Conditions générales de prestations de services

Kandbaz propose une vaste gamme de services professionnels adaptés aux besoins spécifiques de nos clients, qu'ils soient des entrepreneurs individuels, des startups, ou des entreprises établies. Notre objectif est de fournir des solutions complètes pour simplifier la gestion quotidienne de votre entreprise, tout en assurant conformité et efficacité.

2.1 Services de Domiciliation Commerciale

Notre service phare de domiciliation commerciale offre aux entreprises une adresse prestigieuse à Paris et en France. Ce service est essentiel pour établir votre siège social, renforçant ainsi votre image de marque. En plus de l'adresse, nous assurons la réception, le tri, et la mise à disposition de votre courrier et colis dans nos locaux sécurisés.

2.2 Gestion du Courrier

Nous proposons un service de gestion du courrier personnalisé, incluant la réception, le tri, et la mise à disposition ou la réexpédition de votre courrier et colis selon vos préférences. Pour les envois importants ou sensibles, des options de réexpédition spécifiques sont disponibles pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos documents.

2.3 Autres Services Professionnels

Outre la domiciliation et la gestion du courrier, nous offrons des services complémentaires pour soutenir le fonctionnement de votre entreprise :

• Bureaux et Salles de Réunion : Accès à des espaces de travail et de réunion équipés, disponibles à la demande pour vos rendez-vous d'affaires, présentations, ou sessions de travail en équipe.
• Permanence Téléphonique : Un service d'accueil téléphonique personnalisé, garantissant une gestion professionnelle de vos appels entrants avec transfert ou prise de messages selon vos instructions.
• Bureaux Longue Durée : Mise à disposition de bureaux équipés dans le cadre de nos centres d'affaires, offrant une solution idéale pour les entreprises recherchant un espace de travail permanent sans les contraintes d'un bail traditionnel.
• Assistance Administrative et Comptable : Soutien pour la gestion administrative et la tenue de votre comptabilité, en collaboration avec des comptables et conseillers fiscaux expérimentés ou sur la base de solutions digitales.
• Formalités Légales et Juridiques : Assistance pour la création d'entreprise, les changements statutaires, et toutes autres formalités légales, simplifiant vos démarches auprès des administrations.
• Accompagnement à la Gestion et au Développement : Mise à disposition d'outils digitaux dédiés aux chefs d'entreprise pour l'analyse et la résolution de problématiques spécifiques. Ce service vise à soutenir les dirigeants dans la gestion quotidienne et le développement stratégique de leur entreprise.

3.1 Procédure de Souscription

La souscription aux services de Kandbaz peut se faire en ligne via notre site internet, notre application mobile myKandbaz, ou directement par contact avec nos équipes commerciales. Cette approche vise à offrir une expérience de souscription flexible et adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

3.2 Vérification Préalable pour les services de domiciliation commerciale

Avant l'activation des services de domiciliation commerciale et conformément aux obligations réglementaires, Kandbaz procède à une vérification complète de l'identité du Client, y compris les personnes physiques associées à la gestion et/ou la propriété de l'entreprise, ses activités, ses comptes désignés, et sa situation financière. Cette vérification est cruciale pour s'assurer de la conformité avec les régulations en vigueur, notamment celles relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

3.3 Documents et Informations Requis

Pour compléter la vérification, le Client devra fournir à Kandbaz des informations et documents pertinents, tels que :

• Numéro d'immatriculation et adresse de la société, informations sur la direction et une preuve de constitution pour les personnes morales.
• Projets de statut dans le cas d'une personne morale en cours de constitution. Dans ce cas, le Client est tenu de fournir à Kandbaz une preuve de son immatriculation définitive au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) dans le mois suivant la signature du contrat. Cette démarche est indispensable pour confirmer l'existence légale et la validité de l'entreprise aux fins des services souscris.
• Informations personnelles des dirigeants ou associés, y compris noms, dates de naissance, adresses, email et numéros de téléphone mobile.
• Documents d'identité valides et justificatifs de domicile récents.

3.4 Transmission d'Informations

Kandbaz peut échanger des informations sur le client et les parties liées avec des tiers, y compris des agences d'identification et de crédit, dans le cadre de la phase de vérification. Cette transmission se fera toujours en respectant notre politique de confidentialité et les lois applicables.

3.5 Mise à Jour des Informations

Kandbaz peut requérir périodiquement des mises à jour des informations concernant le client pour continuer à fournir ses services. Le Client s'engage à coopérer pleinement et à fournir toute assistance raisonnable pour faciliter ces mises à jour.

3.6 Activation des Services

Kandbaz se réserve le droit d'annuler ou de refuser la souscription au service si la vérification n'est pas concluante.

Une fois la vérification complétée avec succès et le contrat signé par le Client, Kandbaz activera les services souscrits et informera le Client de l'activation via email ou tout autre moyen de communication convenu.

Ce processus vise à assurer une relation d'affaires sécurisée et conforme aux exigences réglementaires, tout en facilitant l'accès à nos services professionnels pour nos clients.

3.7 Accès aux services

L'accès aux services proposés par Kandbaz, à l'exception de la location ponctuelle de bureaux et de salles de réunion ainsi que les prestations de formalités administratives et juridiques, est conditionné par la souscription à un abonnement mensuel, reconduit tacitement à son terme. Cette modalité d'abonnement garantit une continuité dans la fourniture des services et oblige le client à une vigilance quant à la gestion de son abonnement, conformément aux dispositions contractuelles établies entre les parties.

