Qu’est-ce qu’une boîte postale ?

Tout savoir sur les boîtes postales

Une boîte postale convient aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers. Elle permet de recevoir le courrier à l’intérieur d’une boîte aux lettres sécurisée et privée. Il s’agit d’une alternative intéressante pour les professionnels ne disposant pas de bureaux, les entreprises dépourvues d’un service de gestion du courrier, ainsi que les professionnels travaillant à domicile qui souhaitent avoir une adresse professionnelle différente de leur adresse personnelle. Il convient de connaître la définition d’une boîte postale, ses avantages et ses inconvénients, la procédure à suivre pour en ouvrir une, ainsi que les différences entre boîte postale et domiciliation commerciale.

Définition d’une boîte postale

Située dans un bureau de poste ou une agence postale, une boîte postale est une boîte aux lettres externalisée. Toute personne physique ou morale peut en posséder moyennant un abonnement périodique.

Elle permet à un professionnel ou un particulier de recevoir son courrier. L’entreprise devra charger une personne pour récupérer le courrier durant les horaires d’ouverture et d’accessibilité de l’agence postale, en lui fournissant un code de verrouillage et un numéro. Le numéro de la boîte postale est affiché à la place de l’adresse, après les initiales BP. En revanche, la mention BF n’est pas nécessaire pour les entreprises qui sont spécialisées dans les boîtes postales destinées aux particuliers.

Une boîte postale est une solution efficace contre les défaillances dans la gestion des colis et du courrier. Le courrier reçu sera conservé en toute sécurité au bureau de poste jusqu’à ce qu’il soit récupéré par le destinataire. Les entreprises dépourvues d’un service dédié à la gestion du courrier adoptent souvent cette pratique avantageuse.

Les avantages et les inconvénients d’une boîte postale

Une boîte postale présente aussi bien des avantages que des inconvénients, notamment pour les entreprises.

Les avantages de la boîte postale

Les avantages d’une boîte postale sont nombreux. Elle permet une meilleure gestion des colis et du courrier au sein d’une entreprise. Cette solution est particulièrement adaptée aux travailleurs indépendants car elle leur évite de communiquer leur adresse personnelle à leurs collaborateurs.

Les entreprises ayant une boîte postale peuvent se passer d’un service de gestion du courrier. En outre, il est plus facile de marquer un numéro de boîte postale que d’écrire une adresse complète sur un colis ou une lettre. En effet, une simple erreur dans l’adresse ou le nom de l’entreprise entraîne des risques de perte ou de renvoi à l’expéditeur. Une boîte postale permet d’éviter les pertes de lettres ou de colis importants. La livraison des courriers et des colis postaux est souvent prioritaire. Dès l’ouverture de l’agence postale, le professionnel pourra les récupérer sans recourir au service d’un facteur.

Les boîtes postales accueillent également tous types de colis et de lettres, peu importe leur taille et leur nombre. Si le professionnel ne dispose pas de suffisamment de temps pour récupérer son colis, celui-ci pourra rester à l’intérieur de la boîte postale, sans risque de détérioration à cause des aléas climatiques. Comme la boîte postale permet de stocker des lettres et des colis en toute sécurité, le professionnel pourra travailler en toute sérénité.

Les inconvénients de la boîte postale

Il est impossible d’utiliser une boîte postale pour la transmission de certains documents comme les factures. De plus, de nombreux organismes privés n’envoient ni de colis ni de courriers à l’adresse d’une boîte postale.

Bien qu’elle soit pratique dans certaines situations, elle présente certaines limites :

• Elle doit correspondre à la ville où se trouve votre entreprise ou dans laquelle vous résidez ;
• Son usage est limité car certains bureaux de poste ne bénéficient pas d’un service de boîte postale ;
• Une boîte postale n’a pas de vocation administrative et légale et ne peut pas être déclarée comme siège social d’une entreprise. Pourtant, les courriers importants sont directement envoyés à l’adresse du siège social ;
• La réception du courrier est l’unique service proposé.

Comment ouvrir une boîte postale ?

La procédure d’ouverture d’une boîte postale est assez simple pour les entreprises et les particuliers.

Démarches pour ouvrir une boîte postale

Pour ouvrir une boîte postale, vous devrez vous rendre dans une agence postale située dans votre zone géographique. Il vous suffit ensuite de demander à un agent de poste de vous créer une boîte postale et de souscrire un abonnement. Vous aurez besoin d’un numéro de SIRET pour prouver que votre siège social se situe dans la zone appropriée. Les personnes physiques ont seulement besoin d’un justificatif de domicile.

Après la remise des pièces justificatives, il suffit d’opter pour une formule d’abonnement au choix et de choisir les modalités de paiement (numéraire, chèque, carte bancaire, etc.).

Vous aurez ensuite à signer un contrat pour ouvrir votre boîte postale. La signature de mandats autorisant une autre personne que le dirigeant d’entreprise à récupérer les courriers est nécessaire.

Parfois, certaines options payantes sont également proposées (alertes par mail ou SMS, réexpédition du courrier par des postiers, etc.). Un préavis d’un mois est à prendre en compte pour la résiliation d’une boîte postale. Pour ce faire, vous devrez envoyer un courrier avec avis de réception à votre agence de souscription.

Les mentions nécessaires pour envoyer un courrier

Plusieurs mentions sont exigées pour envoyer un courrier à l’adresse d’une boîte postale, à savoir :

• La mention « boîte postale » ou les initiales « BP » ;
• Le nom du bureau de poste ;
• Le numéro de la boîte postale ;
• La ville et le code postal ;
• Le nom et le prénom du destinataire ;
• Le nom de l’entreprise.

Le nom de l’entreprise et du destinataire sont obligatoires uniquement en cas d’envoi enregistré.

Quelle différence entre boîte postale et domiciliation commerciale ?

Une boîte postale est généralement placée dans un local de stockage de courrier professionnel ou dans un bureau de poste. Chaque société peut accéder à son casier individuel à des horaires fixes avec l’aide d’une clé de verrouillage et d’un numéro. Contrairement à une boîte de domiciliation pouvant être délivrée par plusieurs organismes ou sociétés, une boîte postale ne peut être délivrée que par la poste.

La domiciliation commerciale, quant à elle, propose des prestations plus complètes, à savoir : un transfert de lettres et de colis, un service de gestion de courrier, un service d’assistance, de comptabilité ou de conseils juridiques. Outre la gestion du courrier, les entrepreneurs qui sollicitent des entreprises de domiciliation bénéficient de nombreux services d’accompagnement (service de modification de statuts, de création d’entreprise, de location de salles de réunion et de bureaux, etc.).

Une boîte postale constitue une alternative intéressante à court terme pour le stockage des courriers. Toutefois, cette solution peut impacter négativement sur l’image de l’entreprise à long terme. Par contre, la domiciliation postale est plus avantageuse. Les entreprises de domiciliation offrent la possibilité de récupérer les courriers liés à votre activité à leur adresse. À l’inverse des boîtes postales, vous pourrez choisir une adresse prestigieuse pour votre société de domiciliation afin de valoriser l’image de votre entreprise.

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