Faire sa comptabilité en freelance

Du statut de l’indépendant

Exercer en freelance n’est pas un statut juridique. Dans leur activité, la plupart des indépendants deviennent une entreprise individuelle. En effet, il s’agit d’une structure demandant très peu de formalités.

Pour ses charges sociales, l’indépendant est directement assimilé au statut de travailleur non-salarié. De fait, il est rattaché au régime général de la Sécurité sociale. Pour ce qui est de son régime fiscal, il a le choix entre l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés.

Dans le cadre de l’impôt sur le revenu, le travailleur indépendant est imposé sur ses bénéfices dans la catégorie des :

• bénéfices industriels et commerciaux (BIC) lorsqu’il travaille dans le commerce ou l’artisanat
• bénéfices non commerciaux (BNC) dans le cadre d’une profession relevant d’une activité juridique (notaire, avocat, etc.), médicale (dentiste, sage-femme, etc.) ainsi que les métiers de conseils (financier, propriété industrielle, etc.)
• bénéfices agricoles (BA) pour les exploitants agricoles individuels.

Cependant, le travailleur indépendant peut également choisir d’autres formes d’entreprises.

Pour l’impôt sur les sociétés par contre, le freelance est imposé sur ses bénéfices selon un taux normal ou réduit lorsqu’il remplit les conditions d’éligibilité. En outre, il doit s’acquitter des charges sociales de son entreprise.

Les tâches comptables obligatoires pour le freelance

Faire appel aux services d’un comptable reste la meilleure solution pour faire sa comptabilité, mais cela demande l’allocation d’un budget dédié. Malgré que le freelance ne soit pas obligé de faire appel à professionnel du chiffre pour tenir sa comptabilité, il est tout de même tenu de remplir certaines obligations comptables. En effet, dans son activité, le travailleur indépendant doit produire certains documents comptables spécifiques.

La réalisation des devis

Avant chacune de ses prestations, le freelance est tenu de fournir un devis qui doit par la suite être approuvé par le client. Il constitue une trace écrite de l’accord entre les deux parties.

Ce document doit être le plus exhaustif possible. Outre la mention des informations concernant l’entreprise comme le nom, la raison et le siège social, le numéro de SIRET, etc.), il doit également décrire le service, les paramètres de calcul ainsi que tous les détails annexes comme la garantie, la modalité de paiement, etc.

L’émission de factures

Une fois la prestation du freelance achevée, il peut émettre une facture auprès de son client. Elle atteste de l’accomplissement des tâches demandées.

Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur une facture. Nous pouvons par exemple mentionner la date d’émission, le numéro, le délai de règlement, etc.

Pour réaliser une facture, il existe différents outils d’édition (logiciels, plateforme en ligne, etc.) payants ou gratuits.

La tenue des registres des recettes, des achats et de police

Il s’agit de documents à part entière. Toutefois, elles peuvent être demandées ensemble lorsque la situation le demande.

Le registre des recettes

Il permet de connaitre la valeur réelle du chiffre d’affaires à déclarer. D’où sa nature obligatoire.

Il permet aussi de suivre les impayés. Il est alors important de le remplir régulièrement. À chaque encaissement, le freelance doit entre autres inscrire la date, le nom du client, le type du justificatif de transaction, le mode de paiement, etc.

Le registre des achats

Pour sa part, ce document est utile pour les activités commerciales ou artisanales demandant l’achat de matériels ou de matières premières. En effet, il répertorie les achats essentiels à l’activité effectuée.

Sa tenue est l’apanage uniquement des vendeurs de marchandises, de fournitures et de denrées alimentaires.

Le registre de police

Ce dernier document concerne les commerçants de mobiliers ou de véhicules d’occasion ainsi que de métaux précieux. Obligatoire, il doit renseigner clairement l’origine du produit, le prix d’achat ainsi que la destination du produit.

Ce dispositif permet aux services de police et fiscaux de lutter contre le vol et la fraude. Pour le freelance, c’est la garantie de son intégrité.

À noter qu’un registre rempli doit être gardé au moins pendant 5 ans.

La déclaration de son chiffre d’affaires

Cette démarche demande un calcul exact du chiffre d’affaires selon un cycle mensuel ou trimestriel à la demande. Une fois le chiffre d’affaires déclaré, le freelance est tenu de régler les charges sociales et fiscales selon la nature de son activité.

Bon à savoir : l’indépendant doit conserver toutes les pièces justificatives de ses transactions. Les factures doivent ainsi être émises en double exemplaire.

Une comptabilité plus lourde en dehors du régime microfiscal

Opter pour un impôt sur le revenu au régime du réel engage l’indépendant à honorer de nombreuses obligations comptables. En effet, il doit également déclarer son chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF.

Par ailleurs, lorsque le freelance est imposé sur ses bénéfices dans la catégorie des BIC, il doit :

• tenir une comptabilité d’engagement pour les créances et les dettes
• remplir un livre-journal et un grand livre
• établir les comptes annuels.

Dans la mesure où le freelance est imposé sur ses bénéfices dans la catégorie des BNC, il est tenu de :

• tenir une comptabilité de trésorerie retraçant le mouvement financier
• enregistrer les encaissements et les décaissements
• garder les factures des dépenses et des impayées jusqu’au jour de la clôture de l’exercice.

Freelance, comment optimiser sa comptabilité ?

Le freelance peut très bien assurer sa comptabilité sans devoir passer par le service d’un professionnel. Il peut par exemple utiliser l’une des solutions suivantes.

Recourir au portage salarial

Il s’agit d’une relation tripartite incluant le freelance, son client et une société de portage salarial. Dans son exercice, l’indépendant signe un contrat de travail en CDD ou en CDI avec la société de portage. Les tâches comptables sont par la suite à la charge de l’employeur (la société de portage) contre un pourcentage prélevé sur le chiffre d’affaires.

Utiliser les logiciels compta

De nombreux outils, payants ou libres, viennent faciliter le quotidien des entreprises dans l’exécution de leurs tâches comptables. Les progiciels vont des généraux aux plus spécifiques.