Le changement d’adresse d’une SARL : comment faire ?

Qu’est-ce qu’une SARL ?

La SARL est une Société À Responsabilité Limitée. Cela signifie que la responsabilité des associés est limitée à leurs apports dans la structure. Ces apports peuvent être numéraires (sous forme d’argent) ou matériels (machine, véhicule, outil, etc.).

La SARL est l’une des formes juridiques possibles pour une personne morale. Elle est créée par des statuts constitutifs avec au moins deux associées qui peuvent être des personnes physiques ou morales (si l’un des associés est une personne morale, il est forcément représenté par une personne physique qui est identifiée dans les statuts).

Elle dispose d’un capital social qui est au minimum de 1 € et elle est soumise au régime fiscal de l’impôt sur les sociétés (IS). Elle est dirigée par un gérant qui est nommé par les associés, parfois dans les statuts, parfois par le vote d’une assemblée générale. Ce gérant peut être l’un des associés, mais ce n’est pas obligatoire.

Pourquoi changer l’adresse de votre SARL ?

Les motifs fréquents de changement d’adresse

Les raisons pouvant motiver le déménagement du siège social d’une SARL sont multiples :

• délocalisation de l’activité pour réduire les coûts, obtenir une meilleure visibilité ou pour un besoin de plus d’espace lié à votre croissance ;
• déménagement du gérant ;
• optimisation fiscale, le but est alors de profiter d’un taux CFE plus faible ou de s’implanter dans une zone apportant des exonérations fiscales. Ce peut être aussi pour bonifier sa performance financière en limitant ses charges ;
• expulsion (suite à un sinistre avec impossibilité de réinstaller l’activité au même endroit, pour déclaration d’insalubrité du bâtiment, à l’issue de la durée légale de votre bail, etc.) ;
• souhait de bénéficier d’une adresse prestigieuse pour améliorer son image de marque en faisant appel aux services d’une société de domiciliation comme Kandbaz.

Les avantages d’un nouveau siège social pour votre entreprise

Les avantages d’un nouveau siège social pour votre SARL dépendent de la solution que vous aurez choisie.

Le changement de local professionnel

Sauf si ce déménagement est contraint, il est logique de changer pour mieux. Un nouveau local sera plus spacieux, mieux agencé, plus moderne, mieux situé, plus accessible, etc. Cela influera positivement sur votre activité :

• renforcement de votre image de marque ;
• augmentation de la clientèle et donc de votre chiffre d’affaires ;
• accroissement de la productivité de vos employés, il est prouvé que l’on travaille mieux dans un environnement amélioré ;
• si vous déménagez pour réduire vos coûts de fonctionnement, vous bonifierez d’autant votre performance financière, ce qui est un gage de crédibilité auprès de vos partenaires.

La société de domiciliation, l’exemple de Kandbaz

Selon votre activité, il peut être très avantageux de domicilier le siège social de votre SARL chez un prestataire spécialisé :

• adresse prestigieuse toujours située au cœur d’un écosystème économique dynamique et porteur ;
• allègement des charges fixes, coûts sérieusement réduits par rapport à la location et l’entretien d’un local professionnel ;
• flexibilité du contrat avec 3 mois minimum contre un engagement 3/6/9 ans pour un bail classique ;
• domiciliation envisageable n’importe où sur le territoire français, d’où la possibilité de choisir la zone la plus intéressante sur le plan fiscal ;
• latitude de bénéficier de nombreux services annexes (gestion du courrier et de la téléphonie, assistance administrative, juridique et comptable, location de bureaux équipés et de salles de réunion, etc.), vous ne payez que ce que vous utilisez vraiment ;
• simplicité et praticité, un contrat de domiciliation se met en place en quelques clics.

Bon à savoir : si vous faites le choix Kandbaz, nous vous délestons des démarches de changement d’adresse de votre SARL et nous nous occupons de tout.

Les étapes clés du changement d’adresse d’une SARL

Le changement d’adresse de votre SARL nécessite six étapes.

Étape 1 : Prendre la décision en Assemblée Générale

À moins que le gérant n’ait reçu statutairement tous les pouvoirs (ce qui est peu courant), il ne peut pas décider seul du déménagement du siège social de la SARL. Pour faire voter ce changement, il doit convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) au cours de laquelle le changement d’adresse sera soumis au vote. La décision est prise à la majorité des votes des associés présents ou représentés. Le poids de leur vote dépend du nombre de parts que chacun possède. La délibération est reportée sur un procès-verbal d’AG.

