Domiciliation administrative : Guide pratique

Qu’est-ce qu’une domiciliation administrative ?

Selon le Code civil, la domiciliation administrative désigne le lieu où une entreprise a son établissement principal. Obligatoire pour tous les statuts juridiques (SARL, EURL, SAS, SASU, SA, etc.) ainsi que les entreprises individuelles, la domiciliation administrative conditionne l’immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers.

Au-delà de son caractère obligatoire, la domiciliation administrative a de nombreuses utilités. Elle permet entre autres de :

• Recevoir les courriers ainsi que les documents administratifs et commerciaux (devis, facture…) ;
• Donner une certaine image de la société.

Le choix de la domiciliation administrative ou du siège social est ainsi stratégique. Non seulement pour la renommée de l’entreprise, mais aussi pour payer moins d’impôt. En effet, le montant de certaines taxes dépend de la commune, notamment la CFE ou Cotisation foncière des entreprises.

Quelles sont les différentes possibilités ?

L’entreprise a plusieurs alternatives pour le choix de sa domiciliation administrative. Il dépendra de son activité, sa taille, ses objectifs et ses moyens financiers.

La domiciliation au domicile du dirigeant

Cette solution de domiciliation est le premier choix des entrepreneurs individuels, y compris les microentrepreneurs. Par ailleurs, de nombreuses sociétés optent pour la domiciliation au domicile du gérant ou du président pour les avantages qu’elle offre.

• Économie sur le loyer ou l’achat d’un local commercial.
• Possibilité de récupérer la TVA sur les charges locatives telles que l’électricité, le gaz, l’eau, Internet, etc.
• Avantages fiscaux pour le dirigeant qui loue une partie de son logement à l’entreprise, car ses revenir fonciers ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
• Avantages fiscaux également pour l’entreprise, car le loyer est une charge déductible.

Pour bénéficier des avantages fiscaux, un bail doit être signé entre l’entreprise et le dirigeant.

La domiciliation au domicile du gérant peut se faire pour une durée indéterminée. À condition qu’aucune clause législative ou contractuelle ne s’y oppose. Auquel cas, la domiciliation est limitée à cinq ans, à compter de l’immatriculation de l’entreprise. Trois mois avant le délai, l’entreprise doit transférer son siège social et informer le greffe du changement d’adresse.

Bons à savoir :

• Si le dirigeant est locataire de son logement ; il doit informer son bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception. La même obligation incombe au gérant propriétaire d’un logement en copropriété.
• Il est interdit de domicilier la société au domicile d’un associé.

La domiciliation dans un local propre

Si l’activité de l’entreprise nécessite la réception de clients, cette solution est la plus adaptée. Le local peut être loué ou acheté en fonction des moyens financiers de la société. Dans l’un comme dans l’autre cas, le coût peut être très élevé.

En principe, la domiciliation dans un local professionnel est destinée aux entreprises qui ont une certaine ressource financière. Toutefois, elle a l’avantage d’offrir une certaine liberté aux structures qui ont la possibilité de choisir cette alternative.

La domiciliation dans une pépinière d’entreprise

Une pépinière d’entreprises est une structure qui accueille et conseille les jeunes entreprises (âgées de moins de trois ans) pour développer leurs activités et leurs réseaux.

En principe, les pépinières d’entreprises sont des structures publiques, mais on trouve également quelques entités privées. On trouve trois types de pépinières d’entreprises :

• les pépinières généralisées ;
• les pépinières spécialisées ;
• et les pépinières pou entreprises innovantes.

L’hébergement dans une pépinière est conditionné par l’âge de l’entreprise et son secteur d’activités (pour les pépinières spécialisées). Pour 300 € à 500 € par mois, la jeune entreprise bénéficie de :

• locaux équipés ;
• salles de réunion ;
• accès à Internet, au téléphone et à des matériels de bureau (imprimante, scanner, etc.).
• formations, financements, réseaux ;
• assistance en gestion d’entreprise, conseils personnalisés.
• Le loyer est jusqu’à 15 % moins cher que celui d’un local professionnel.

La domiciliation commerciale

Cette forme de domiciliation consiste à domicilier la société auprès d’une entreprise de domiciliation. Elle est ouverte à tous les types d’entreprises, indépendamment de leurs formes juridiques, tailles, secteurs d’activités, âge, etc.

Les sociétés de domiciliation proposent des adresses prestigieuses dans des rues ou quartiers stratégiques des grandes villes de France. Et ce, à moindre coût.

En plus d’une adresse de marque, les sociétés de domiciliation proposent divers services conçus pour faciliter la vie des entrepreneurs ;

• location d’espace de travail : bureaux et salles de réunion ;
• des matériels de bureau ;
• standard téléphonique ;
• réception et suivi des courriers par voie postale ou numérique.

Les formalités d’une domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale en France est encadrée par la loi. À ce titre, les sociétés de domiciliation doivent avoir un agrément délivré par la préfecture et répondre à plusieurs obligations, notamment vis-à-vis de l’administration fiscale.

Ce type de domiciliation se matérialise par un contrat signé par les deux parties et mentionne :

• Les informations sur le domiciliataire (RCS, numéro d’agrément préfectoral, date de renouvellement de l’agrément, etc.) ;
• Les coordonnées du représentant légal de l’entreprise domiciliée ;
• L’adresse de domiciliation ;
• La liste des différents services souscrits ;
• Le coût des différents services et la périodicité de règlement ;
• La durée du contrat (trois mois minimum, renouvelable par tacite reconduction et résiliable avec préavis) ;
• Les conditions de résiliation ;
• Le montant du dépôt de garantie.

Le contrat de domiciliation doit être déposé au centre de formalités des entreprises ou au tribunal de commerce au moment de l’immatriculation de l’entreprise.

Quel est le coût d’une domiciliation administrative ?

Le coût d’une domiciliation administrative varie selon le type de domiciliation. Pour une domiciliation chez soi, il est généralement gratuit.

Pour une domiciliation dans un local dédié, le coût peut être très élevé en fonction du local :

• location ou achat ;
• surface en mètre carré ;
• localisation ;
• usage ;
• etc.

Il faut compter pas moins de 800 € par mois contre 300 € à 500 € pour une domiciliation dans une pépinière d’entreprises.

Quant au coût d’une domiciliation commerciale, il dépend de plusieurs paramètres :

• la forme juridique de la société ;
• l’adresse ;
• les services souscrits ;
• le type de société de domiciliation : en ligne ou traditionnelle ;
• etc.

La mise à disposition d’une adresse coûte entre 10 et 70 € hors taxes en général.