3.8 Cas de souscription pour une entreprise en cours de constitution

Engagement initial et transfert du contrat : Dans le cadre de contrat souscrit par une personne physique pour le compte de l'entreprise personne physique ou personne morale en création, la personne ayant agi au nom et pour le compte de la société en formation est seule engagée par la signature du contrat.

A réception du kbis d'immatriculation de la personne physique ou morale, le contrat conclu sera considéré comme s'il avait été conclu dès l'origine par l'entreprise personne physique ou personne morale alors en création. A défaut de reprise de l'acte par l'entreprise personne physique ou la personne morale, le contrat reste à la charge personnelle de celui qui a contracté.

Obligation du client : Dans ce cas, le Client est tenu de fournir à Kandbaz une preuve de son immatriculation définitive au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) dans le mois suivant la signature du contrat. Cette démarche est indispensable pour confirmer l'existence légale et la validité de l'entreprise aux fins des services souscris.

En cas de non respect de cette obligation par le Client, Kandbaz effectuera une recherche d'inscription au registre et procèdera le cas échéant à une commande de Kbis. Des frais administratifs de 9 EUR HT seront facturés au Client pour cette démarche.

4.1 Procuration pour réception du courrier

Le Client donne procuration à Kandbaz afin que celui-ci puisse réceptionner son courrier ainsi que toute notification ou signification le concernant. Le Client devra se soumettre à la règlementation de La Poste en délivrant une procuration officielle auprès des services concernés. La fourniture d'un Kbis est impérative pour la mise en place de la procuration postale.

Le Client renonce irrévocablement à engager la responsabilité civile et/ou pénale de Kandbaz au titre des courriers, significations et notifications réceptionnés pour le Client.

Tous courriers, actes ou colis reçus par Kandbaz sont réputés de plein droit et sans formalité avoir été remis au Client qui s'engage à en prendre possession sans délai s'il n'a pas opté pour la réexpédition.

4.2 Réception des courriers et colis

Kandbaz réceptionne le courrier libellé au nom du Client qu'il s'agisse de courrier simple, recommandé, de toute notification et signification ou de colis. Seul le courrier et les colis libellé au nom du Client peut être réceptionné.

Kandbaz se réserve le droit de refuser tous courriers, actes ou colis qu'il jugerait contraire à ses intérêts matériels ou moraux. Les colis ne seront acceptés que dans la mesure où leur taille correspond aux standards des boites aux lettres normalisées selon les directives des services postaux (norme AFNOR NF D27-404 et NF D27-405) et où leur réception n'engendre pas une perturbation des bonnes conditions d'exercice de Kandbaz.

Le Client comprend et accepte le fait que Kandbaz interdit expressément l'utilisation de l'adresse de domiciliation comme adresse de retour (colis refusé, retour à l'envoyeur notamment).

4.3 Gestion, stockage et remise des courriers et colis

Le courrier est gardé à la disposition du Client qui peut venir le récupérer à tout moment pendant les heures d'ouverture. Celui-ci sera remis uniquement au Client ou aux personnes nommément désignées par écrit par ce dernier, Kandbaz pouvant exiger une pièce d'identité, à sa discrétion.

Kandbaz se réserve le droit de ne pas procéder au tri des publicités et de procéder à leur destruction immédiate.

Le Client comprend et accepte que Kandbaz n'a pas vocation à stocker à long terme le courrier de ses Clients. Pour les Clients n'ayant pas opté pour une prestation de réexpédition, il est entendu que Kandbaz procèdera à sa réexpédition, par trimestre civil, à l'adresse du responsable légal du Client, de l'ensemble du courrier reçu, aux frais du Client, selon les conditions tarifaires en vigueur.

Le Client comprend et accepte que Kandbaz n'a pas vocation à stocker à long terme les colis de ses Clients. Ils doivent être retirés dans un délai de cinq (5) jours, au-delà, des frais de garde seront facturés au Client au tarif en vigueur.

4.4 Service de réexpédition du courrier

Si le Client souscrit à une prestation de service de réexpédition, son courrier lui est adressé à l'adresse qu'il aura mentionnée par écrit et selon les modalités prévues au Contrat.

Tous les courriers, notamment les courriers recommandés, sont réexpédiés en courrier simple.

4.5 Service de numérisation du courrier

L'adhésion au service de numérisation du courrier (ouverture du courrier, scan du contenu puis mise à disposition de la version numérisée (fichier .pdf) dans l'espace Client myKandbaz et notification) a pour conséquence tacite l'autorisation donnée par le Client à Kandbaz d'ouvrir son courrier sans qu'une autre forme d'autorisation soit nécessaire.

Les courriers numérisés sont mis à disposition du Client dans son espace client digital myKandbaz dans un délai de 48h après réception. Ils sont maintenus à disposition du Client en ligne pour une durée de 6 mois. Au-delà de cette durée, les versions numérisées de courriers sont archivées durant 1 mois puis sont détruites sans qu'il ne soit nécessaire pour Kandbaz d'effectuer une notification préalable au Client.

Durant le mois d'archivage, Kandbaz peut procéder à une restauration de fichiers à la demande expresse du Client. Cette prestation fera l'objet d'une facturation à raison de 5 (cinq) EUR HT par document restauré.

