Inventaire : Tout savoir

Inventaire : qu’est-ce que c’est ?

L’inventaire est un processus qui consiste à compter et à évaluer la valeur de tous les éléments qui composent les stocks d’une entreprise. Autrement dit, c’est une opération qui a pour objectif d’estimer la situation détaillée physique et financière du patrimoine de la société.

Il faut savoir que l’inventaire s’inscrit dans les exercices comptables de l’entreprise. Effectivement, les données recueillies sont enregistrées dans les bilans comptables, à savoir plus précisément, le livre d’inventaire. Cette opération demeure également essentielle pour une meilleure gestion administrative. En outre, bien que les structures, qui possèdent la qualité de commerçant, constituent les premières concernées, l’inventaire reste de rigueur pour toute entreprise.

Pourquoi réaliser un inventaire ?

Les raisons pour lesquelles il convient de procéder à un inventaire sont nombreuses. D’une part, il s’agit avant tout d’une obligation légale. En effet, la loi impose particulièrement à chaque commerçant d’effectuer un inventaire annuel des éléments actifs et passifs de leur entreprise. Ceci, pour connaître la valeur du stock de la société.

D’autre part, voici les autres raisons pour lesquelles réaliser un inventaire se révèle indispensable pour la vie de l’entreprise :

• Vérifier qu’aucun élément du stock ne manque à l’appel. Ceci permet de connaître s’il y a eu un détournement de marchandise ou des vols dans l’entrepôt.
• Déduire si l’entreprise s’appuie sur la bonne stratégie pour la gestion des stocks.
• Anticiper le bon comportement pour les décisions financières ainsi que les approvisionnements futurs de la société.

Quels éléments sont concernés lors de l’inventaire ?

Pour répondre à cette question, il faut connaître les principaux types d’inventaires.

L’inventaire des stocks

C’est l’opération basique de l’inventaire à proprement parler. Il consiste à compter tous les éléments détenus par l’entreprise. Cela englobe tout ce qui n’a pas été vendu (produits finis et en cours de fabrication) ainsi que les articles achetés et stockés dans l’entrepôt.

L’inventaire de caisse

Il concerne tous les éléments en rapport avec l’encaissement. On parle notamment d’éléments physiques, à l’instar de :

• La somme d’argent contenue dans la trésorerie,
• Les chèques et autres moyens de paiement qui n’ont pas encore été remis.

L’inventaire des immobilisations corporelles et incorporelles de l’entreprise

Les premières concernent les biens physiques (matériels et équipements, bâtiments, etc.). Quant aux secondes, elles concernent par exemple les brevets, les licences ou le fonds de commerce.

Quand réaliser l’inventaire ?

L’inventaire annuel ou inventaire intermittent

Selon l’article L. 123-12 du Code de commerce, les commerçants doivent inventorier au moins une fois tous les 12 mois l’ensemble des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. Cet inventaire annuel — ou inventaire intermittent — se réalise généralement lors de la clôture de l’exercice comptable. Après avoir répertorié tous les articles concernés, vous devez valoriser chaque élément. Cela vous permettra alors de connaître la valeur totale de votre stock actuel.

L’inventaire tournant

On parle d’inventaire tournant lorsque la société recense par tour une partie du stock. L’avantage de ce type d’opération se situe au niveau de la gestion des stocks et du bon maintien du contrôle interne. En effet, comme vous procédez par tour, vous n’immobilisez pas tous les éléments dans l’entrepôt. Autrement dit, les activités de l’entreprise peuvent se poursuivre.

Parfois, vous pouvez aussi penser à réaliser des inventaires à l’improviste pour mieux comprendre le fonctionnement de la tenue de la caisse ou de l’emmagasinage de la marchandise en entrepôt.

L’inventaire permanent

Si vous en avez la possibilité, cette forme d’inventaire vous permet de vous simplifier la tâche au maximum. L’inventaire permanent n’est autre que le fait d’enregistrer toutes les entrées et sorties de stocks en temps réel. Le contrôle des actifs en permanence permet de mieux anticiper la rupture de stock et le réapprovisionnement. Pour cause, c’est une bonne manière d’obtenir des données aussi précises que possible, ce qui facilite par la suite la prise de décision.

Bon à savoir

Il existe de nombreux logiciels qui permettent de réaliser un inventaire permanent de votre stock.

Comment réaliser votre inventaire en entreprise ?

Beaucoup pensent à tort que réaliser un inventaire reste une mission primaire, étant donné qu’il suffit de compter les éléments dans l’entrepôt. Malheureusement, cette opération constitue une mission bien plus complexe. Et ce, notamment s’il s’agit de répertorier une grande quantité d’articles où les risques d’erreurs sont élevées. De ce fait, pour un inventaire réussi, il faut beaucoup miser sur la partie logistique.

Avant l’inventaire proprement dit, il convient alors de bien préparer toutes les équipes qui interviendront sur le terrain. Pensez particulièrement à solliciter des équipes et des superviseurs d’un autre rayon ou d’un autre site. Pourquoi ? Ceci permet de limiter les risques de fraudes. Afin d’éviter les erreurs, il est sage de procéder à un double comptage.

Pensez par ailleurs à présenter des feuilles de comptage avec une double case pour inscrire le nombre total des éléments. Il convient aussi de souligner que les responsables ne doivent remplir ces listes qu’au stylo à encre pour — encore une fois — éviter les fraudes. Ensuite, une fois les comptes terminés, un superviseur doit vérifier et valider la prise d’inventaire. Une fois tout cela achevé, place à la valorisation du stock.

Enfin, lors de l’inventaire, il va falloir immobiliser la marchandise. Raison pour laquelle l’inventaire tournant constitue une solution de choix. Autrement, vous pouvez réaliser l’inventaire après les heures d’ouverture de votre magasin/société. Ceci, pour ne pas interrompre vos activités.

Bon à savoir

Pour connaître la valeur du stock, il suffit de calculer la quantité inventoriée multipliée par le coût de production ou d’acquisition de chaque élément.