Comment changer une adresse sur un KBIS ?

Transfert de siège social : comment procéder ?

Comme vous pouvez vous en douter, la modification d’une adresse sur l’extrait Kbis d’une société entraine certaines formalités administratives. Les détails.

Prise de décision

Cela commence par la décision de transfert de siège social qui est prise par l’organe compétent défini dans les statuts. Pour les sociétés avec plusieurs associés comme les SAS, la décision de modification se prend lors d’une assemblée générale extraordinaire. À l’issue de cette réunion de la collectivité des associés, un procès-verbal est établi.

Formalité de publicité

L’étape suivante est la publication d’un avis de changement d’adresse ou de transfert de siège social. Cette démarche se réalise auprès d’un journal d’annonces légales (JAL) habilité qui couvre le département où se situe le siège social. L’avis doit bien évidemment comporter plusieurs informations, dont :

• L’ancienne adresse de domiciliation ;
• La nouvelle adresse du siège social ;
• La forme juridique de la structure (SAS, SARL…) ;
• Le montant du capital social ;
• L’objet social.

Il est possible que vous comptiez situer votre nouveau siège social dans un autre département. À cet effet, vous devrez publier deux avis de changement d’adresse. À savoir un dans un JAL du département de départ et un autre dans un JAL du département d’arrivée.

Dépôt de dossier de demande d’inscription modificative au RCS

Après ces démarches, vous passez à la déclaration de changement d’adresse sur le Kbis. Elle se fait auprès du centre des formalités des entreprises (CFE) ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce, dont dépend le nouveau siège de la société. Elle se présente alors sous la forme d’un dépôt de dossier qui comprend :

• Le procès-verbal, copie certifiée conforme par le représentant légal de la société ;
• Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original ;
• Un justificatif de domiciliation (contrat de bail, contrat de domiciliation commerciale…) ;
• Une attestation de parution de l’avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales ;
• Un formulaire M2 (déclaration de modification d’entreprise) dument rempli, daté et signé ;
• Un mandat de délégation ou pouvoir si un tiers signe le formulaire M2 à la place du représentant légal.

Le greffe du tribunal de commerce procède à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi qu’au changement de l’adresse sur le Kbis. Cela, sous réserve de présentation d’un dossier de déclaration de changement d’adresse complet.

Cas des sociétés unipersonnelles

Les dirigeants de SASU, EURL, SELASU et SELURL/SELARLU sont bien évidemment exemptés de convoquer une assemblée générale pour déterminer le futur de la société. L’associé unique est seul décisionnaire. Cependant, il se doit toujours de rédiger un procès-verbal qui rapporte sa décision de changer l’adresse de domiciliation de sa structure. Ce document est par la suite à consigner dans le registre spécial destiné à cet effet.

En tout cas, comme pour les sociétés pluripersonnelles, le changement d’adresse sur l’extrait Kbis d’une entreprise unipersonnelle implique la réalisation des démarches citées plus haut.

Changement de l’adresse personnelle du dirigeant sur le Kbis

En tant que chef d’entreprise, votre adresse personnelle figure sur l’extrait Kbis de la société que vous dirigez. Les coordonnées communiquées peuvent alors être les mêmes que celles du siège social ou bien différentes. Si votre adresse personnelle est la même que celle du siège social, les démarches à effectuer sont celles du transfert de siège social. Dans le second cas, les formalités se révèlent plus simples. En effet, la mise à jour du Kbis pour un changement d’adresse personnelle exclut la modification des statuts, la rédaction d’un procès-verbal et la publication d’une annonce légale.

Concrètement, il convient simplement d’effectuer une déclaration modificative au greffe du tribunal de commerce. Et ce, en lui adressant un document dument complété et signé :

• Le formulaire M3 SARL pour ce statut juridique et ses variantes (EURL, SELARLU et SELARL) ;
• Le formulaire M3 pour les autres formes de sociétés (SAS, SCI, SASU…).

Notez par ailleurs que le document compte quatre pages. Néanmoins, vous ne remplirez que les deux premières et signerez en bas de page.

Bon à savoir

Le dépôt de dossier peut se faire en ligne sur le site de l’Infogreffe (infogreffe.fr).

Pourquoi est-il important de modifier l’adresse sur l’extrait Kbis ?

Le Kbis représente la pièce d’identité d’une entreprise et reprend plusieurs informations à son sujet, dont l’adresse du siège social et celle du dirigeant. Puisque ce document officiel fait foi dans les relations commerciales et avec l’administration, les données communiquées dessus doivent être mises à jour en cas de modification.

À titre de rappel, la localisation du siège social d’une entreprise détermine le tribunal compétent en cas de litige. Elle constitue également l’adresse fiscale, juridique et administrative de la structure et où lui sont envoyés les courriers qui lui sont adressés.

L’adresse du siège social est aussi celle qui est mentionnée sur tous les documents officiels de la société. À l’instar des factures, devis, bons de commande, etc. C’est donc sous cette adresse que les clients, fournisseurs et partenaires vous connaissent.

Enfin, l’adresse du siège social et celle du gérant sont des mentions légales sur le Kbis. Les modifier en cas de transfert de siège ou de déménagement du représentant légal constitue une obligation de transparence envers les tiers.