Le Client comprend que Kandbaz n'effectue pas de stockage de ces fichiers au-delà de cette période d'archivage de 1 (un) mois et que leur destruction est définitive.

Kandbaz s'oblige à la confidentialité la plus totale quant aux informations contenues dans les courriers ouverts, à l'exception des obligations légales auxquelles Kandbaz est soumis (notamment déclaration TRACFIN, DDCSPP, réquisition de la Police Nationale ou de la Gendarmerie, sans que cette liste soit exhaustive).

Kandbaz forme ses équipes à la gestion précise, méthodique et professionnelle du courrier et de sa réexpédition. Kandbaz est soumis à une obligation de moyen et ne peut être tenu pour responsable de l'action de tiers (notamment services postaux et transporteurs).

Le Client comprend et accepte que le service de numérisation du courrier ne confère pas aux fichiers fournis le caractère de « certifié conforme » conformément aux dispositions du décret 2016-1673 du 5 décembre 2016. Le Client comprend et accepte que Kandbaz ne propose pas cette certification; dès lors des erreurs sont susceptibles de se produire, le Client reconnaît alors en faire son affaire personnelle.

Le Client comprend et accepte que l'adhésion au service de numérisation du courrier ne le dispense pas de vérifier la présence éventuelle de courrier non numérisable au centre Kandbaz, notamment en raison de contraintes de taille ou d'autres limitations physiques. Il demeure responsable de la récupération des documents originaux. Le cas échéant, il est entendu que Kandbaz procèdera à la réexpédition, par trimestre civil, à l'adresse du responsable légal du Client, de l'ensemble du courrier reçu non récupéré, au frais du Client.

5.1 Mise à disposition - Prestations et équipements inclus

La mise à disposition des Locaux régie par les présentes CGPS est définie comme la jouissance temporaire et non exclusive des Locaux, non soumise aux statuts des baux commerciaux, des baux de bureaux ou des baux d'habitation, et ne conférant notamment à l'Utilisateur aucun droit à la commercialité, au renouvellement, au maintien dans les lieux ou au paiement d'une indemnité d'éviction.

Les SMS et les courriers électroniques échangés entre Kandbaz et le Client au titre de l'exécution du contrat de mise à disposition ont valeur probante, sans autre formalité.

Tous les Locaux mis à disposition d'un Utilisateur par Kandbaz sont équipés d'un bureau ou d'une table de réunion, de chaises, d'un accès internet en wifi.

Les horaires de mise à disposition des Locaux correspondent aux horaires d'ouverture et de fermeture des agences Kandbaz concernées, sans dérogation.

5.2 Modalités de réservation

Les réservations de Locaux s'effectuent, au choix du Client sur le site internet ou sur l'application dédiée, par téléphone au 01 44 70 70 70 ou directement dans les agences Kandbaz.

Chaque réservation étant personnelle au Client ayant passé la commande, il ne pourra en céder le bénéfice à un tiers, même à titre gracieux. La violation de cette interdiction permettra à Kandbaz de refuser la mise à disposition des Locaux concernés au profit de tiers, et n'ouvrira aucun droit à remboursement ou indemnisation au profit du Client ou du tiers en cause.

Une demande de modification de réservation par le Client sera traitée comme une annulation, aux conditions stipulées à la section "Conditions d'annulation" ci-dessous, et implique une nouvelle réservation.

En cas de nécessité résultant de circonstances imprévues, Kandbaz se réserve le droit de mettre à disposition du Client un Local différent de celui initialement prévu, à la même adresse ou, le cas échéant, à une adresse Kandbaz qui soit la plus proche possible de celle initialement requise par le Client. Si le Client refuse cette modification du contrat de réservation, il sera procédé comme indiqué au dernier paragraphe de la section "Conditions d'annulation" ci-dessous.

Toute réservation (simple ou multiple) ne sera enregistrée et validée qu'en contrepartie du paiement du montant total du prix correspondant, au moment de la commande. Ce montant sera facturé et débité immédiatement au Client.

5.3 Conditions d'annulation

La réservation peut être annulée avant la mise à disposition des locaux par email auprès de l'agence concernée.

Une réservation peut être annulée sans frais jusqu'à 48h avant l'horaire de début de la réservation. En deçà de 48h, aucun remboursement ne sera effectué.

Pour être valablement enregistrée et donner lieu, le cas échéant, au remboursement du prix versé, une demande d'annulation devra être transmise par email, en réponse à l'email de confirmation de réservation) et obligatoirement contenir tous les éléments suivants :

• la raison sociale de l'Utilisateur et les coordonnées transmises lors de la réservation des Locaux
• la date/heure de début de la réservation concernée
• la date/heure de fin de la réservation concernée
• l'adresse de l'agence concernée

5.4 Conditions d'occupation des espaces de location

Le Client ne disposera que des Locaux qui lui auront été attribués au titre de la mise à disposition concernée et s'interdit d'utiliser les Locaux mis à disposition de tiers par Kandbaz ou de s'approprier l'usage exclusif d'espaces dont l'usage est commun aux clients de Kandbaz, ou réservé à Kandbaz.

Le Client s'engage à faire un usage des Locaux et de l'ensemble du mobilier ainsi que du matériel de bureau mis à sa disposition par Kandbaz, ou auquel il aura eu accès dans le cadre de la mise à disposition des Locaux, qui soit conforme à leur destination d'espaces et d'instruments de travail.

