Quels sont les différents registres légaux pour une société et comment se les procurer ?

Les registres juridiques légaux

Le droit des sociétés impose aux entreprises la tenue d’un certain nombre de registres. Cela concerne entre autres le registre des assemblées générales, des bénéficiaires effectifs et des mouvements de titres.

Le registre des assemblées générales

Selon le Code de commerce, les sociétés civiles et commerciales doivent établir un registre des assemblées générales. Il s’agit d’un document servant à conserver les procès-verbaux des délibérations et des décisions faites par les associés durant la réunion en assemblée. Ce dernier présente un intérêt probatoire, mais permet aussi de classer de manière chronologique toutes les prises de décisions de l’entreprise.

Par ailleurs, les formes unipersonnelles telles que l’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL) et les Sociétés par Actions Simplifiée Unipersonnelle sont également concernées par cette obligation. À ce titre, on parle de registre des décisions de l’associé unique. D’une manière générale, un registre des assemblées générales comporte :

• Le lieu et la date de la tenue de la réunion ;
• L’identité des associés ;
• Le rapport sur le débat et les résultats des votes ;
• Les décisions prises.

Le registre des bénéficiaires effectifs

Ce registre RBE contient l’identité des véritables propriétaires et bénéficiaires de la structure juridique, c’est-à-dire toute personne physique détenant plus de 25 % de l’entreprise. Cette obligation a été mise en place en 2017 afin de lutter contre le terrorisme et le blanchiment d’argent. Elle concerne toutes les personnes morales ayant été immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Autrement dit les sociétés civiles, les sociétés par actions, les sociétés de personnes, les groupements d’intérêts économiques et les associations inscrites au RCS.

En principe, le dépôt du registre des bénéficiaires effectifs s’effectue en même temps que les procédures de création de la société.

Le registre des mouvements de titres

Ce type de registre révèle l’historique des mouvements affectant les titres de la société de façon chronologique. Ces mouvements concernent les opérations sur le capital de la société, comme les cessions d’actions, les donations d’actions… Si sa tenue ne s’avère pas obligatoire pour les sociétés de personnes et civiles, ce n’est pas le cas pour les sociétés par actions. En effet, celles-ci doivent avoir à disposition un registre des mouvements de titres côté et paraphé au greffe du Tribunal de commerce.

En outre, plusieurs informations doivent y être mentionnées à chaque opération, à savoir :

• La date des mouvements ;
• L’identité des titulaires des titres sociaux (anciens et nouveaux) ;
• La valeur nominale et le nombre des parts ou actions transmises ;
• Le numéro d’identification de l’associé cédant.

Les registres pour le personnel

Pour mieux gérer le personnel, le Code du travail impose aux employeurs d’établir des registres légaux. Ce sont généralement le registre unique du personnel et le registre des membres de la délégation du personnel du CSE. À noter que les institutions de contrôle ont la possibilité de vérifier que les dispositions sont bien appliquées conformément à la loi.

Le registre unique du personnel

Il s’agit d’un document constitué par le chef d’entreprise dès l’embauche du premier salarié ou l’arrivée d’un nouveau stagiaire. Il sert à lister dans l’ordre chronologique toutes les personnes entrant dans l’entreprise. En cas d’absence de mise à jour ou d’oubli d’une mention quelconque, l’employeur risque d’encourir une amende.

Ci-après les informations que l’on retrouve dans un registre unique du personnel :

• L’identité du salarié (nom, prénoms, date et lieu de naissance…) ;
• La nature de l’emploi ;
• La date d’entrée et de sortie dans l’entreprise ;
• Le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’insertion professionnelle…) ;
• Le type et le numéro d’ordre du titre valant une autorisation de travail pour les travailleurs étrangers ;
• L’identité, le lieu et la date de début et de fin du stage pour les stagiaires.

Le registre du Comité Social et Économique (CSE)

Tous les établissements possédant un CSE doivent produire ce type de registre. De ce fait, les entreprises employant plus de 11 salariés sont soumises à cette obligation.

L’utilité de ce registre réside dans le fait qu’il permet de notifier les demandes des délégués du personnel et les réponses apportées par le chef d’entreprise. D’autre part, le registre du CSE doit être mis à disposition des salariés, de l’inspecteur du travail et des membres même du comité. Dans le cas où le registre ne serait pas établi, l’employeur se voit sanctionner d’une amende de 7 500 euros. Celui-ci peut également écoper d’une contravention de 450 euros s’il ne présente pas le document à l’inspection du travail.

Les registres de sécurité

Les registres légaux liés à la sécurité regroupent essentiellement le registre des accidents du travail, le registre des contrôles de sécurité et le document unique d’évaluation des risques.

Le registre des accidents du travail (ou des accidents bénins) répertorie les accidents professionnels qui n’ont pas entraîné d’arrêt de travail ni de soins médicaux. Ce sont ceux qui n’ont pas été déclarés à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Néanmoins, la société doit remplir certaines conditions telles que la disposition d’un médecin et d’un poste de secours d’urgence pour bénéficier de ce régime.

Quant au registre des contrôles de sécurité, il sert à enregistrer les vérifications périodiques réalisées au sein de la structure. De fait, les matériels et équipements ainsi que les installations doivent être contrôlés régulièrement pour garantir le respect des obligations de sécurité.

Enfin, le document unique d’évaluation des risques permet de retranscrire l’ensemble des risques professionnels auxquels s’exposent les employés. La tenue de ce registre se révèle obligatoire pour toutes les formes juridiques d’entreprise, et ce, dès le recrutement du premier salarié. Il faut savoir que ce document nécessite une mise à jour annuelle par le chef d’établissement ou une autorité territoriale.

Comment obtenir les différents registres légaux ?

Les registres légaux sont des documents qui rassemblent des informations importantes sur l’entreprise, l’employeur et les salariés. Chaque chef d’entreprise doit en assurer la tenue, la complétion et l’actualisation, sous peine de subir des sanctions financières.

Pour se les procurer, il est possible de recourir à une plateforme juridique en ligne. En règle générale, cette dernière propose des registres obligatoires prêts à l’emploi afin de mettre la structure en conformité avec les mesures prévues par la loi. Il suffit de faire la commande, puis de se faire livrer directement à l’adresse souhaitée.