Quelles sont les obligations comptables d’un auto-entrepreneur ?

Tenir des livres de compte

La microentreprise possède deux livres de compte :

• le livre des recettes ;
• et le registre des achats.

Les chiffres enregistrés sur ces deux livres ne sont pas modifiables, le microentrepreneur ne peut donc pas utiliser un fichier Excel. En revanche, il a le choix entre différents documents :

• un livre comptable en version papier acheté dans le commerce ;
• un modèle officiel à télécharger sur le site de l’URSSAF ;
• un logiciel comptable en ligne adapté au régime de la microentreprise.

Le livre des recettes encaissées

Le livre de recettes détaille les recettes générées par la microentreprise. Il doit être tenu de façon ordonnée et être chronologique (mis à jour tous les jours). Ainsi, dès qu’un client a effectivement payé la prestation ou le service, l’opération doit être inscrite dans le livre de recettes.

Dans les détails, l’autoentrepreneur doit mentionner dans ce document comptable les informations suivantes :

• le montant de la recette ;
• l’origine, autrement dit le nom du client ou de la société mandataire ;
• la nature de la recette : il peut s’agir de la vente d’un produit, d’une prestation de service, etc.
•  le mode de paiement : carte bancaire, espèce, chèque, virement ou autre ;
• et les références des justificatifs : c’est-à-dire le numéro des factures ou des notes.

En principe, le livre de recettes prend la forme d’un tableau.

Le registre des achats

La tenue d’un registre des achats est obligatoire pour les microentrepreneurs dont l’activité consiste à la vente de marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter. Mais aussi pour les microentrepreneurs qui fournissent des prestations d’hébergement.

Le registre des achats récapitule l’ensemble des achats et des dépenses engagés chaque année pour la réalisation de l’activité de l’autoentrepreneur.

Comme le livre de recettes, le registre des achats doit aussi mentionner les informations suivantes :

• le montant de la recette ;
• l’origine, autrement dit le nom du client ou de la société mandataire ;
• la nature de la recette : il peut s’agir de la vente d’un produit, d’une prestation de service, etc.
•  le mode de paiement : carte bancaire, espèce, chèque, virement ou autre ;
• et les références des justificatifs : c’est-à-dire le numéro des factures ou des notes.

Grâce à la récapitulation des dépenses, l’autoentrepreneur peut facilement calculer le montant de ses charges annuelles. Et donc, évaluer si la microentreprise est en bonne santé.

À noter que le registre des achats doit être présenté à l’administration en cas de contrôle fiscal.

Bon à savoir : la non tenue de livres de recettes ou de registres des achats expose le microentrepreneur à des sanctions fiscales. Il en est de même si l’un de ces documents comptables est incomplet.

Déclarer le chiffre d’affaires

Le microentrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF, soit tous les mois, soit tous les trois mois. S’il n’a pas réalisé de chiffre d’affaires, le microentrepreneur doit simplement mentionner 0 € pour la période concernée.

Cette déclaration a un double objectif :

• calculer le montant de l’impôt sur le revenu ;
• calculer le montant des cotisations sociales.

La déclaration du chiffre d’affaires de la microentreprise se fait via le formulaire 2042 — C-Pro. Il s’agit d’un feuillet annexe à la déclaration de revenus du foyer fiscal. Elle se fait en ligne, en même temps que la déclaration de revenus.

Attention, une pénalité de 50 € pour chaque déclaration manquante est appliquée en cas de non-déclaration du chiffre d’affaires. Le microentrepreneur peut régulariser sa situation en fin d’année, à défaut, il sera taxé d’office sur une base majorée. Ce qui peut entraîner la perte du régime de la microentreprise.

Émettre des factures

Conformément aux règles communes de facturation, pour chaque vente ou prestation réalisée, le microentrepreneur doit remettre à son client une facture.

La facturation suit un formalisme strict auquel l’autoentrepreneur doit se conformer. À ce titre, chaque facture doit mentionner les informations obligatoires suivantes :

• la date d’émission de la facture ainsi que le numéro ;
• la date de la vente des marchandises ou la date d’exécution de la prestation ;
• l’identité du client et son adresse
• l’identité de l’autoentrepreneur : son nom, son prénom et son adresse ;
• le numéro du bon de commande ;
• le numéro SIREN de l’autoentreprise ;
• le descriptif détaillé des biens ou des services vendus : la nature, la quantité, le prix unitaire hors taxes, etc. ;
• les majorations éventuelles : frais de transport, frais d’emballage, etc. ;
• le taux et le montant de la TVA ;
•  éventuellement la mention « TVA non applicable — Art. 293 B du CGI » si la microentreprise bénéficie du régime de franchise en base de TVA ;
• le montant total des biens ou des services ;
• etc.

Attention, le manquement ou les erreurs sur la facturation exposent à des amendes qui peuvent être très lourdes.

• Amende fiscale de 15 € pour chaque mention manquante ou inexacte pour chaque facture, dans la limite de 1/4 du montant de la facture.
• Amende administrative pouvant aller jusqu’à 150 000 € si le client est une personne physique et 750 000 € si c’est une personne morale.

Conserver les pièces et documents comptables

L’autoentrepreneur a l’obligation conserver les pièces et documents comptables pendant 10 ans après la clôture de l’exercice comptable.

Ces documents concernent :

• les factures émises aux clients ;
• les factures des fournisseurs et des prestataires ;
• les livres de compte ;
• les relevés bancaires.

Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité de la microentreprise

Depuis 2015, l’ouverture d’un compte bancaire dédié est obligatoire pour tout autoentrepreneur qui réalise un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives.

Ce compte dédié servira à :

• encaisser les recettes ;
• payer les dépenses et les achats engagés dans le cadre de l’activité de la microentreprise ;
• prélever la rémunération de l’autoentrepreneur ;
• utiliser des moyens de paiement au nom commercial de la microentreprise : terminal de paiement de carte bancaire, chéquier, etc.
• obtenir un crédit.

Les autres obligations comptables du microentrepreneur

Dans certains cas, l’autoentrepreneur est soumis à des obligations comptables supplémentaires.

En cas d’exercice de plusieurs activités

Le microentrepreneur doit tenir une comptabilité pour chaque catégorie d’activité. Il doit regrouper dans le livre de recettes le chiffre d’affaires de chaque activité. Par contre, il ne transmettra qu’une seule déclaration de chiffre d’affaires.

Pour rappel, l’exercice de plusieurs activités n’augmente pas les seuils de chiffre d’affaires imposés par la loi.

Microentreprise sous le régime de l’EIRL

En plus de ces obligations comptables le microentrepreneur sous le régime d’EIRL doit également effectuer chaque année une actualisation de la déclaration d’affectation de patrimoine. Pour ce faire, il doit remplir un relevé d’actualisation du patrimoine affecté au 31 décembre et le déposer au même registre auprès duquel la déclaration initiale avait été déposée.