Quels sont les documents comptables obligatoires pour une SASU

SASU : quelles obligations en matière de comptabilité ?

La société par actions simplifiée unipersonnelle se trouve dans l’obligation de tenir une comptabilité régulière. En vertu de l’article R123-174, cette opération consiste à enregistrer chronologiquement les dépenses et les recettes de la société. Toute écriture comptable doit être documentée en l’appuyant avec une pièce justificative comme un ticket de caisse, une facture, un bulletin de salaire, etc. Notez que les mouvements de caisse de même nature et qui ont été réalisés en un même lieu et au cours de la même journée peuvent être justifiés par une pièce unique.

En outre, la SASU doit :

• Effectuer un inventaire au moins une fois par an pour évaluer les actifs et les passifs qui composent son patrimoine,
• Établir des comptes annuels sur la base des enregistrements comptables à la clôture d’un exercice.

Toutes les pièces comptables d’une SASU doivent être conservées pendant dix ans. Vu qu’elles sont relativement nombreuses (ce que nous allons détailler plus bas), il convient d’adopter une méthode d’archivage efficace pour éviter les désordres. Dans cette optique, il est possible de classer les documents en version papier selon leurs utilités et leurs domaines, ceci, par ordre chronologique. Par ailleurs, la numérisation des documents comptables constitue aussi une solution pratique. Pour ce faire, il suffit de se servir d’un logiciel dédié.

Quoi qu’il en soit, la SASU peut engager ou non un expert-comptable pour gérer sa comptabilité. Ceci ne relève pas de ses obligations, mais est conseillé pour éviter toutes sortes d’erreurs lors de l’acheminement des opérations.

Les livres comptables à tenir obligatoirement

Conformément à l’article 2 du Décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, la SASU doit tenir des livres comptables pour enregistrer les opérations liées à sa caisse. Dans ce cadre, deux documents entrent en ligne : le livre-journal et le grand livre.

Le livre-journal

Appelé aussi journal général, celui-ci retrace tous les mouvements de crédits et de débits au niveau des comptes de l’entreprise. Les données doivent y être enregistrées au jour le jour et de façon chronologique et détaillée en suivant le plan comptable utilisé par la société. À cet effet, ce document doit comporter la date de l’opération, le numéro des comptes encaissés et décaissés ainsi que le numéro de la pièce comptable justificative. L’intitulé de l’écriture et le montant de l’opération s’ajoutent également à ces mentions obligatoires.

Le grand livre

Ce second document reprend les mêmes informations que celles consignées dans le livre-journal. Il met en évidence l’ensemble des opérations comptables effectuées par l’entreprise pour une lecture et un suivi simples des transactions. Les mouvements sont classés dans la colonne du débit ou du crédit et sont répartis par compte de la classe 1 à 7 suivant l’ordre de numéro prévu dans le plan comptable. On parle ici des comptes de capitaux, d’immobilisations, de stocks et en cours, de tiers, financiers, de charges et de produits. Le grand livre doit aussi contenir :

• Le numéro et le nom de compte
• Les détails de l’opération (date, libellé, référence)
• Le montant de l’encaissement ou du décaissement
• Le journal utilisé
• Le solde en début du compte et le solde final.

Pour rappel, la tenue du livre d’inventaire, qui regroupe les actifs et les passifs de la société, est devenue facultative depuis le 1er janvier 2016. Néanmoins, elle reste fortement conseillée pour mieux contrôler l’état des stocks et analyser leur stratégie de gestion. Mais aussi pour détecter les besoins en approvisionnement de la société.

Documents comptables obligatoires pour une SASU : les documents liés aux comptes annuels

À la fin de chaque exercice, la SASU est tenue d’élaborer des comptes annuels sur la base des écritures comptables. Elle doit également transmettre un exemplaire de ces documents au greffe du tribunal de commerce dans le premier mois suivant leur approbation par l’assemblée générale ordinaire. En cas de non-respect de cette formalité, la société est passible de sanctions pénales.

Pour réaliser les comptes annuels, le chargé de comptabilité doit établir trois états distincts : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale.

Le bilan comptable

Il s’agit d’un document qui démontre une synthèse du patrimoine détenu par la SASU et atteste sa solidité financière. Le bilan comptable communique donc les éléments constituant les actifs (ce que l’entreprise possède) et les passifs (les dettes à payer). Citons par exemple :

• Les immobilisations
• Les stocks
• Les créances clients
• La trésorerie
• Les capitaux propres
• Les dettes commerciales, fiscales et sociales
• Etc.

Si le bilan comptable est vu comme une garantie de solvabilité pour les créanciers, il constitue un outil indispensable pour une bonne gestion des activités pour le président de la SASU.

Le compte de résultat

C’est un état financier qui présente les charges et les produits de la société par actions simplifiée unipersonnelle. Les produits concernent les sommes encaissées par le biais des ventes de marchandises ou la réalisation des prestations. Quant aux charges, elles désignent les sommes dépensées tout au long de l’année d’exercice. La différence entre ces deux facteurs forme le résultat net ou le solde de l’entreprise. Ce document permet de ce fait de déterminer si la SASU a réalisé des bénéfices ou si elle a généré des pertes.

L’annexe légale

Cet état comptable a pour objectif d’apporter des explications et des précisions utiles pour bien comprendre le bilan et le compte de résultat. Par ailleurs, il est à noter que les SASU soumises au régime de la micro-entreprise peuvent ne pas établir une annexe légale, à condition qu’elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants durant l’année d’exercice comptable :

• 10 salariés
• 350 000 euros de bilan total
• 700 000 euros de chiffre d’affaires hors-taxe (HT).