Le conseil de Kandbaz : si possible, lors de la constitution de votre SARL, évitez les situations où tous les associés ont le même nombre de parts. Même si cela semble être la solution la plus équitable, c’est le blocage assuré de toute évolution en cas de discorde entre les associés.

Étape 2 : Modifier les statuts de la SARL

L’adresse de la SARL fait l’objet d’un article dans les statuts. C’est une obligation réglementaire. Comme pour toute transformation d’une personne morale, le changement d’adresse entraîne une mise à jour des statuts.

Les statuts modifiés sont paraphés, datés et signés par tous les associés.

Étape 3 : Publier un avis de changement d’adresse dans un journal légal

Tous les événements de la vie d’une entreprise, de sa création à sa dissolution, doivent faire l’objet d’un avis publié dans un journal d’annonces légales (JAL).

Bon à savoir : si vous changez de département, vous devrez publier deux avis, un dans l’ancien et un dans le nouveau.

Étape 4 : Mettre à jour le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Une fois que les démarches prérequises sont effectuées, vous êtes prêt à transmettre votre dossier aux greffes du tribunal de commerce compétent. C’est lui qui va officialiser le changement d’adresse de votre SARL. Vous devez envoyer :

• le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire mentionnant la décision de transfert du siège social ;
• un exemplaire des statuts mis à jour ;
• le ou les justificatifs de publication de l’annonce légale au JAL ;
• le formulaire cerfa M1 nécessaire à toute modification apportée à une personne morale, rempli et signé par le gérant ;
• le justificatif d’occupation du nouveau local (titre de propriété, bail, facture de fournisseur d’énergie, contrat de domiciliation) ;
• le chèque d’acquittement des frais de greffes.

Étape 5 : l’information des tiers

Le changement d’adresse de votre SARL n’est pas une opération neutre. Afin de vous assurer que toutes les communications vous parviennent, vous devez faire modifier votre adresse officielle auprès de tous les services avec lesquels vous êtes en relation :

• le RCS, qui réalise la mise à jour, est informé de fait ;
• le Centre de formalités des entreprises (CFE) ;
• l’administration fiscale ;
• l’URSSAF ;
• les autres organismes sociaux (prévoyance, retraite) ;
• vos partenaires commerciaux (clients, fournisseurs)
• votre banque ;
• votre expert-comptable et commissaire aux comptes s’il y a lieu ;
• votre assureur.

Bon à savoir : vos cotisations d’assurance, local comme RC pro, tiennent compte de l’adresse de votre activité. Cela s’explique par le fait que certaines zones sont statistiquement plus ou moins risquées (intempéries, vols, vandalisme, etc.). En effet les primes d’assurance sont calculées par rapport aux probabilités de réalisation d’un risque. Si vous ne déclarez pas votre déménagement à votre assureur, vous ne serez sans doute pas dédommagé en cas de sinistre. Selon la gravité des faits, un sinistre mal ou pas indemnisé peut conduire à la faillite de l’entreprise.

Étape 6 : la mise à jour de tous les documents

L’adresse du siège social de votre SARL figure obligatoirement sur tous vos documents, lorsqu’elle change, vous devez les mettre à jour :

• contrats ;
• conditions générales de vente ;
• bons de commande, devis et factures ;
• cartes grises des véhicules ;
• etc.

Les frais associés au changement d’adresse d’une SARL

Le coût du changement d’adresse d’une SARL dépend de la solution adoptée.

Les frais inévitables

Quelle que soit la solution choisie, vous devrez au moins vous acquitter de :

• les frais de publication d’une annonce légale d’environ 150 € qui varient selon le département, et qui peuvent être multipliés par deux si vous devez publier deux avis ;
• les frais de greffes dépendent également du tribunal concerné, ils sont d’environ 200 € ;
• les dépenses liées à la mise à jour de tous les documents (administratifs, juridiques et comptables) sont plus difficiles à chiffrer.

Les frais annexes aléatoires

Dès les premières démarches, vous pouvez avoir des frais supplémentaires :

• selon la taille de la SARL, l’organisation de l’AGE peut nécessiter l’envoi de convocation en recommandé, la location d’une salle voire le recours à un secrétaire indépendant pour retranscrire le PV ;
• si vous faites appel à un avocat, un expert-comptable ou tout autre professionnel pour la rédaction des statuts modifiés, vous devrez vous acquitter de ses honoraires ;
• un déménagement dans un nouveau local peut entraîner des frais de résiliation du bail actuel, des frais de création du nouveau bail, une caution, des travaux, un coût pour le déménagement ;
• vous pouvez éventuellement avoir des frais de redirection de courrier et subir une augmentation de votre cotisation d’assurance (ce qui sera inévitable si votre nouveau local est plus grand).

