Que sont les bureaux partagés ? Les avantages

En quoi consistent les bureaux partagés ?

Les bureaux partagés s’inscrivent ainsi parfaitement dans le mode de travail d’aujourd’hui, où le taux d’occupation quotidienne des bureaux est de 50 %. En effet, on constate la réduction de la présence du travailleur sur son poste pour plusieurs raisons :

• Rendez-vous professionnels hors de l’entreprise
• Présence à des séminaires
• Télétravail et visioconférence…

Généralement, les bureaux partagés sont composés de plusieurs grands plateaux collectifs ou « workbench » qui peuvent accueillir 10 personnes maximum. Bien sûr, les bureaux isolés ne sont pas complètement absents, car ils sont indispensables pour les personnes qui doivent passer des coups de fil formels ou autre type de mission nécessitant de se dégrouper un moment.

Bon à savoir

Le système des bureaux partagés était déjà appliqué par certaines entreprises de grande envergure dans les années 1990, notamment aux États-Unis. Toutefois, ce n’est que depuis quelques années que cette notion se démocratise en Europe, en raison de l’évolution technologique.

Une subtile différence avec certains types de concepts de travail

Attention ! Nombreux sont ceux qui prêtent souvent confusion entre les bureaux partagés et autres concepts de travail. À l’instar des bureaux en open-space, des espaces de coworking et du flex office. Il est important de faire la différence entre ces différentes notions.

Open-space

Il s’agit ici d’un lieu de travail où, littéralement, les postes de travail de chaque salarié se situent dans un grand espace ouvert. Les seuls bureaux isolés sont généralement ceux des ressources humaines et de la hiérarchie.

Le concept du desk sharing peut ainsi très bien se pratiquer dans des bureaux en open-space.

Espace de coworking

Un espace de coworking est un lieu de travail à part entière, autre que les bureaux d’entreprise. Ce type de cadre de travail est principalement destiné aux freelances, aux télétravailleurs et aux autoentrepreneurs. Dans un espace de coworking, vous trouverez ainsi plusieurs individus qui travaillent pour différentes entreprises.

Les personnes fréquentant les espaces de coworking peuvent évidemment travailler indépendamment les unes avec les autres sur des bureaux partagés. D’ailleurs, c’est l’essence même d’un tel cadre de travail.

Flex office

La traduction littérale du flex office est « bureau flexible ». Tout comme les bureaux partagés, ce concept se caractérise par l’absence de bureau fixe. La souplesse du flex office permet alors au travailleur de travailler depuis l’endroit de son choix : dans son entreprise, chez lui, dans un café, etc.

Bien évidemment, ce concept permet au salarié de travailler dans des bureaux partagés.

Pour qui sont les bureaux partagés ?

À la différence des espaces de coworking qui sont principalement utilisés par les nomades digitaux, le desk sharing cible tout particulièrement les entreprises. Les bureaux partagés mettent alors l’honneur sur des équipements et un aménagement plus « professionnels » :

• matériels audiovisuels,
• mobilier de bureau optimum,
• salles de réunion, etc.

Les espaces de coworking, eux, disposent en principe des équipements de base comme la connexion internet, un plateau de travail et une salle de détente.

Toute forme d’entreprise peut ainsi travailler en desk sharing. Les structures présentant des bureaux partagés sont généralement louées et occupées par un collectif de petites entreprises pouvant appartenir à différents secteurs d’activité.

Les grandes entreprises qui privilégient l’open-space permettent également à leurs salariés de travailler en desk sharing. Dans ce cas, comme il n’y a pas de bureau attribué, chaque travailleur pourra ranger ses effets personnels dans un casier qui lui sera entièrement dédié.

Les différents avantages des bureaux partagés

Certes, dans les bureaux partagés, on ne retrouve pas de poste de travail personnel, où l’on garde nos repères. Néanmoins, malgré cela, le desk sharing permet de profiter de multiples avantages.

Économie non négligeable

Pour les petites entreprises, travailler dans les bureaux partagés constitue une économie importante. En effet, avec les prix appliqués sur le marché immobilier, louer ou acheter des bureaux personnels reste particulièrement onéreux. Grâce au desk sharing, le prix de la location de bureaux communs est divisé entre les différents occupants.

Quant à une grande entreprise qui a opté pour le desk sharing dans ses propres locaux, elle verra un gain de place appréciable. Autrement dit, l’environnement de travail pourra par exemple passer de 15 m — à 10 m². Ce qui permet d’occuper un immobilier moins grand, donc, moins cher.

Communication plus commode

Les bureaux partagés permettent aux mêmes personnes sur un workbench de communiquer plus facilement. Travaillant souvent sur le même projet, il ne sera plus nécessaire de faire des déplacements pour les divers échanges, car un simple face-à-face suffit. Voilà pourquoi le desk sharing est notamment plébiscité par les agences de communication qui nécessitent une communication interne fréquente et régulière.

Création de nouveaux liens entre les collaborateurs

Les bureaux partagés sont des bureaux dynamiques qui poussent au travail collaboratif. En effet, vous n’aurez pas forcément le même voisin de travail tous les jours avec le desk sharing. Vous allez ainsi développer de nouvelles relations avec les différents collaborateurs que vous côtoierez sur le plateau de travail.

Networking qui stimule la créativité et la productivité

Le networking dans les mêmes locaux avec diverses entreprises permet de développer la créativité. C’est l’occasion d’échanger avec des personnes présentant d’autres compétences et des idées différentes. Un tel moment de partage motive à devenir plus ambitieux et poussera vers l’innovation. Ce sera peut-être aussi l’occasion pour trouver de nouvelles opportunités commerciales avec les autres entreprises des autres plateaux ?