Gestion de la paie : externaliser ou internaliser ?

Gestion de la paie : définition

La gestion de la paie est un élément central de la gestion administrative du personnel. Elle correspond à l’organisation des tâches administratives afférentes à la rémunération des salariés ainsi qu’au calcul des cotisations sociales. Elle implique au préalable un travail de collecte et de traitement des données relatives au mouvement des employés telles que :

• le planning ;
• la prise de congés payés ;
• les absences ;
• les heures supplémentaires ;
• l’arrivée de nouveaux collaborateurs ;
• les départs à la retraite ;
• etc.

Les informations recueillies permettent de calculer la rémunération des collaborateurs ainsi que les cotisations sociales et fiscales, les indemnités, les primes, etc. Le gestionnaire de paie procède ensuite à l’établissement du bulletin de paie et au versement du salaire. Il est également tenu d’élaborer différents documents sociaux liés à :

• l’embauche ;
• la rupture d’un contrat de travail ;
• la prise de retraite ;
• le solde de tout compte ;
• la déclaration de cotisations sociales auprès des organismes compétents ;
• la déclaration annuelle des données sociales ;
• etc.

Les enjeux de la gestion de la paie

Qu’elle soit internalisée ou externalisée, la gestion de la paie doit respecter une certaine conformité règlementaire. L’entreprise est alors tenue d’effectuer une veille juridique afin de suivre les éventuelles évolutions de la législation et du cadre conventionnel. Cette veille légale est capitale pour éviter des erreurs lors de l’établissement de la fiche de paie qui risquent d’induire :

• de lourdes sanctions financières en cas de contrôle de l’URSSAF ;
• un contentieux aux prud’hommes en cas de litige avec un salarié ;
• une erreur sur la déclaration sociale nominative (DSN) ;
• une perte de temps pour corriger les erreurs.

Outre le respect du droit social, l’entreprise doit également assurer la sécurisation des données de paie. Celles-ci sont en effet des informations sensibles et confidentielles. La moindre faille risque de nuire à la relation employé-salarié et de détériorer l’image de l’entreprise en interne. Sans oublier les sanctions administratives et judiciaires auxquelles est exposée l’entreprise.

La gestion de la paie en interne

Une entreprise peut décider de gérer la paie en interne. Dans ce cas, elle doit mettre en place un service spécifique « gestion de la paie ». Ce qui implique de recruter un gestionnaire de paie qui aura pour mission :

• la collecte et le traitement des informations liées à chaque salarié ;
• l’établissement de la fiche de paie ;
• l’administration du personnel ;
• l’établissement des déclarations sociales ;
• la rédaction des contrats de travail ;
• l’élaboration des documents relatifs à un départ à la retraite ou à la rupture d’un contrat de travail.

Quel est l’intérêt d’internaliser la paie ?

Les grandes entreprises choisissent souvent de gérer la paie en interne. S’occuper en intégralité de cette tâche permet d’avoir le contrôle total sur le processus de paie. L’employeur est plus autonome dans l’édition des fiches de paie et la réalisation des déclarations sociales. Avec ce choix, l’entreprise garde la confidentialité des données en tenant elle-même sa base de données. C’est également un bon moyen de conserver les compétences de paie en interne. Puis, en gérant la paie en interne, l’entreprise est plus souple et plus réactive pour répondre à des besoins spécifiques en rapport avec la rémunération d’un salarié.

Les inconvénients de l’internalisation de la paie

Internaliser la paie revient à investir dans un logiciel de paie. Ce dernier s’avère en effet indispensable pour simplifier les saisies et automatiser les calculs. Ce qui permet de réduire considérablement le temps consacré à l’établissement de la paie. Cependant, l’acquisition de cet outil implique de réaliser un investissement considérable, mais aussi de débourser des coûts supplémentaires liés aux mises à jour et à la maintenance. D’autant plus qu’il faudra également former l’équipe RH à sa manipulation. Par ailleurs, cette dernière doit en permanence suivre les évolutions de la législation en vigueur.

La gestion de la paie en externe

Une entreprise qui souhaite se défaire du processus chronophage de paie peut se tourner vers l’externalisation en sollicitant un prestataire externe. Ce dernier prendra alors en charge une partie ou l’intégralité de la gestion de la paie.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

L’externalisation de la paie confère de nombreux avantages. Tout d’abord, c’est une excellente alternative pour se libérer du temps afin de mieux se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Puis, ce choix permet de se dispenser de l’achat et de la maintenance d’un logiciel qui est souvent onéreux. Ce qui offre la possibilité de réduire les coûts de structure. Enfin, l’expertise du prestataire donne l’assurance d’être à jour sur les évolutions règlementaires. En effet, ce dernier est tenu d’effectuer en permanence une veille juridique et de mettre en conformité son outil de gestion.

Les inconvénients de l’externalisation de la paie

En déléguant la gestion de la paie, l’entreprise est dépendante du prestataire. Puisque celui-ci a d’autres clients, elle devra se résoudre à accepter les délais d’attente et de traitement qu’il impose. De même, confier la paie à un professionnel en externe revient à perdre les compétences sociales en interne ainsi que la maîtrise de l’information.

Il faut dire qu’externaliser la gestion de la paie demande une bonne dose de confiance en votre prestataire.

Internaliser ou externaliser la paie : quelle décision prendre ?

Pour bien choisir le mode de gestion de la paie à appliquer à votre entreprise, il est avant tout impératif de déterminer vos besoins et vos priorités. Également, posez-vous des questions sur le temps que vous pouvez allouer à cette tâche. Il en va de même pour le degré de contrôle que vous souhaitez disposer sur la production de la paie.

Le choix entre l’internalisation et l’externalisation de votre gestion de paie dépendra alors des critères suivants :

• le nombre de bulletins de paie mensuels à élaborer ;
• le coût de production d’une fiche de paie ;
• le budget dédié à la gestion de la paie ;
• le niveau de complexité des calculs ;
• les compétences en interne en matière de paie ;
• le niveau d’autonomie que vous souhaitez conserver.