Comment choisir un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?

Peu importe la taille de l’entreprise, la gestion de la trésorerie requiert une grande précision et de vastes connaissances en comptabilité. Il s’agit là d’une mission complexe et souvent éprouvante. Pour venir en aide aux entrepreneurs de tous les niveaux, le logiciel de facturation s’impose comme la meilleure réponse au problème.

Quel genre d’outil est-ce ? En fait, c’est un programme qui a pour but de faciliter l’organisation de vos factures. Ceci, en fournissant une solution entièrement automatisée. Il prend effectivement en charge chaque étape de votre processus de facturation.

Vous gagnez beaucoup en optant pour l’usage de ce type de logiciel. Sont compris parmi ses avantages :

• la récupération automatique de toutes les données ;
• diverses fonctionnalités sur un seul outil ;
• la réalisation des tâches et la création des documents suivant les normes en vigueur ;
• moins de risques d’erreur ou d’oubli ;
• un gain de temps considérable.

Ainsi, le logiciel de facturation constitue un outil indispensable pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. De plus, il existe une grande variété de modèles pour répondre aux besoins de tous les entrepreneurs. Il vous suffit donc de dénicher celui qui répond le mieux à vos attentes.

Les critères de choix pour trouver l’outil parfait

La liste de logiciels de facturation disponibles est bien longue. Comment savoir sur lequel jeter votre dévolu ? Pour faire votre choix, vous devez vous baser sur des critères spécifiques. Ils vous permettront de définir l’outil qui saura vous aider dans l’accomplissement de vos tâches.

Les besoins de votre entreprise

Chaque entreprise a des exigences spécifiques lorsqu’il s’agit des facturations. Et le choix du logiciel de facturation dépend en premier lieu de ces besoins et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Certains outils se spécialisent dans des tâches précises comme la gestion commerciale ou la gestion des devis. D’un autre côté, il en existe qui proposent des services basiques. C’est à vous de définir ce qui vous est réellement nécessaire puis de prendre la décision.

La compatibilité avec vos autres outils

Il est possible que vous soyez déjà en possession d’autres applications qui vous aident dans la gestion d’entreprise. Ainsi, avant de valider l’achat d’un logiciel de facturation, vérifiez d’abord s’il se révèle compatible avec ceux entre vos mains. Cela facilitera leur utilisation et rendra fluide le traitement de vos données.

Ses différentes fonctionnalités

Comme vous le savez déjà, les fonctionnalités de votre logiciel de facturation relèvent d’une importance capitale. Afin qu’il vous soit réellement utile, il doit pouvoir assurer certaines tâches, surtout les plus répétitives. Les éléments les plus basiques et qui devraient être compris sont les suivants :

• la création de devis ;
• la conception de factures avec modèles prédéfinis ;
• la gestion des factures ;
• la gestion des informations des clients ;
• le traitement de cartes de crédit pour simplifier la facturation ;
• la gestion de la TVA ;
• un système de relance ;
• la gestion des devises ;
• le suivi des différentes opérations ;
• le contrôle du plan comptable ;
• une solution de paiement en ligne.

Bien entendu, vous pouvez également opter pour un logiciel qui propose la possibilité d’apposer une signature électronique. Cette fonction s’avère pratique pour éviter de perdre du temps dans l’élaboration d’un devis ou la validation d’une commande.

Le format du logiciel

Il existe différents types de logiciels selon leur format. Vous retrouverez par exemple des outils en cloud. Vous pouvez vous en servir uniquement en présence d’une connexion internet. En outre, des programmes à installer et utilisables hors-ligne existent également. Pour les entrepreneurs souvent en déplacement, des professionnels ont développé des applications mobiles.

Ergonomie, intuitivité et personnalisation

Outre le côté fonctionnel, prenez également en compte la praticité de votre logiciel. Il doit d’abord pouvoir vous offrir un aspect visuel agréable, ce qui vous procurera une bonne expérience d’utilisation. Il doit aussi s’adapter à n’importe quel support.

Par ailleurs, votre outil de facturation ne doit pas se révéler trop difficile à manipuler. Bien sûr, un logiciel professionnel comportera quelques fonctions complexes qui pourraient nécessiter une formation. Mais son rôle n’est pas de vous compliquer la tâche.

Enfin, vérifiez également s’il existe des possibilités de personnaliser l’outil selon vos préférences.

Le prix du logiciel de facturation

Les prix d’un logiciel peuvent varier considérablement. Choisissez celui qui entre dans votre budget.

Cependant, faites attention à ne pas vous laisser séduire par des prix trop bas. Les outils bon marché ne constituent pas forcément la solution dont vous avez besoin. Pensez d’abord à vérifier si l’outil contribuera ou non à la réalisation des tâches pour lesquelles il est destiné. Mieux vaut investir dans une application qui s’avèrera efficace, plutôt que d’opter pour la gratuité et se retrouver avec quelque chose d’inutilisable.

L’existence d’un bon service client

Bien que vous ayez choisi un logiciel facile d’utilisation, vous pourriez toujours avoir quelques questions à poser. Pour vous répondre, votre solution de facturation devrait vous proposer un service client que vous pouvez contacter à tout moment.

La sécurité et la conformité avec la loi

Enfin, utiliser un logiciel de facturation qui suit les obligations légales s’inscrit comme une priorité. Les données que vous manipulez doivent pouvoir rester en sécurité, protégées contre les risques de piratage ou de perte. Cette condition se révèle notamment primordiale pour les logiciels en ligne. Pour vous en assurer, n’hésitez pas à demander à votre fournisseur avant d’acheter votre application.