Qu’est-ce que l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes : définition

Comme la plupart des entreprises, et bien que cela ne soit pas une obligation (vous disposez en effet de la possibilité de clôturer les comptes à toute période de l’année), votre société se prépare à la clôture de son exercice social au 31 décembre.

Un exercice comptable particulier, qui permet de faire le point sur l’ensemble des recettes, des dépenses, des investissements…

Les comptes annuels sont représentés par 3 documents :

• Le bilan (les éléments d’actif et de passif de la société)
• Le compte de résultat (les produits et les charges de la société)
• Les annexes (documents permettant d’expliciter les documents)

L’approbation des comptes est, comme nous l’avons indiqué, une étape indispensable et surtout obligatoire.
En effet, vous disposez d’un délai de 6 mois à compter de la clôture de votre exercice social pour tenir l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle qui permettra d’approuver les comptes.

Pour les SARL, EURL, SAS et SASU, le dépôt des comptes est obligatoire.

A défaut, vous pourrez être contraint(e) par le greffe du tribunal de commerce d’y procéder, sous amende et sous astreinte pour les cas les plus graves.

A noter ! Les peines auxquelles vous vous exposez à défaut sont de 9.000€ d’amende pour faute de gestion et 6 mois d’emprisonnement.

Approuver et déposer les comptes sociaux

Il est nécessaire de bien distinguer l’approbation des comptes sociaux du dépôt au greffe du tribunal de commerce.
Il s’agit de deux opérations strictement séparées et devant toutes deux être traitées, la seconde n’allant pas sans la première.

Tout commence par la convocation des associés à l’AGOA (Assemblée Générale Ordinaire Annuelle), convocation qui comporte un certain nombre d’indications, dont l’ordre du jour. Le courrier de convocation indique où les documents sont tenus à la disposition des associés, afin qu’ils puissent les consulter avant.

Kandbaz vous recommande d’envoyer les convocations en lettre recommandé afin d’éviter une difficulté juridique si l’un ou plusieurs associés ne se manifestaient pas. Le représentant légal de la société ne pourrait pas alors être accusé d’avoir manqué à son obligation de convocation.

Dans ces documents sont compris notamment la proposition d’affectation du résultat, l’arrêté des comptes, le rapport de la gérance / présidence…

Par la suite, la tenue de l’Assemblée Générale est le moment où les débats ont lieu notamment sur l’approbation des comptes en tant que tel mais c’est également le moment des questions diverses et de l’approbation des conventions règlementées par exemple (en savoir plus sur les conventions règlementées).

La rédaction des documents juridiques relatifs à cette approbation est obligatoire également.
En effet, les différents associés seront tenus de procéder à la signature de divers documents, notamment la feuille de présence.
Le procès-verbal est donc l’unique document permettant de noter l’approbation ou non des comptes sociaux et, dès lors, de prendre l’ensemble des mesures nécessaires notamment en cas de contestation.

Important ! Si votre société est dotée d’un Commissaire aux Comptes, il est impératif de le convoquer en bonne et due forme, par lettre recommandée. A défaut, cela peut provoquer l’annulation de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle et obliger la nouvelle tenue de cette dernière.

Une fois les comptes sociaux approuvés, il sera nécessaire de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
Votre expert-comptable peut se charger des formalités juridiques de fin d’année. Attention, cela est payant.

Puis-je rendre confidentiel les comptes de ma société ?

Oui, cela est possible.

Depuis le 2 février 2014, les sociétés en dépassant pas les seuils suivants :

• Bilan inférieur à 350.000€
• Chiffre d’affaires inférieur à 700.000€
• Moins de 10 salariés

peuvent prétendre à la confidentialité totale des comptes.

Depuis la loi Macron, les sociétés qui répondent à certains critères, à savoir :

• Total bilan inférieur à 4 millions d’euros
• Chiffre d’affaires net inférieur à 8 millions d’euros
• Moins de 50 salariés

Ces sociétés ne peuvent prétendre qu’à la confidentialité du compte de résultat.

Auparavant, l’ensemble des données d’ordre comptable étaient publiques et diffusables, de telle sorte que les concurrents peuvent se procurer les comptes de la société et analyser cette dernière (notamment politique d’investissement, rentabilité…).

Attention ! La confidentialité des comptes implique malgré tout le dépôt des comptes sociaux auprès du greffe du tribunal de commerce. La confidentialité signifie simplement que ce dernier ne diffusera pas les éléments comptables.

Il est impératif de matérialiser par un écrit la demande de confidentialité de comptes sociaux.

Le dépôt des comptes : quel coût ?

Le dépôt en tant que tel n’est pas particulièrement ruineux : comptez environ 50€ de frais de greffe afin de se faire.
Le coût le plus important se situe principalement au niveau juridique et comptable, à savoir la production du bilan (souvent inclus dans la lettre de mission) et le juridique de fin d’année, souvent facturé en sus.

Kandbaz vous recommande de vous renseigner avant la signature de la lettre de mission sur le montant des honoraires facturer par votre expert-comptable concernant les opérations juridiques de fin d’année.