À tout moment, le Client devra faire en sorte que le nombre de participants ayant accès aux Locaux mis à sa disposition n'excède pas la capacité d'accueil indiquée par Kandbaz lors de la réservation.

Les activités exercées par le Client dans les Locaux doivent être licites, ne pas nuire à Kandbaz et ne pas troubler les activités des autres Utilisateurs ou des tiers. Notamment, le Client s'interdit d'utiliser les Locaux pour y organiser des activités artistiques, des expositions, des répétitions de spectacles ou des activités de commercialisation de produits ou de services illicites ou contrefaits.

Le Client devra restituer les Locaux propres et en bon état.

Le Client n'est pas autorisé à entreposer dans les Locaux, même à titre temporaire et même s'il s'agit d'échantillons, quelque catégorie de marchandise que ce soit, produits finis ou matières premières, et notamment des denrées périssables, des produits toxiques ou nocifs.

Le Client n'est pas autorisé à faire séjourner des animaux quels qu'ils soient dans les locaux, même à titre temporaire.

Tous les locaux et les autres espaces accessibles aux Clients (dont les halls d'entrée, les ascenseurs, les escaliers, les parkings, les balcons, les terrasses …) sont non-fumeurs (y compris les cigarettes électroniques), à charge pour le Client de faire respecter cette consigne par ses visiteurs et employés.

Le Client s'engage à respecter les horaires de réservation, d'ouverture et de fermeture de l'agence dont dépendent les Locaux, ainsi que tout protocole sanitaire pouvant être applicable au moment de la réservation.

En cas d'activités ou de comportement du Client incompatibles avec les règles énumérées ci-dessus, Kandbaz pourra résilier sans préavis la mise à disposition et exiger la libération immédiate des Locaux par le Client, sans préjudice d'éventuelles poursuites à son encontre. Dans ce cas, le Client ne pourra prétendre à aucun remboursement du prix ni à aucune indemnité de quelque nature que ce soit. En cas de défaillance des équipements, d'accès internet et de toutes sortes de fournitures d'énergies ou fluides, Kandbaz mettra tout en œuvre pour y remédier mais ne pourra être tenue pour responsable d'un dommage quelconque subi par le Client.

6.1 Notion de Conseil et de rédaction d'acte

Kandbaz n'est ni une société d'avocats, ni une étude notariale, ni un cabinet d'expertise comptable et qu'à ce titre, et tel qu'en dispose la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques et plus spécifiquement l'article 54 de ladite loi : « Nul ne peut, directement ou par personne interposée, à titre habituel et rémunéré, donner des consultations juridiques ou rédiger des actes sous seing privé, pour autrui. », Kandbaz ne délivre aucun conseil, rémunéré ou non et ne réalise aucune rédaction pour autrui à titre habituel ou non, rémunéré ou non.

Le Client reconnait qu'il créé lui-même ses Documents, sans le conseil d'un professionnel du droit. Pour toute consultation juridique, il reconnait qu'il est obligatoire de se rapprocher d'un avocat ou de toute autre personne habilitée par la loi à effectuer des prestations de conseil juridique. Les services proposés par Kandbaz ne sauraient en aucun cas se substituer à une consultation d'avocat.

6.2 Mandat et obligation de moyens

Le Client qui souscrit à l'une des offres formalités (constitution de société, modification statutaires…) donne mandat à Kandbaz aux fins de réalisation des présentes formalités juridiques ou administratives, conformément aux articles 1984 et suivants du Code civil.

Le délai de traitement des formalités fluctue en fonction des formalités concernées, dès lors, Kandbaz n'est redevable que d'une obligation de moyens vis-à-vis du Client, y compris en cas de sous-traitance. Les délais indiqués sur les supports de communication de Kandbaz ne sont donnés qu'à titre indicatif et ne sont en aucun cas un engagement de délai de la part de Kandbaz.

6.3 Rétractation et Contestation

En application de l'article L.121-20-2 du Code de la consommation, le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats de fourniture de biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés, ou qui, du fait de leur nature, ne peut être réexpédiées (œuvres littéraires immatérielles).

Kandbaz n'accorde aucune possibilité de rétractation sur les prestations, à partir du moment où le premier rendez-vous a eu lieu. Toute annulation ou remboursement est donc exclu. Ce principe s'applique notamment à la commande d'Annonce Légale.

7.1 Tarif des Services

Les services offerts par Kandbaz sont soumis à une tarification définie selon les spécifications de chaque service proposé. Les tarifs applicables sont disponibles pour consultation sur notre site internet et peuvent également être fournis sur simple demande auprès de nos services. Tous les prix sont exprimés en euros et incluent les taxes applicables au moment de la facturation.

7.2 Modifications des Tarifs

Kandbaz se réserve le droit de réviser périodiquement ces tarifs pour refléter d'éventuelles modifications des coûts de prestation de services ou de l'offre disponible.

Ces révisions tarifaires sont effectuées dans le respect des conditions établies par le contrat et sont communiquées à nos clients au moins 30 jours avant leur application. Les clients en cours de contrat auront la possibilité d'accepter les nouveaux tarifs ou de résilier le contrat sans pénalité durant cette période de préavis.

