Où domicilier son établissement principal ?

Siège social et établissement principal : rappel sur les différences entre les deux notions

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est opportun de faire la distinction entre siège social et établissement principal. Bien que ces locaux soient tous deux occupés par l’entreprise, leurs rôles diffèrent.

Le siège social représente l’adresse administrative et juridique de l’entreprise. Mentionné dans les statuts et les documents officiels, il détermine la nationalité de la structure ainsi que le tribunal territorialement compétent en cas de litige. Le plus souvent, le siège social sert de bureau à l’organe directionnel et aux services administratifs.

L’établissement principal, quant à lui, correspond au lieu où l’entreprise exerce son activité. Il est souvent associé à un fonds de commerce ou à un atelier de production.

Où domicilier l’établissement principal ?

À la même adresse que le siège social

Il est courant qu’un établissement principal se situe à la même adresse que le siège social. Cette solution est très prisée en raison des avantages qu’elle confère. D’une part, elle permet d’économiser de l’argent étant donné que l’entreprise ne loue qu’un seul local. D’autre part, elle se révèle pratique pour faciliter la gestion courante des activités. Elle simplifie la communication interne, car les équipes fonctionnelles et les équipes opérationnelles se trouvent en un seul lieu.

Néanmoins, certaines situations rendent impossible le partage de domiciliation entre le siège social et l’établissement principal. Tel est le cas si le l’adresse du siège social correspond à une simple boîte postale ou si elle est implantée dans une société de domiciliation. En effet, l’entreprise ne peut pas exercer une activité commerciale ou artisanale dans ce type de lieu. Elle doit alors trouver un autre emplacement pour installer son commerce ou son atelier.

Au domicile personnel du représentant légal

Il est envisageable de siéger l’établissement principal à la résidence du représentant légal, soit de l’entrepreneur lui-même ou du gérant de la société. Néanmoins, cette solution ne convient pas à toutes les activités. De plus, elle est soumise à des contraintes contractuelles et légales. D’une part, le logement doit être la résidence principale du représentant légal. Dans le cas où il est locataire, il convient de vérifier qu’aucune clause du contrat de bail interdit l’exercice d’une activité commerciale ou professionnelle dans le local. Il en va de même du règlement de la copropriété. Le représentant légal doit alors notifier le bailleur ou le syndic de propriété de son intention de fixer l’établissement principal à son adresse par lettre recommandée avec accusé de réception. En présence d’une interdiction, le locataire peut toutefois domicilier l’établissement principal dans son logement pendant une durée limitée à 5 ans. Il dispose alors d’un délai de trois mois avant l’échéance de ce délai pour déclarer un changement de domiciliation auprès du greffe du tribunal de commerce.

D’autre part, il faut obtenir l’autorisation de la mairie pour toute exploitatation d’activité commerciale dans :

• les communes comptant plus de 200 000 habitants
• les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne
• un logement social situé en rez-de-chaussée.

Dans un local commercial

L’entreprise peut domicilier son établissement principal dans un local commercial qui lui appartient ou qu’elle loue. Par rapport à la domiciliation au domicile personnel du dirigeant, cette solution confère une image plus professionnelle à l’entreprise. De plus, elle offre plus de liberté dans la gestion des activités. En revanche, la location ou l’achat d’un local commercial nécessite un investissement important. C’est pourquoi cette option ne convient pas souvent aux petites entreprises et aux startups.

Comment choisir la domiciliation de son établissement principal ?

Le choix d’une adresse de domiciliation pour l’établissement principal ne se fait pas à la légère. C’est une décision qui mérite réflexion étant donné que le bon fonctionnement des activités en dépend. À cet effet, il convient d’étudier plusieurs points avant de fixer le lieu d’implantation de l’établissement principal.

La localisation

Le choix du lieu d’implantation repose essentiellement sur les objectifs de l’entreprise et le type de clientèle cible. Un commerçant, par exemple, a intérêt à privilégier un emplacement stratégique pour localiser sa boutique. Se situer dans une rue prestigieuse lui permet de valoriser son image de marque tandis que s’implanter dans un quartier animé l’aide à gagner en visibilité.

La dimension du local

La taille du local est déterminée en fonction des besoins de l’activité. Si l’établissement principal doit accueillir des machines ou stocker des marchandises, alors l’entreprise doit prévoir une superficie assez grande.

Le loyer

Le tarif du loyer reste un critère déterminant dans le choix d’un local. Afin de minimiser les coûts, l’entreprise doit comparer les offres sur le marché et retenir celle qui présente un meilleur rapport qualité/prix.

Les avantages fiscaux

Le choix d’un local peut aussi dépendre des privilèges que le lieu d’implantation offre. Un chef d’entreprise peut jeter son dévolu sur une région où l’Etat accorde des aides financières, des allègements fiscaux ou encore des primes d’aménagement du territoir.

Comment déclarer un établissement principal ?

Une entreprise a pour obligation de déclarer son établissement principal au registre du commerce et des sociétés (RCS) en remplissant un formulaire M2. Cette déclaration doit s’effectuer dès la constitution de la société ou en cas de modification (séparation du siège social et de l’établissement principal) auprès du CFE. A cet effet, le déclarant doit décrire avec précision le local (adresse, effectif salarié, nature de l’activité, enseigne ou nom commercial) et doit mentionner son caractère principal. Les informations fournies permettront au guichet unique d’identifier l’organisme compétent pour enregistrer la déclaration. En donnant des informations incomplètes, vous risquez de voir votre demande d’immatriculation refusée.

Une fois la déclaration effectuée, le greffe du tribunal délivre un extrait Kbis dans lequel figure la nouvelle adresse de l’établissement principal.