Les pièges à éviter lors du changement d’adresse d’une SARL

Pour que le changement d’adresse de votre SARL se passe le plus sereinement possible, vous devez rester vigilant sur certains points

Ne pas informer les salariés en amont

Les associés et le gérant ne sont pas les seuls à être impactés par le déménagement de la SARL. Cela peut effectivement avoir une incidence sur le travail de vos employés, mais cela peut également affecter leurs vies privées. Par exemple, un salarié qui se retrouverait à habiter plus loin de son lieu de travail devrait prévoir des temps de trajet plus importants, le cas échéant une modification du mode de garde de ses enfants, etc. Ainsi, il serait pénalisé par des contraintes et des frais supplémentaires.

Il est donc crucial d’échanger avec eux en amont pour les mettre en confiance et lever leurs éventuels blocages. Personne n’aime être mis devant le fait accompli. Vous risqueriez une démotivation générale, une baisse de productivité, voire des démissions.

Le changement d’adresse est déjà parfois un grand chamboulement pour vos clients, ce n’est pas le moment d’amplifier la confusion en remplaçant les équipes.

Oublier de notifier les partenaires et clients

S’il est important de communiquer en interne, la communication externe n’est pas à négliger. Vous devez avertir tous vos partenaires commerciaux de la mutation.

Au-delà de la simple information, il s’agit de vous interroger sur ce que la modification de l’adresse de votre SARL changera pour chacun. Des désagréments ponctuels ? Un bouleversement radical des habitudes ? En fonction des points de frottements identifiés, il faudra réfléchir à des solutions pour les atténuer au maximum.

Faire des erreurs dans les documents officiels

Pour que l’adresse de votre SARL soit mise à jour le plus rapidement possible, il vous incombe de constituer un dossier complet avant de le déposer aux greffes du tribunal. Toute omission ou bévue générera des allers-retours entre l’administration et vous, rallongeant d’autant le temps d’instruction. Par exemple :

• oubli d’un document ;
• manque de conformité du PV d’AGE ou des statuts mis à jour (paraphe ou signature absents) ;
• un seul avis d’annonces légales alors qu’il en faudrait deux ;
• etc.

Stopper l’activité commerciale

Il est primordial de prévenir une rupture de votre activité. Il faut essayer de perturber le moins possible les habitudes de vos acheteurs pour les garder les plus fidèles possibles. Il est malheureusement très fréquent de constater une érosion de la clientèle après un déménagement. La continuité de votre activité est également nécessaire pour maintenir l’alimentation de votre trésorerie. Cela vous évitera des difficultés pour assumer vos charges courantes et les frais supplémentaires liés au déménagement.

Le changement d’adresse d’une SARL à l’échelle numérique

Mettre à jour les informations sur les plateformes en ligne

Le premier janvier 2023 a marqué un tournant dans la simplification des démarches des professionnels. Depuis, vous pouvez, entre autres, signaler le transfert de votre siège social en ligne, directement depuis le portail du guichet unique. Pour cela, il vous faudra juste créer un compte utilisateur si vous n’en avez pas déjà un.

Bon à savoir : le fait d’effectuer les démarches en ligne simplifie la procédure, mais ne l’allège pas pour autant. Vous êtes tout de même tenu de fournir la totalité des pièces auparavant demandées.

Communiquer en ligne sur le changement d’adresse de la SARL

Pour la publication de l’annonce légale de transfert du siège social de votre SARL, vous avez la possibilité de passer par un SPEL (Service de Presse en Ligne). C’est plus rapide, puisque la parution est immédiate, et souvent moins onéreux. L’annonce est alors accessible depuis n’importe où.

Concernant vos clients, vous pouvez aussi les informer par voie électronique, c’est beaucoup moins fastidieux et beaucoup plus économique que par courrier. Plusieurs canaux sont disponibles :

• site internet ;
• réseaux sociaux ;
• newsletter (assez pratique car vous avez l’assurance de n’exclure aucun des clients enregistrés dans votre base).