La redevance mensuelle du Contrat de domiciliation est révisée au 1er janvier de chaque année à hauteur de 1 EUR HT (un euro hors taxes) sans qu'il soit besoin d'une notification préalable. Le Client donne dès à présent son accord.

7.3 Facturation et Règlement

La facturation des services débute dès la signature du contrat ou à partir de la date d'activation des services convenue. Les paiements sont exigibles d'avance, selon la fréquence de paiement stipulée dans le contrat de service.

Les factures sont communiquées par email et disponibles dans l'espace client. La transmission de facture papier n'est réalisée que sur demande client et est facturée 9 EUR HT par facture.

Kandbaz privilégie le prélèvement automatique et le paiement par carte bancaire en ligne pour faciliter et sécuriser les transactions. Les autres moyens de paiement tels que les espèces, les chèques, et les virements sont acceptés mais entraînent des frais de gestion de 2 EUR HT par paiement.

7.4 Retard et Défaut de Paiement

Les factures sont payables sous quatre (4) jours à compter de leur date d'émission.

Un retard de paiement entraîne l'application d'intérêts de retard au taux légal en vigueur. Les pénalités pour rejet de prélèvement sont de 12 EUR HT par rejet, hors incident technique non imputable au payeur.

En outre, toute relance émise par Kandbaz pour défaut de paiement entraînera l'application d'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 EUR net de taxe, conformément aux dispositions prévues par le Code de commerce.

7.5 Contestation de Facture

Toute contestation relative à la facturation doit être formulée par écrit dans le mois suivant la réception de la facture incriminée. En l'absence d'une résolution amiable, les coûts liés au recouvrement des sommes dues, y compris les frais de procédures judiciaires, seront à la charge du client.

7.6 Suspension pour Non-Paiement

En cas de retard de paiement excédant trente-cinq (35) jours à compter de la date d'échéance de la facture, Kandbaz procédera à la suspension immédiate de l'ensemble des services fournis au Client, conformément aux dispositions contractuelles prévues à cet effet. Cette suspension s'accompagnera de l'initiation d'un processus de recouvrement des sommes dues, pris en charge par le service contentieux de Kandbaz.

L'absence de régularisation des paiements dans les délais impartis par Kandbaz donnera lieu à la résiliation de plein droit du contrat liant Kandbaz au Client, sans préjudice de l'exercice d'autres recours ou actions en justice par Kandbaz en vue du recouvrement des sommes dues. Conformément aux obligations légales, Kandbaz informera les administrations compétentes de cette résiliation, incluant le Greffe du Tribunal de Commerce, l'INSEE, l'URSSAF, ainsi que toute autre institution ou organisme concerné par l'activité du Client, dans le but de notifier la cessation des services contractuellement convenus.

8.1 Durée du Contrat

Les contrats de domiciliation conclus entre Kandbaz et le Client sont établis pour une période initiale minimale de trois (3) mois, conformément à l'article R123-168 du Code de commerce.

Pour les services proposés sous forme d'abonnement, sauf indication contraire spécifiée dans le contrat, l'abonnement est mensuel. Certains services peuvent, selon les termes du contrat, être souscrits avec une fréquence spécifique de facturation et de renouvellement, telle que trimestrielle ou annuelle.

Tous les abonnements, y compris les contrats de domiciliation après la période initiale minimale de trois (3) mois, sont soumis à une tacite reconduction pour des périodes successives de même durée que la période initiale, sauf résiliation par l'une ou l'autre des parties. La résiliation doit être effectuée conformément aux conditions de préavis stipulées dans les CGPS et le contrat spécifique liant Kandbaz au Client.

8.2 Résiliation par le Client

La demande de résiliation (dénonciation) de tout contrat doit être réalisée par le Client directement depuis son espace client en ligne. Cette procédure garantit un traitement efficace et documenté de la demande de résiliation.

Exigences pour la Résiliation des Services (hors Domiciliation) : Aucun justificatif spécifique n'est requis pour la dénonciation des services autres que la domiciliation. La résiliation de ces services deviendra effective à la fin du mois suivant la date à laquelle la dénonciation a été effectuée par le Client.

Conditions Spécifiques à la Résiliation de la Domiciliation : La résiliation du service de domiciliation est conditionnée par la présentation d'un solde de compte client positif et la fourniture d'un justificatif pertinent. Ce justificatif doit attester de la cessation de l'utilisation du service de domiciliation de Kandbaz pour le siège social de l'entreprise (ex. : document officiel de radiation de la société, justificatif de liquidation à une nouvelle adresse, acte de transfert de siège social). Le document soumis doit être vérifié et accepté par les équipes administratives de Kandbaz pour que la demande de résiliation soit considérée comme valide.

Effectivité de la Résiliation de la Domiciliation : La résiliation du service de domiciliation prend effet à la fin du mois au cours duquel la dénonciation a été validée, sous réserve de l'acceptation des justificatifs par Kandbaz.

Il est précisé que les événements suivants ne sont pas reconnus comme une résiliation du Client et, à ce titre, n'exonèrent pas le Client du paiement de ses factures : après signature du contrat la société créée n'a jamais eu d'activité, changement de gérant, mise en sommeil, dissolution avec maintien au siège de la liquidation à l'adresse de Kandbaz

Résiliation pour motif de non constitution de société : L'acceptation de l'offre (paiement du devis ou signature du contrat) vaut engagement des Parties. En cas d'abandon de projet de constitution de société (y compris Micro-Entreprise) par le Souscripteur après acceptation de l'offre, un remboursement est prévu dans les conditions suivantes :

• Si l'abandon a lieu dans les 14 (quatorze) jours (quatorzième jour inclus) suivant l'acceptation : remboursement intégral,
• Si l'abandon a lieu plus de 14 (quatorze) jours après l'acceptation : pas de remboursement.

