Bureau d’une association : Qu’est ce que c’est ?

Qu’est-ce qu’un bureau d’association ?

Un bureau d’association est l’organe exécutif de l’organisation associative. Il remplit de nombreuses fonctions pour garantir le bon fonctionnement de la vie au sein de la structure. Les fondateurs peuvent en effet lui attribuer des pouvoirs spécifiques ou au contraire ne rien lui apporter.

Dans le premier cas, le bureau joue un rôle essentiel dans la prise des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale. On parle alors de pouvoirs collégiaux du bureau de l’association. Dans le second cas, il désigne tout simplement les membres qui le composent, ceux-ci bénéficiant des pouvoirs propres à leur fonction. Il s’agit des pouvoirs individuels des membres du bureau. À noter que ce sont les statuts qui déterminent librement la liste des pouvoirs attribués à chaque dirigeant.

Comment fonctionne un bureau d’association ?

En principe, un bureau d’association émane du conseil d’administration. En d’autres termes, il ne peut être mis en place que s’il existe déjà un conseil d’administration. C’est pourquoi la durée de mandat est généralement la même pour le bureau et le conseil d’administration. De plus, la procédure à suivre pour l’arrêt des fonctions au niveau du bureau est identique à celle pour la cessation des fonctions du conseil d’administration.

En outre, les membres du bureau constituent souvent ceux du conseil d’administration, notamment dans les petites associations.

Qui constitue le bureau d’une association ?

Les statuts de l’association établis par les fondateurs définissent la composition du bureau. En règle générale, il se compose d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Toutefois, le bureau peut intégrer d’autres membres suivant la taille et le fonctionnement de la structure. Il est aussi important de savoir que le nombre des membres qui le composent ne doit pas dépasser le tiers de celui du conseil d’administration.

Le président

Le président dispose de pouvoirs définis par les statuts de l’association. C’est le représentant légal de l’organisme dans tous les actes de la vie civile. Il signe les contrats, ordonnance les dépenses et dirige les activités de l’organisation. Cependant, il n’est pas habileté à agir seul dans la réalisation d’actes importants. Le conseil d’administration doit lui conférer une habilité préalable à agir.

Par ailleurs, le président s’assure que les prescriptions légales telles que les obligations en matière de sécurité ou de fiscalité sont bien respectées. Il lui appartient également d’organiser et de réunir l’assemblée générale. Il faut tout de même savoir que la nomination d’un président est facultative. En tout cas, il peut prendre des décisions dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par les statuts.

Le trésorier

Dans une association loi 1901, le trésorier est le responsable de la gestion financière et fiscale. Ses principales missions concernent :

• La gestion du budget
• Le recouvrement des recettes (dons, cotisations…)
• Le règlement des factures
• Le rapport régulier de la situation financière de l’association au bureau

Comme le président, le trésorier de l’association peut aussi signer les comptes bancaires. En revanche, il ne peut investir dans des placements financiers douteux au nom de la structure et avec les excédents de trésorerie que si la loi et les statuts lui confèrent ce pouvoir. À défaut, il partage la responsabilité avec l’organisme bancaire, ce qui permet à l’association de ne pas être tenue responsable.

Le secrétaire

Le secrétaire est la personne chargée de la gestion administrative et de la gestion des relations avec les membres de l’association. Il a pour fonctions de convoquer les participants à l’assemblée générale ou en conseil d’administration, de rédiger les procès-verbaux qui en découlent et de les signer pour les certifier.

En outre, le secrétaire effectue les déclarations à la préfecture et s’assure du bon fonctionnement de l’association au niveau administratif et juridique.

Bon à savoir

Selon l’article 2 bis de la loi 1901, un mineur peut devenir secrétaire et accéder aux fonctions de direction exécutive d’une association à condition qu’un membre du bureau l’en informe par lettre recommandée. De plus, les représentants légaux de l’organisation doivent être avisés par une note. C’est toutefois une décision importante, car en cas de faute, la responsabilité du mineur et de ses parents se voit engagée.

Les autres membres

Selon l’importance des activités et de la taille de l’association, d’autres membres peuvent être élus pour rejoindre le bureau. De fait, le président comme le trésorier et le secrétaire a la possibilité de déléguer ou de partager ses fonctions. Ainsi, un bureau peut être composé d’un vice-président tout comme un trésorier adjoint et un secrétaire adjoint.

Quelles sont les démarches de modification d’un bureau d’association ?

La modification d’un bureau d’association est généralement régie par les statuts associatifs. Néanmoins, pour changer de bureau, les membres élisent le plus souvent un nouveau bureau d’association. Il s’agit des membres qui ont été nommés à l’assemblée générale ou en conseil d’administration. Par contre, si ces derniers ont été nommés dans les statuts, des formalités supplémentaires sont à réaliser afin de modifier le bureau de l’association.

Quoi qu’il en soit, la nouvelle structure du bureau de l’association doit être déclarée à la préfecture sous les 3 mois suivant l’élection des nouveaux membres. Pour cela, il est nécessaire de remplir un formulaire Cerfa n° 13971*03 auquel est jointe la liste de tous les membres du bureau.