Un formulaire réglementé Cerfa

C’est un document officiel qui permet d’adresser une demande pour une situation précise auprès de l’administration. Ce formulaire administratif renseigne toutes les informations utiles à l’étude de la demande. Pour une personne morale, l’imprimé sert à déclarer :

• Une constitution de société (M0) ;
• Une modification statutaire (M2) ;
• Une radiation (M4) ;
• Etc.

S’agissant d’une personne physique, le formulaire Cerfa peut porter sur une création d’entreprise individuelle, une radiation d’un commerçant…

Une attestation de publication dans un Journal d’Annonces Légales (JAL)

Bien que cet élément soit requis lors d’un dépôt d’actes, la parution d’un avis n’est pas obligatoire dans certaines démarches. C’est par exemple le cas de la mise en sommeil d’une structure.

Un certain nombre de justificatifs

D’autres documents s’avèrent indispensables afin de faire parvenir un acte au greffe. Le dirigeant doit notamment joindre au dossier :

• Une copie de sa pièce d’identité ;
• Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation ;
• Une lettre de pouvoir en cas d’absence de signature du chef d’entreprise ;
• Un bail, un contrat de domiciliation… en cas de transfert de siège social ;
• Etc.

Comment s’effectue le dépôt d’un acte ?

Le représentant de la société se charge principalement du dépôt d’actes. Pour ce faire, il a trois options :

• Faire le dépôt directement aux guichets du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ;
• Transmettre le dossier physique par courrier postal ;
• Envoyer le dossier sous forme électronique par Internet.

Bon à savoir

Pour bénéficier d’un traitement rapide du dossier, il est recommandé de passer directement aux guichets du Centre de Formalités des Entreprises (CFE). D’un autre côté, le traitement d’un dossier mal constitué envoyé par voie postale peut se voir refuser.

À combien s’élève le dépôt d’un acte au service compétent ?

Le coût de dépôt d’un acte administratif diffère selon qu’il a été remis au guichet ou par correspondance. Ainsi, le dirigeant devra prévoir divers frais comme :

• Les émoluments du greffe ;
• Les débours ou frais postaux ;
• La TVA ;
• Les frais de publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) ;
• Les frais de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) ;
• Etc.