Dernière mise à jour le 25 janvier 2022
Chaque assemblée générale, quelle que soit sa nature, impose la rédaction du procès-verbal. Bien que le document ne consiste pas à retranscrire toute la réunion, il doit évoquer les points essentiels. À l’instar de l’identité de l’entreprise, le résumé des discussions durant la session et l’heure de la levée de séance. Les SARL, les SAS ainsi que les SNC sont plus ou moins conviés à rapporter les mêmes informations. Mais que doit exactement contenir ce compte rendu ? Pour le savoir, découvrez les éléments obligatoires dans un procès-verbal d’AG et celles qui sont spécifiques à chaque statut juridique.
Parce que la validité du procès-verbal dépend des éléments qu’il comporte, il est important de prêter attention à ces derniers points. Le document doit effectivement pouvoir relater le déroulement de la réunion ainsi que les décisions prises à la fin de la session. Dans ce sens, voici les incontournables à mentionner dans votre compte rendu pour que les résolutions deviennent légitimes auprès de la loi. Notamment auprès du greffe du tribunal.
Vous êtes conviés à inscrire ici tous les renseignements qui permettent d’identifier votre entreprise. À savoir :
En outre, d’autres éléments doivent y figurer. Entre autres la nature de l’audience. S’agit-il une d’une session extraordinaire, ordinaire ou bien mixte ? Cette information est suivie de la date et du lieu de la réunion.
Puis, l’identité de tous les associés présents doit également y être mentionnée. C’est effectivement essentiel, et ce, qu’ils aient directement participé ou qu’ils aient échangé avec les autres à l’aide d’un outil de télécommunication. Cela s’applique également aux sociétaires représentés ou absents. En somme, vous devez établir la liste complète des membres du conseil. Vous êtes d’ailleurs dans l’obligation d’inclure dans le document les parts sociales que tous les actionnaires possèdent dans l’organisme. Sans oublier le(s) nom(s) et prénom(s) du président de l’AG.
Cette section rapporte toutes les informations qui concernent les grandes lignes de l’assemblée.
À noter que le résumé factuel des débats mentionnés fait référence :
L’annexe vise à compléter et à authentifier les informations mentionnées dans l’entête et le corps du PV. Elle fournit ainsi :
De manière générale, le procès-verbal d’AG comporte les mêmes éléments. Toutefois, il existe des nuances en fonction du régime juridique de votre société. De ce fait, le contenu du PV varie d’une entreprise à un autre.
Pour les Sociétés par Action Simplifiée (SAS) et les Sociétés Anonymes (SA), les contenus cités ci-dessus doivent être complétés par le mode de convocation. Ils sont aussi invités à insérer dans le compte rendu la composition du bureau. En d’autres termes :
Ensuite, il faut énoncer le nombre d’actionnaires qui participent aux votes ainsi que la majorité atteinte par rapport aux scrutins. Finalement, la dernière information consiste à relever toutes les difficultés techniques et les incidents qui se sont manifestés lors de l’AG. Le remplissage du document se terminera par l’apposition de signature effectuée par chaque membre du conseil du bureau.
À l’instar des cas des SA et des SAS, les SARL sont également dans l’obligation de rapporter les doléances techniques survenues lors du déroulement de l’assemblée. Hormis ce point, le procès-verbal des Sociétés à Responsabilités Limitées requiert deux informations en plus. Il s’agit d’une part de la qualité du président de l’AG et d’autre part du nombre de parts sociales des associés. Autrement dit, les membres du conseil de l’entreprise.
Concernant les Sociétés en Nom Collectif, voici les indispensables à inclure dans leur procès-verbal.
Les mentions dans le procès-verbal d’assemblée générale sont donc à peu près les mêmes. Le plus important lors de la rédaction de celui-ci, c’est la neutralité et l’objectivité dont vous faites preuve. Le rapport doit en effet demeurer fidèle à la séance et aucune analyse ni avis personnel ne doit être inclus. Afin de faciliter votre travail, il est possible d’opter pour les différents modèles proposés par les sites en ligne. De fait, ils servent uniquement de base, mais restent tout à fait modifiables en fonction du contexte.
Néanmoins, sachez qu’outre le contenu du PV d’AG, il existe d’autres aspects à prendre en compte. Citons les personnes habilitées à le rédiger, les corrections autorisées ainsi que les signataires. En outre, la communication et l’archivage semblent tout aussi importants. Là encore, les formalités et les règles peuvent changer d’un statut juridique à un autre.
Par Romain Laventure
Secrétaire Général de Kandbaz, en charge du pôle juridique, Administrateur du Synaphe (syndicat professionnel de l’hébergement d’entreprise)
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