8.3 Résiliation par Kandbaz

Kandbaz se réserve le droit de résilier de plein droit, sans indemnité et sans préjudice de toute réclamation en dommages et intérêts pour préjudice subi, le contrat liant le Client à Kandbaz, y compris tout service optionnel défini, notamment dans les circonstances suivantes :

1. Découverte d'Actes Frauduleux ou Illicites : Si Kandbaz découvre des actes ou des tentatives d'actes frauduleux ou illicites de la part du Client, de ses représentants, ou de ses préposés.
2. Retard ou Non-Paiement : En cas de retard ou de non-paiement des prestations par le Client, ou de manquement à l'une de ses obligations issues du contrat.
3. Modifications Contractuelles : En cas de changement d'adresse, de raison sociale, de sigle, de dirigeant, ou de l'utilisateur des prestations fournies au titre du contrat.
4. Comportement inapproprié : Il en sera notamment ainsi en cas d'attitude injurieuse, scandaleuse, menaçante ou encore d'état d'ébriété de tout représentant du Client au sein des locaux de Kandbaz ou envers Kandbaz et ses équipes.

Le contrat sera résilié de plein droit huit jours après l'envoi d'une mise en demeure adressée par Kandbaz et restée infructueuse.

La résiliation du Contrat par Kandbaz ne pourra donner lieu à aucune réclamation d'indemnité de la part du Client, le Contrat n'étant pas soumis au régime des baux commerciaux et ne faisant pas naître de droit à la propriété commerciale.

Cette clause est conçue pour protéger les intérêts de Kandbaz face à des situations compromettant la bonne exécution du contrat ou la réputation de Kandbaz. Elle reflète l'engagement de Kandbaz à maintenir un environnement commercial sûr et conforme aux dispositions légales et contractuelles.

8.4 Conséquences de la Résiliation

La résiliation du contrat entraîne l'obligation pour le Client de cesser immédiatement l'utilisation des services et, le cas échéant, de restituer tout matériel ou document appartenant à Kandbaz. Toutes sommes dues à Kandbaz au titre du contrat restent exigibles.

Dans l'hypothèse spécifique de la résiliation du service de domiciliation, le Client est tenu de cesser immédiatement toute utilisation de l'adresse de domiciliation qui lui était attribuée par Kandbaz. À compter de la date effective de résiliation, tout courrier adressé à cette adresse sera systématiquement rejeté et retourné à l'expéditeur avec la mention « N'habite Pas à l'Adresse Indiquée » (NPAI).

Conformément à ses obligations, Kandbaz notifie le Greffe du Tribunal de Commerce et l'Administration Fiscale de la cessation de l'utilisation de l'adresse de domiciliation par le Client. Dans le cas d'une résiliation à l'initiative de Kandbaz, une demande de radiation d'office de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés sera effectuée.

La résiliation du contrat par Kandbaz ne pourra donner lieu à aucune réclamation d'indemnité de la part du Client, le Contrat n'étant pas soumis au régime des baux commerciaux et ne faisant pas naître de droit à la propriété commerciale.

L'adhésion aux services de domiciliation de Kandbaz engage le client à respecter un ensemble d'obligations destinées à assurer une collaboration sécurisée, transparente et réglementaire. Ces obligations, reflétant l'engagement de Kandbaz à fournir des services de haute qualité, sont essentielles pour le maintien d'une relation de confiance et le respect des cadres légaux. Le Client de Kandbaz, en acceptant ces conditions, contribue non seulement à la réussite de sa propre entreprise mais aussi à l'intégrité et à la réputation de Kandbaz en tant que partenaire professionnel fiable.

9.1. Information et Documents Requis

Le Client se déclare tenu d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. Il prend en outre l'engagement de déclarer, s'agissant d'une personne physique, tout changement de son domicile personnel ou, s'agissant d'une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel.

Le Client s'engage à communiquer annuellement et avant le 31 janvier à Kandbaz un Kbis de moins de trois mois de sa société. Dans le cas contraire, Kandbaz se procurera le Kbis actualisé du Client auprès du Greffe et facturera le Client pour cette prestation une indemnité forfaitaire de 9 EUR HT (neuf euros Hors Taxes). Dans le cas où des informations supplémentaires seraient requises en lien avec le Contrat, le Client sera tenu de fournir sans délai, sur demande écrite de Kandbaz, toutes les informations pertinentes raisonnablement demandées et/ou de coopérer avec Kandbaz et de suivre les instructions raisonnables de cette dernière dans le cadre de ses obligations.

9.2. Engagement à une utilisation conforme des services

Le Client s'engage à ne pas utiliser nos services pour des activités illégales, dommageables ou abusives. Le Client s'engage à utiliser les Locaux mis à disposition par Kandbaz exclusivement comme siège de l'entreprise ou, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation. Cet engagement inclut également l'obligation d'informer Kandbaz de toute modification concernant l'activité de l'entreprise domiciliée.

