Comment choisir son logiciel comptable ?

Quelle est l’utilité d’un logiciel de comptabilité ?

L’utilisation d’une solution comptable ne constitue pas une obligation en soi. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de tenir votre comptabilité de manière traditionnelle. Cependant, le recours à cet outil vous fait profiter de bien des avantages, à commencer par la sécurisation de toutes vos opérations. Il permet d’éviter les erreurs ainsi que les pertes de temps.

Toutefois, la praticité de ces dispositifs ne s’arrête pas là. Ils vous ouvrent également la voie sur un certain nombre de fonctionnalités, autres que la comptabilité. Elles contribuent à la facilitation de la gestion de votre société sur le plan administratif et commercial, sans oublier la partie financière.

S’il faut résumer les principales tâches que vous pouvez confier à un logiciel dédié, comptez les opérations ci-dessous :

• La tenue des documents comptables ;
• Le suivi de vos dépenses ;
• L’organisation des devis et des factures.

Choisir son logiciel comptable : les éléments à considérer

Vous ne savez pas comment porter votre choix sur un seul outil de comptabilité ? Voici les critères les plus importants pour trouver le logiciel qu’il vous faut.

Votre secteur d’activité

Une société en quête d’un outil comptable doit avant tout définir ses besoins. Et pour cela, vous devez en premier lieu considérer l’activité de votre entreprise. Exercez-vous dans le commerce ? La restauration ? Le tourisme ? Ou peut-être l’agroalimentaire ? Chaque domaine d’activité présente ses propres problématiques. Et c’est à partir de ces dernières que vous serez en mesure de choisir un logiciel spécifique, celui qui convient le plus à votre cas.

La taille de votre entreprise

Bien entendu, la taille de la structure influe également sur le choix de la solution comptable adaptée. Vous conviendrez sûrement que les besoins et les responsabilités d’une TPE ou d’une PME ne ressemblent pas à celles des grandes entreprises. Des outils standards suffisent généralement pour les premières, tandis que ces dernières nécessitent des logiciels plus complets. Ainsi, pensez à vous référer uniquement sur les sélections adaptées à la taille et à la structure de votre société.

Votre budget

Certains outils comptables se révèlent plus onéreux que d’autres. Le plus souvent, plus le prix est élevé, plus l’outil se montre performant. Cependant, avant de jeter votre dévolu sur l’un d’entre eux, n’oubliez pas de prendre en considération les capacités financières de votre société. Rappelez-vous également que vous devez envisager des coûts annexes tels que :

• Les futures mises à jour ;
• La maintenance de l’outil ;
• La sécurisation de vos données.

Par ailleurs, sachez que vous pouvez trouver des logiciels gratuits. Cependant, pensez toujours à tenir compte des fonctionnalités, si celles-ci s’accordent ou non aux besoins de votre entreprise. La conformité des outils comptables à la législation compte également beaucoup.

Comptabilité internalisée ou externalisée ?

Chaque société dispose de deux solutions pour la tenue de leur comptabilité : la gestion en interne et l’externalisation. Le choix du logiciel dépendra de votre décision. Si votre comptabilité est externalisée et que vous travaillez par exemple avec un expert-comptable, optez pour un outil qui vous permettra de garder toutes vos données en sécurité.

L’accès à votre logiciel comptable

Le choix de votre logiciel dépendra aussi du nombre de personnes qui y auront accès. Si vous comptez plusieurs utilisateurs, un outil qui fonctionne en réseau vous conviendra le plus. En fonction des tâches de chacun, vous pouvez également choisir de gérer les droits d’accès.

D’un autre côté, vous devez déterminer si vous aurez besoin d’une solution comptable utilisable même en dehors de votre local professionnel. Pour cela, sachez qu’il existe des outils en ligne et d’autres que vous pourrez installer sur votre matériel informatique.

Plutôt ergonomique ou pratique ?

Souhaitez-vous un outil qui offre un excellent visuel ou voulez-vous plutôt miser sur leur praticité ? Vous pouvez aussi baser votre choix de logiciel selon votre réponse à la question. De préférence, nous vous conseillons de vous reposer surtout sur un logiciel facile et rapide à utiliser. Cela se montrera plus bénéfique pour l’équipe chargée des missions comptables. Bien entendu, trouver des outils qui combinent ces deux aspects constitue également une possibilité.

Les fonctionnalités que vous recherchez

En dernier lieu, mais sûrement un des critères les plus importants, de quelles fonctionnalités souhaitez-vous profiter ? En effet, vous êtes en mesure de porter votre choix sur un outil en vous basant sur ses fonctions.

Pour commencer, il doit bien évidemment se montrer facile d’utilisation et répondre à vos besoins sur le plan de la comptabilité. Veillez aussi à vérifier les aspects qui suivent :

• La qualité de la facturation (qui doit également être automatisée) ;
• La puissance du Big Data ;
• L’automatisation du processus financier ;
• La capacité de l’outil à concevoir un inventaire des stocks en temps réel.

D’un autre côté, certains logiciels proposent des services supplémentaires. Vous pouvez par exemple trouver chez certains :

• La gestion des ressources humaines ;
• L’administration des immobilisations ;
• La surveillance des activités et de l’évolution de l’entreprise.

Enfin, les services accessibles dépendent souvent de l’offre pour laquelle vous souscrivez.

Passez par une période de test

Parfois, même en connaissant tous les critères de choix, déterminer si un logiciel est réellement le bon s’annonce plus dur que prévu. Heureusement, la plupart du temps, vous avez la possibilité d’essayer gratuitement ces outils avant de prendre une décision définitive. Deux éventualités se présentent alors :

• Le site propose lui-même une version d’essai, mais celle-ci s’avère souvent incomplète ;
• Vous demandez à acquérir une version complète pour une période déterminée.