pourquoi externaliser son secrétariat ?

Les avantages de l’externalisation du secrétariat

La popularité de la solution après des professionnels se fonde sur de nombreux arguments, tous d’une importance capitale, à mettre sur son compte.

Un budget maitrisé

Confier la gestion du secrétariat à un prestataire, c’est avant tout faire des économies. En effet, vous réduisez considérablement votre coût en ressources humaines. La pratique vous libère également des démarches et des formalités demandées par l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire qui coûtent du temps et de l’argent (charges sociales, congés payés…).

De plus, vous n’avez pas besoin d’acquérir les ressources matérielles nécessaires comme un local, des matériels informatiques, des mobiliers… Cette solution convient particulièrement si vous pilotez une entreprise de petite ou de taille moyenne ne disposant pas assez de moyens pour gérer le secrétariat en interne. Vous serez uniquement facturé pour le service rendu et récupérez la TVA sur le coût total de la fourniture de services.

Des services sur mesure

L’avantage de recourir au télésecrétariat réside aussi dans le fait que ce sont les prestataires qui s’adaptent aux besoins du professionnel. Il est tout à fait possible de demander les services des fournisseurs le temps d’une période de surcharge ou d’urgence. Puis, vous pouvez externaliser votre secrétariat sur le long terme.

D’autant plus que vous avez la possibilité de choisir les missions à déléguer. Et tout cela, selon vos stratégies et politiques d’entreprise.

Une large offre de services

Les prestataires proposent toujours plus une large variété de services à l’adresse des professionnels. Depuis les missions de secrétariat classiques jusqu’aux nouveaux services demandant la maitrise d’outils modernes comme le lancement d’une stratégie web par exemple (développement de site internet, email marketing…).

Une productivité accrue

Finalement, l’externalisation du secrétariat donne à l’entreprise une meilleure image de marque. D’abord parce que les missions seront réalisées par des secrétaires compétents. Les clients auront une réponse rapidement et seront accueillis d’une manière chaleureuse et professionnelle.

Puis, car vous aurez droit à des matériels très performants pour la réalisation de toutes vos tâches de secrétariat. Ce qui vous permet, pour votre part, de vous concentrer sur le pilotage de votre activité.

D’ailleurs, la collaboration avec un prestataire peut avoir lieu immédiatement.

Le principe de l’externalisation du secrétariat

Externaliser le secrétariat revient à déléguer la gestion du secrétariat à un prestataire externe à l’entreprise. La pratique a été rendue possible par l’avancée des technologies des télécommunications et de l’informatique.

À titre de rappel, exercé dans un bureau, le secrétariat correspond à une fonction qui consiste à effectuer à la place d’un professionnel :

• la réception du courrier,
• la gestion des communications téléphoniques,
• la rédaction de comptes rendus divers,
• la gestion de l’emploi du temps…

Autant de tâches fastidieuses et chronophages, et pourtant vitales au fonctionnement et au développement de l’activité.

Bien qu’en règle générale, le tarif d’un télésecrétariat avoisine les 45 euros de l’heure sur le territoire national, un prestataire peut aussi être payé suivant le travail accompli. Puis, des majorations de plus de 15 % s’appliquent pour les missions urgentes.

Les rôles du télésecrétaire dans l’externalisation du secrétariat

Le télésecrétaire peut très bien travailler à son propre compte ou dans une entreprise de prestation de services.

D’ailleurs, bien que les clients disposent toujours plus de moyens pour contacter un professionnel (réseaux sociaux, email, chat…), le téléphone reste de loin le canal le plus sollicité.

Tout comme le secrétaire classique, le télésecrétaire assure à distance, grâce à des outils de télécommunication, la réalisation des tâches de secrétariat plus ou moins ordinaires :

• La permanence téléphonique,
• Les tâches administratives,
• La gestion de rendez-vous et d’agenda,
• La relation client,
• Le service après-vente…

Puis, compte tenu de la forte concurrence présente sur le marché, certains prestataires se sont spécialisés dans des domaines spécifiques : médicaux, juridiques, spécialisés…

Comment fonctionne l’externalisation du secrétariat ?

En tant que stratégie de gestion, l’externalisation de secrétariat demande une étude préalable avec le prestataire. Ce dernier pouvant s’agir d’un indépendant, d’un centre d’accueil téléphonique ou d’un centre d’appels.

Le télésecrétaire indépendant

Les autoentrepreneurs sont ceux qui proposent le tarif le plus bas du marché. En ce sens, il s’agit de la meilleure solution d’externalisation pour le professionnel avec un budget limité et exerçant dans un secteur peu concurrentiel. D’ailleurs, le suivi se voit facilité vu que les missions sont assurées par une même personne.

Par contre, tout comme le secrétaire en interne, l’indépendant travaille uniquement pendant les heures de bureau. De plus, le temps d’attente peut augmenter considérablement durant les périodes de forte affluence. Sans oublier le fait qu’en cas d’absence, vous n’aurez aucun remplaçant.

Le centre d’accueil téléphonique et d’appels

L’avantage de travailler avec une entreprise est qu’elle dispose d’une équipe de secrétaires capable d’offrir une plus grande disponibilité. En ce sens, il s’agit de la solution d’externalisation la plus sûre qui soit.

Bien que les compétences soient présentes, vous devez toutefois former le personnel selon vos besoins (stratégies et politiques d’entreprise).

Néanmoins, il devient plus difficile de piloter le secrétariat compte tenu de la taille de l’équipe. Les centres d’accueils téléphoniques sont plus plébiscités par les entreprises de petite ou de taille moyenne. Les centres d’appels eux conviennent mieux pour les grands comptes et les missions sont plus tournées vers le service client et le service après-vente.

Après l’étude, le prestataire est tenu de vous transmettre un devis qui doit être le plus abouti possible. Lorsque l’offre vous convient, vous signez le document. D’ailleurs, les secrétaires peuvent directement assurer les missions de secrétariat. À votre tour, vous devez régler les prestations selon les modalités convenues.