Un logiciel comptable est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

À quoi servent les logiciels de comptabilité ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes contraint de tenir un livre de recettes. À l’intérieur de celui-ci se trouveront tous vos numéros de factures, les noms de vos clients, vos revenus, etc. Alors, pour éviter de s’éparpiller dans vos comptes, un logiciel de comptabilité vous sera très utile. Ce programme informatique financier retranscrit toutes les opérations effectuées par l’entreprise avec ses partenaires (associés, fournisseurs, clients, banques). Il permet également de garder une tenue de compte cohérente de la société . Pouvant être acheté à un éditeur de logiciels ou développé au sein de l’entreprise elle-même, il offre des modèles de devis et de facturation adaptés à chaque activité.

Pour mieux gérer une entreprise et être plus serein en cas de contrôle fiscal, certains éditeurs de logiciels offrent même des fonctions plus avancées : outil de relance client, gestion des immobilisations, suivi des paiements ainsi que des commandes et même un accompagnement par des experts-comptables. Le tout dans le but de faciliter les formalités sur la gestion financière.

Quelles sont les obligations comptables des micro-entreprises ?

La Loi Anti-Fraude pour auto-entrepreneur du 29 décembre 2015 (Loi n°2015-1785) obligeait initialement les dirigeants d’entreprises assujettis à la TVA à utiliser un logiciel de gestion certifié afin de lutter contre les fraudes. Ce qui était jugé comme un frein à certains entrepreneurs à la création d’entreprises. Mais depuis le 1er janvier 2018, après de vives critiques, le gouvernement est revenu sur cette obligation. Ainsi, les seuls soumis à recourir à un logiciel certifié sont ceux qui dépassent les seuils d’assujettissement à la TVA, notamment les activités de vente au détail (épiceries, petits commerces et restaurants).

Pour les auto-entrepreneurs bénéficiant du régime social de micro-entreprise, ils doivent quand même tenir une comptabilité allégée comprenant obligatoirement :

• les devis : comprenant toutes les coordonnées de micro-entreprise ainsi que du client, sa validité, sans oublier les frais de service ;
• les factures : constatant les modalités et détaillant les prestations ou les marchandises vendues ;
• l’ouverture d’un compte dédié : si le Chiffre d’Affaires dépasse les 10 000 euros pendant deux ans ;
• la déclaration du CA une fois par mois ou tous les trimestres (il est à noter que le fait de ne pas faire de chiffre d’affaires doit aussi être déclaré) ;
• le livre de recettes ou livre-journal mis à jour comprenant la date d’encaissement, le montant, l’origine des recettes, leur nature, le mode de règlement (si c’est supérieur à 1000 euros, le paiement en espèce est interdit), ainsi que les références des pièces justificatives ;
• le registre des achats mentionnant les dépenses de nature professionnelle (son principe est similaire au livre des recettes).

Les autres moyens à disposition pour tenir sa comptabilité

Une comptabilité faite à la main

La méthode de la vieille école ! Si vous avez la chance d’élaborer votre comptabilité sur papier, utilisez un support avec des feuilles numérotées ou achetez des livres de recettes et des registres d’achats disponibles dans les papeteries. Il faudra toutefois que vous disposiez de quelques réflexes cruciaux en gardant tous les documents importants dès le début de votre activité : achat, vente, frais, etc. Tous les documents de transaction doivent impérativement être conservés. Ces preuves légales seront réclamées lors de vos états financiers en fin d’exercice ou par un expert-comptable si vous décidez de faire appel à son service.

La création d’un fichier Excel

Normalement pour un micro-entrepreneur, utiliser un fichier Excel pour sa comptabilité est proscrit. Pourtant, les chambres de commerce et d’industries suggèrent un fichier téléchargeable, ce qui porte à croire que c’est finalement possible. Avec ce classeur, vous pourrez suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, des profits, des dépenses. L’autre gros avantage de cette solution réside dans sa confidentialité. En effet, vos données comptables restent sur votre ordinateur et ne se partagent pas en ligne. Pour plus d’efficacité, il est préférable de séparer en fichiers numérotés les dépenses personnelles du bénéfice de l’entreprise si le micro-entrepreneur ne dispose pas encore de comptes bancaires séparés . L’URSSAF (Union de Recouvrement de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales) accepte également les fichiers Excel pour ses déclarations. Son utilisation s’avère alors d’une grande utilité pour un jeune entrepreneur au début de son activité.

Utilisation d’un logiciel de gestion pour auto-entrepreneur

Les comptes d’une micro-entreprise étant facilités, un logiciel comptable reste donc superflu. Par contre, un logiciel de gestion serait plus utile, car il faciliterait les devis, les facturations, rapprochement bancaire, relances pour clients ainsi que la gestion de la trésorerie. Certains programmes offrent même la possibilité de payer directement ses cotisations tout en déclarant son chiffre d’affaires. Vous trouverez sur le marché une multitude de programmes s’adaptant à vos demandes sur la gestion de votre micro-entreprise : plateformes de gestion, logiciels en ligne, outils gratuits… Le tout pour gagner du temps et se faciliter la tâche.

Recourir à un expert-comptable

Soyons d’abord clair, faire appel à un expert-comptable n’est pas exigé. Cependant, ces spécialistes présentent des atouts importants pour le suivi de vos finances : tenue du livre des recettes et du registre des achats, la facilitation des démarches administratives, rédaction des statuts, établissements d’études financières, sans oublier les conseils d’un vrai professionnel. Il vous protège alors des erreurs qui pourraient arriver, tout en vous aidant à réduire vos coûts sur le long terme. La gestion de votre comptabilité se trouve donc grandement allégée. Par contre, la tarification des services de cet expert peut se montrer conséquente pour un auto-entrepreneur au début de son activité.