Le Client ne traitera en aucune manière des affaires de Kandbaz et n'utilisera jamais le nom, celui des enseignes ou encore les coordonnées (téléphone, mail, sans que cette liste soit exhaustive) de Kandbaz pour ses affaires personnelles.

9.3. Procuration et Réception du Courrier

Le Client donne mandat à Kandbaz qui l'accepte de recevoir en son nom toutes notifications le concernant déchargeant par avance la responsabilité de Kandbaz contre tout recours en responsabilité à quelques titres que ce soit au sujet de ce mandat.

9.4 Obligation de Paiement des Factures par le Client

Le Client s'engage à respecter ses engagements financiers envers Kandbaz. Ainsi, il est convenu que le règlement des factures doit intervenir dans les délais stipulés dans le contrat de prestation de services. Les factures sont émises par Kandbaz et doivent être acquittées par le client dans les sept (7) jours suivant leur date d'émission, conformément aux modalités de paiement prévues au contrat.

Le non-respect de ces conditions de paiement est susceptible d'entraîner l'application de pénalités de retard, et/ou la suspension immédiate des services fournis par Kandbaz.

10.1 Qualité et Disponibilité des Services

Kandbaz s'engage à fournir des services de domiciliation et des prestations associées de la plus haute qualité, répondant aux standards professionnels les plus élevés. Nous assurons la continuité et la fiabilité de nos services, en veillant à leur disponibilité optimale pour tous nos clients. Notre objectif est de faciliter la gestion quotidienne des entreprises qui nous font confiance, en leur offrant des solutions sur mesure et adaptées à leurs besoins spécifiques.

10.2 Obligations de communication

Kandbaz est assujetti à une obligation de communication auprès du Greffe du Tribunal de Commerce à l'expiration du Contrat de domiciliation ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci mais également dès lors que le Client n'a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois. Kandbaz fournit également chaque trimestre au Centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des entreprises qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation.

10.3 Surveillance, Déclaration des Opérations Suspectes et Conformité Tracfin

Conformément aux exigences réglementaires, Kandbaz exerce une vigilance constante pour détecter toute opération susceptible de relever du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Nous nous conformons strictement aux procédures de déclaration imposées par Tracfin, garantissant ainsi la transparence et la sécurité des transactions.

10.4 Confidentialité

Les données collectées dans le cadre de nos services sont traitées uniquement pour les besoins spécifiés et conformément aux obligations légales, y compris celles relatives à Tracfin. Kandbaz s'assure que toutes les mesures nécessaires sont prises pour protéger les informations contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction non intentionnelle.

10.5 Limitations de Responsabilité

Bien que Kandbaz s'engage à fournir des services de qualité et à respecter toutes ses obligations réglementaires, notre responsabilité est limitée aux conditions explicitement définies dans les présentes CGPS. Nous ne pouvons être tenus responsables des dommages indirects ou imprévus résultant de l'utilisation de nos services.

Dans l'hypothèse où la responsabilité de Kandbaz serait engagée, les dommages et intérêts ne pourraient dépasser le montant de l'Abonnement annuel du Client, pour les Services et la Domiciliation. En matière de location de bureau permanent, le montant des dommages et intérêts ne peut pas dépasser 1 (un) mois de loyer. Cette dernière clause est considérée comme essentielle et déterminante par Kandbaz qui n'aurait pas contracté sans elle.

11.1 Conditions menant à la suspension temporaire ou définitive du compte ou des services

Kandbaz se réserve le droit de suspendre temporairement ou de façon permanente l'accès aux services et au compte d'un client dans les cas suivants : non-respect des obligations contractuelles, notamment en cas de retard de paiement des factures, violation des mesures de sécurité du compte, utilisation des services pour des activités non autorisées ou illégales, situations d'insolvabilité du client, ou toute autre circonstance où Kandbaz a des motifs raisonnables de suspecter une violation des termes du contrat. La suspension peut également survenir suite à des vérifications ou des contrôles réglementaires imposés par la législation applicable.

11.2 Procédure de suspension, y compris notification au client et opportunité de régulariser la situation

En cas de suspension, Kandbaz informera le client de la décision et des motifs de la suspension par écrit et par tous moyens, en lui offrant la possibilité de remédier à la situation dans un délai spécifié. Cette période permet au client de prendre les mesures nécessaires pour corriger les manquements identifiés et de communiquer à Kandbaz les actions correctives entreprises.

11.3 Conséquences de la suspension sur l'accès aux services et les obligations contractuelles

La suspension entraîne l'arrêt temporaire ou définitif de l'accès aux services fournis par Kandbaz. Pendant la durée de la suspension, le Client ne pourra pas bénéficier des services souscrits, mais restera néanmoins tenu de respecter ses obligations contractuelles, notamment en matière de paiement des factures échues et de coopération avec Kandbaz pour la résolution des problèmes ayant conduit à la suspension.

11.4 Processus de réactivation du compte ou des services après résolution des problèmes ayant mené à la suspension

Une fois que le Client a pris les mesures correctives satisfaisantes et a remédié aux causes ayant mené à la suspension, Kandbaz procédera à la réévaluation de la situation. Si Kandbaz estime que les conditions de réactivation sont remplies, l'accès au compte et aux services sera rétabli dans les meilleurs délais. Le Client pourrait être invité à modifier certains paramètres de son compte, notamment les identifiants, pour renforcer la sécurité et prévenir de futures suspensions.

