Comptabilité de caisse : Tout comprendre

Qu’est-ce que la comptabilité de caisse ?

C’est tout simplement une méthode d’enregistrement comptable qui consiste à saisir une opération sur le registre au moment même où l’entreprise réalise un encaissement ou un décaissement. En d’autres termes, l’écriture comptable doit avoir lieu dès que le client effectue le paiement, lorsqu’il s’agit d’une vente. Pour les dépenses, elle doit se réaliser quand l’argent est tiré de la caisse.

La comptabilité de caisse constitue donc une technique utilisée pour déclarer et suivre les dépenses et les revenus de l’entreprise. Se caractérisant par sa simplicité, elle convient à toutes les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur le revenu (IR), notamment celles classées dans la catégorie des bénéfices non commerciaux ou BNC. On parle ici des structures réalisant certaines professions libérales (notaires, médecins, avocats, etc.) et celles qui proposent des prestations de soins, techniques et intellectuelles.

Les sociétés qui exercent des activités commerciales, artisanales et industrielles peuvent aussi pratiquer, de façon temporaire, une comptabilité de caisse. Elle concerne particulièrement les entreprises soumises au régime réel simplifié de l’imposition ainsi que celles dans la catégorie BIC ou bénéfices industriels et commerciaux.

Comptabilité de caisse : quels sont les avantages de cette opération ?

L’entreprise peut tirer de nombreux avantages indéniables en adoptant une comptabilité de caisse. En effet, le suivi régulier des rentrées et sorties d’argent à travers la comptabilisation instantanée permet d’anticiper des problèmes plus ou moins graves, comme ceux liés à la fiscalité. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, l’entreprise dispose d’une preuve de la trésorerie.

Par ailleurs, l’écriture de tous les mouvements de caisse s’effectue dans un court délai grâce à la facilité d’utilisation de l’outil. Ce qui promet alors un gain de temps important.

Enfin, la comptabilité de caisse constitue d’une grande aide pour les dirigeants en leur permettant de surveiller de près les activités des agents qui se chargent de la manipulation des espèces. Cela évite les tentatives de détournement d’argent.

En somme, la comptabilité de caisse optimise la gestion des fonds d’une entreprise.

Comment réaliser une comptabilité de caisse ?

Dans un premier temps, il faut souligner que le solde de caisse doit obligatoirement être débiteur ou nul. Autrement dit, il ne doit en aucun cas y avoir plus de sorties que de rentrées d’argent, ce qui est le cas d’un créditeur. Pour y arriver, la caisse doit être débitée de la somme encaissée et créditée de la somme décaissée. Dans ce cas, pour comptabiliser les mouvements de caisse, l’entreprise divise les opérations comptables en deux tableaux distincts : un pour les recettes et un autre pour les dépenses.

Zoom sur la comptabilisation des encaissements

Pour une vente au comptant qui a été payée en espèce, le professionnel de comptabilité est tenu de débiter le compte 53 « Caisse ». En parallèle, il doit aussi créditer les comptes :

• 70 qui se portent sur les « Vente de produits, prestations de service et marchandises » et
• 44 571 relatifs à la « TVA collectée ».

Si le client a réglé sa facture par un autre moyen de paiement, il convient de remplacer le compte 53 « Caisse » par :

• le compte 5112 « chèques à encaisser »,
• ou le compte 511X « cartes bleues à encaisser ».

En cas de remis des espèces en banque, le professionnel doit créditer le compte 53 et débiter le compte 58 lié aux « virements internes ». En même temps, il crédite le compte 58 et crédite le compte 512 « banque ».

Pour toute transaction réalisée sur un compte bancaire professionnel, le crédit doit avoir lieu sur les comptes 5112 et 511 et le débit sur le compte 512.

Le point sur la comptabilisation des décaissements

Après accumulation des ventes, l’entreprise peut verser l’argent encaissé sur son compte bancaire. Elle doit dans ce cas :

• Débiter le compte 512 « Banque »,
• Créditer le compte 5112 « Chèques à encaisser » en cas d’encaissement par chèque,
• Créditer le compte 511 « Cartes bleues à encaisser » pour les encaissements à partir de la carte bleue.

Par ailleurs, les espèces remises en banque doivent être retirées de la caisse. Pour ce faire, il faut débiter le compte 58 « Virements internes » et créditer le compte 53 « Caisse ». Cette opération implique aussi le report de l’encaissement sur le compte en banque. Ainsi, il faut un débit sur le compte 512 « Banque » et un crédit sur le compte 58 « Virements internes ».

Dans le cas où l’entreprise effectue des paiements auprès de son ou ses fournisseurs, elle doit débiter le compte 401 « Fournisseurs » et créditer le compte 53 « Caisse ».

Quelles sont les règles à respecter pour une tenue de comptabilité de caisse correcte ?

La comptabilité de caisse doit être réalisée tous les jours. Il faut bien faire attention de manière à ce qu’elle ne contienne ni blanc, ni rature, ni surcharge. Toutes les données se doivent d’être numérotées et justifiées par une pièce comptable. Il peut s’agir d’une copie de facture, d’un ticket, d’un reçu ou autre.

À chaque fin de journée, il convient d’effectuer une vérification de solde. Pour cela, il faut se concentrer sur le solde théorique (solde de l’ouverture + encaissements – décaissement) ainsi que le solde obtenu d’un décompte physique. Pour justifier le solde de caisse, le commerçant peut se servir d’un agenda de caisse dans lequel les recettes journalières sont enregistrées. Cependant, si les opérations se révèlent plus complexes, l’idéal est d’utiliser un outil spécifique comme :

• Un brouillard de caisse : il permet d’enregistrer manuellement les détails de ventes au fur et à mesure de leur réalisation,
• Une bande de caisse enregistreuse : elle indique la désignation du produit ou du service vendu, le prix, la TVA applicable et la date de la vente.