Note de frais : Comment calculer les indemnités kilométriques ?

À propos des indemnités kilométriques

L’un de vos employés a recours à son propre véhicule dans le cadre de ses déplacements professionnels (rendez-vous d’affaires, séminaire, formation…) ? Dans ce cas, il peut tout à fait prétendre à un dédommagement de ses frais kilométriques. Et ce, qu’il se déplace en voiture, en scooter, à moto ou à vélo. Par contre, ce type d’indemnité permet de rembourser les déplacements faits en train, en avion ou en taxi.

Il faut savoir que les trajets domicile-lieu de travail peuvent donner droit à des indemnités kilométriques. Mais, à condition que cette possibilité soit mentionnée dans une convention collective, soumise à un mode de remboursement différent ou prévue pour le personnel d’astreinte.

Calcul des indemnités kilométriques : les véhicules concernés

Concrètement, le remboursement des notes de frais kilométriques intervient uniquement pour l’utilisation d’un véhicule :

• Qui appartient au salarié ou à l’un des membres de son foyer fiscal ;
• Dont l’employé constitue le copropriétaire ;
• Loué ;
• Prêté à titre gratuit (le salarié doit justifier la prise en charge de la quote-part des frais du véhicule).

À noter que les dépenses liées au covoiturage font l’objet d’une indemnisation, seulement si l’employé est propriétaire du véhicule.

Conditions de remboursement des indemnités kilométriques

Le dédommagement des frais kilométriques se trouve impérativement subordonné à la présentation d’un document qui justifie l’utilisation du véhicule dans le cadre de l’exercice de l’activité professionnelle de l’employé. Pour être valable, ce justificatif doit alors laisser apparaître les mentions suivantes :

• L’objet ou le motif professionnel du déplacement ;
• La date du déplacement ;
• La distance parcourue (en km) ;
• La puissance fiscale du véhicule.

Pour que le bénéficiaire puisse profiter des indemnités kilométriques, il doit également respecter les conditions suivantes :

• Il justifie d’un lien avec l’entreprise et travaille au profit de celle-ci ;
• Il utilise son véhicule personnel pour se déplacer, les véhicules de fonction étant exclus.

Outre les salariés, cet avantage peut aussi s’étendre aux dirigeants et associés de la société.

Calcul du remboursement des frais kilométriques : comment procéder ?

Les éléments à prendre en compte pour calculer les indemnités kilométriques

Il appartient à l’administration fiscale de définir le montant de remboursement des frais kilométriques. Dans cette optique, elle prend en considération les dépenses ci-après :

• Les frais d’assurance du véhicule ;
• Ses frais de nettoyage, d’entretien et de réparation ;
• Les coûts relatifs à son usure générale, à l’achat de pneus neufs et d’autres accessoires éventuels (casque, protection…) ;
• Les dépenses en carburant ;
• La dépréciation ou l’amortissement du véhicule.

En plus de ces éléments, d’autres facteurs entrent aussi en ligne de compte pour calculer les indemnités kilométriques :

• La fréquence d’utilisation du véhicule ;
• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• La puissance fiscale et la nature du véhicule (automobile, deux-roues…).

Par contre, le calcul ne couvre pas :

• Les frais de péage d’autoroute ;
• Les frais de stationnement (location de parking, parcmètre…) ;
• Le montant des intérêts des emprunts contractés pour l’acquisition du véhicule ;
• Le coût des réparations imprévues (en cas d’accident par exemple), à condition que cette complication soit liée à un déplacement professionnel.

À noter que les frais de péage et de parking sont à déduire à part.

Le barème des frais kilométriques, une référence pour les remboursements

Tout employeur a parfaitement bien la possibilité de calculer les indemnités kilométriques de son personnel. Pour cela, il doit tout simplement se baser sur le barème fixé par l’administration fiscale. Il s’agit d’un barème non négociable publié annuellement qui fait l’objet d’une revalorisation de 10 % pour 2022. Il varie notamment en fonction de la distance parcourue par le véhicule et de sa puissance fiscale, celle-ci étant plafonnée à 7 CV.

Concrètement, le calcul consiste à multiplier le nombre de kilomètres parcourus par un coefficient multiplicateur relatif à la puissance fiscale. Un montant bonus vient néanmoins s’ajouter au résultat si la distance parcourue se situe entre :

• 5 001 et 20 000 km pour une voiture ;
• 2 001 et 5 000 km pour un cyclomoteur de 50 cm³ ou moins ;
• 3 001 et 6 000 km pour une cylindrée supérieure à 50 cm³.

Pour les déplacements professionnels à vélo, l’indemnité accordée s’élève à 0,25 euro par kilomètre. Elle se voit exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an.

Quel logiciel de note de frais utiliser pour calculer les indemnités kilométriques ?

Pour calculer les indemnités kilométriques dues avec justesse et en toute simplicité, les entreprises optent aujourd’hui pour les logiciels de notes de frais. Ces outils de gestion permettent en effet de déterminer automatiquement le montant de ce dédommagement et ainsi de bénéficier d’un précieux gain de temps. De plus, cela réduit énormément les risques d’erreurs qui pourraient occasionner un moindre remboursement ou d’autres problèmes plus graves. En outre, l’utilisation de ces solutions garantit une plus grande conformité aux règles internes.

Quoi qu’il en soit, pour gérer comme il faut les notes de frais kilométriques de son effectif, une entreprise doit bien choisir son outil de travail. Voici donc quelques exemples de logiciels qui permettent d’accomplir cette tâche avec aisance :

• IK-Generator ;
• IZIKA ;
• Drive de SAP Concur ;
• Evoliz ;
• Expensya ;
• Cleemy ;
• Jenji…

Selon les besoins de sa structure, ses attentes et le budget alloué, une solution en particulier peut se révéler plus appropriée qu’une autre. En tout cas, mieux vaut investir dans un outil qui simplifie la vie des collaborateurs concernés comme le service comptabilité ou le département financier.