Pour la plupart de vos autres partenaires, il sera également possible de les prévenir par e-mail.

FAQ sur le changement d’adresse d’une SARL

Combien de temps faut-il pour changer l’adresse d’une SARL ?

Tout dépend des délais pris par chacun des intermédiaires et de votre capacité à fournir un dossier conforme du premier coup, mais il faut compter un à deux mois après la prise de décision.

Est-il possible de changer l’adresse de sa SARL en ligne ?

Oui, depuis le premier janvier 2023 en passant par le portail du guichet unique.

Quelles sont les conséquences fiscales d’un changement d’adresse ?

Évolution de votre taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) qui dépend de la commune dans laquelle votre SARL est domiciliée ;

Possibilité de bénéficier de dispositifs d’exonérations de charges ou d’impôt sur les sociétés si vous vous installez au cœur d’une zone économique prioritaire aidée.

Doit-on avertir l’administration fiscale lors de changement d’adresse ?

Oui, il est obligatoire d’informer l’administration fiscale du transfert de votre siège social. Le fisc a besoin de savoir où vous joindre en cas d’impératif et où vous envoyer vos appels d’échéances, vos déclarations de TVA, etc.

Vous êtes invité à le faire le plus rapidement possible. En cas de non-respect de cette injonction, vous encourez une amende.

Comment mettre à jour une adresse sur un Kbis ?

Vous n’avez pas de démarche particulière à accomplir. Dès que les greffes ont mis votre situation à jour, vous recevez un extrait Kbis actualisé avec la nouvelle adresse.

Qui peut décider de changer l’adresse d’une SARL ?

En principe, la décision de modifier l’adresse d’une SARL relève de la compétence exclusive des associés réunis en assemblée générale extraordinaire (AGE). Cependant, les statuts peuvent prévoir que le gérant est en mesure de prendre cette décision seul à condition qu’elle soit ensuite ratifiée par l’AGE. Dans certains cas, le déménagement peut être contraint (local sinistré, bail échu, expulsion, etc.).

Quelles sont les conséquences du changement d’adresse d’une SARL ?

Le changement d’adresse d’une SARL entraîne plusieurs conséquences :

• mise à jour de l’immatriculation de la société au RCS : Le nouveau siège social sera inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
• mise à jour des cartes bancaires et des chèques : Il faudra informer la banque de la nouvelle adresse de la société pour que les cartes bancaires et les chèques soient mis à jour ;
• mise à jour des sites web et des documents commerciaux : L’ensemble des supports de communication de la société (site web, cartes de visite, brochures, etc.) doivent être mis à jour avec la nouvelle adresse ;
• information des clients et fournisseurs : Il est important d’informer les clients et fournisseurs de la société du changement d’adresse.

Y a-t-il des formalités particulières à respecter en cas de changement de département ?

Si le changement d’adresse implique un changement de département, des formalités supplémentaires sont à accomplir :

• inscription à la nouvelle chambre de commerce et d’industrie (CCI) : La SARL doit s’inscrire à la CCI du nouveau département ;
• publication de deux avis dans deux journaux d’annonces légales (un qui dépend de l’ancien tribunal de commerce et un qui dépend du nouveau) ;
• modification du numéro Siret : Le numéro Siret de la SARL sera modifié par l’INSEE.

Que faire en cas de perte du Kbis après un changement d’adresse ?

En cas de perte du Kbis (extrait du registre du commerce et des sociétés) après un changement d’adresse, il est possible d’en demander une nouvelle copie au greffe du tribunal de commerce.

Comment savoir si le changement d’adresse d’une SARL a bien été effectué ?

Vous en serez informé lors de la réception du Kbis actualisé. Si vous souhaitez vérifier avant, vous pouvez le faire depuis le guichet unique ou le site société.com qui est mis à jour en temps réel.

Quels sont les risques de ne pas changer l’adresse d’une SARL ?

Outre une amende pour non-respect d’une obligation légale, vous prenez plusieurs risques :

• ne pas recevoir des courriers très importants pour votre activité (notamment vos échéances fiscales) ;
• des pénalités de retards pour non-paiement de factures que vous n’auriez pas réceptionnées ;
• problème de communication avec vos partenaires ;
• dégradation de votre image de marque (ce n’est pas positif de recevoir en retour des courriers non distribués).

Puis-je changer l’adresse de ma SARL moi-même ?

Oui. Vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé, mais rien ne vous empêche d’effectuer vous-même les démarches à partir du guichet unique.