Pour plus d'information sur les modalités de traitement des données de ces clients, Kandbaz tient à la disposition du Client un document annexe présentant sa politique de protection des données à caractère personnel (www.kandbaz.com/politique-de-traitement-des-donnees-personnelles)

Dans le cadre de son engagement à fournir des services de qualité à ses clients, Kandbaz fait appel à des solutions SaaS (Software as a Service) et collabore avec des prestataires externes. Cette politique vise à renforcer l'efficacité, la sécurité et la personnalisation de ses services.

13.1 Sélection et évaluation des fournisseurs SaaS et prestataires

Kandbaz procède à une sélection rigoureuse et une évaluation périodique de ses fournisseurs SaaS et prestataires externes. Ce processus inclut l'analyse de leur réputation, de leur conformité aux normes industrielles, de leur capacité à garantir la sécurité des données et de leur engagement envers la satisfaction client.

Nous veillons à ce que nos partenaires respectent les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles et de lutte contre le blanchiment de capitaux.

13.2 Consentement et droits des clients, limitation de responsabilité

Les prestations effectuées par des tiers prestataires (entreprise de transport, coursier, solution Saas, poste, opérateur téléphonique, etc.) seront effectuées sous leur seule responsabilité sans que la responsabilité de Kandbaz ne puisse être mise en cause.

Le Client reconnait et accepte que Kandbaz puisse avoir recours à des prestataires sans que ce dernier n'en soit informé et sans que les articles des présentes CGPS soient remis en cause.

De plus, le Client renonce irrévocablement à engager la responsabilité civile et/ou pénale de Kandbaz au titre de ces prestations et/ou à lui opposer une quelconque réclamation.

13.3 Services mettant en jeu du contenu

Dans le cadre de certains Services le Client peut fournir des données aux Services ("Données d'Entrée") et recevoir des données de sortie des Services basées sur les Données d'Entrée ("Données de Sortie"). Les Données d'Entrée et les Données de Sortie sont collectivement appelées "Contenu". Le Client est responsable du Contenu, notamment en s'assurant qu'il n'enfreint aucune loi applicable ni les présentes Conditions. Le Client déclare et garantie qu'il dispose de tous les droits, licences et autorisations nécessaires pour fournir des Données d'Entrée à nos Services.

L'utilisation des Services implique la reconnaissance que les Données de Sortie peuvent être inexactes et ne doivent pas être l'unique source de vérité. Il est conseillé de ne pas se baser uniquement sur ces données pour des décisions importantes et d'évaluer leur pertinence via une revue humaine. Les Services de Kandbaz peuvent produire des données erronées ou offensantes sans endossement de tiers mentionnés.

Tout dessin, logo, infographie et d'une manière générale toute œuvre créateur et toute œuvre de l'esprit sont la propriété exclusive de leur propriétaire. Le logo, nom, textes, charte graphique et d'une manière générale la technologie nécessaire au fonctionnement des différents services sont la propriété de Kandbaz.

15.1 Force majeure

La responsabilité de Kandbaz, de ses Partenaires et de ses sous-traitants ou du Client ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes Conditions Générales de Prestation de Services découle d'un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s'entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l'article 1148 du Code civil.

15.2 Intégralité de l'accord et non-renonciation

Les Parties conviennent que les présentes CGPS constituent l'intégralité de l'accord entre elles et remplace tous les accords, les ententes et les arrangements antérieurs entre elles, qu'ils soient écrits ou oraux concernant son objet. Si l'une des clauses ou conditions, tant du Contrat que des présentes CGPS, devenait pour quelque raison que ce soit inapplicable, toutes les autres clauses demeureraient valables et auraient force de loi entre les parties. Le non-exercice par Kandbaz de l'un quelconque de ses droits ou recours ne saurait constituer une renonciation à ce droit ou recours.

15.3 Faculté de substitution contractuelle

Kandbaz se réserve la possibilité de se substituer toute personne physique ou morale de son choix. Dans ce cas, le Contrat se poursuivra dans les mêmes termes et conditions. Cette faculté s'exercera sans qu'il soit besoin d'en informer le Client.

LEXIQUE

Client : Le Client est la personne morale qui conclut le Contrat et qui en devient le titulaire, ou la personne physique, dans le cas d'une souscription antérieure à l'immatriculation de la société, avant reprise d'acte pour la personne morale, destinataire du contrat.

Partie(s) : le Client ou Kandbaz ou les deux selon le contexte.

Service(s) : toute prestation proposée par Kandbaz, à l'exclusion des services de domiciliation ou de locaux de bureaux.

Dénonciation : Notification par laquelle le Client informe Kandbaz de son intention de procéder à la résiliation de son contrat.

Résiliation : Extinction des effets du contrat, faisant notamment suite à sa dénonciation.

TRACFIN : autorité de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, cellule faisant partie du Ministère de l'Economie et des Finances.

SaaS : “Software as a Service” désigne une suite applicative hébergée dans le cloud.

RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données est un texte règlementaire européen encadrant le traitement des données sur l'ensemble du territoire de l'Union Européenne.

L'expression « bloquer l'accès aux service » désigne l'action par laquelle le service est toujours opérant mais que le Client n'y a plus accès, pour un motif variable selon le contexte.