Changement de domiciliation : tout savoir

Les différents types de domiciliation d’entreprise

Si la domiciliation de votre entreprise est une obligation légale, plusieurs possibilités s’offrent à vous pour la concrétiser.

Le recours à une société de domiciliation

Certaines sociétés, comme Kandbaz, sont spécialisées dans la domiciliation d’entreprises. C’est la solution clé en main pour une domiciliation sereine. Les équipes peuvent vous conseiller, vous accompagner ou carrément s’occuper des démarches pour vous.

Outre la localisation de votre établissement à une adresse souvent stratégique et la gestion de votre courrier, vous avez accès à toute une gamme de services à la carte (gestion administrative, prise en charge de la téléphonie, assistance juridique et comptable).

La domiciliation à l’adresse personnelle

Il est possible de domicilier son entreprise dans sa résidence principale. C’est le procédé qui est le plus souvent utilisé par les auto entrepreneurs et autres TPE (Très Petites Entreprises). C’est la solution de facilité, surtout si vous n’avez pas besoin de recevoir du public.

Vous devez être propriétaire de votre hébergement ou recueillir l’accord écrit du propriétaire si vous êtes locataire ou accueilli à titre gratuit.

Soyez vigilant si vous résidez dans un logement collectif. Il arrive qu’un règlement de copropriété interdise l’exercice de certaines professions. Pour dissiper le doute, interrogez votre syndic avant de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle.

La domiciliation dans un local professionnel

Tous les métiers ne sont pas exerçables depuis votre domicile. Vous pouvez avoir besoin de recevoir des clients, d’héberger des salariés, de stocker des marchandises ou du matériel. Vous pouvez aussi ne pas disposer d’un espace suffisant chez vous pour vous permettre de travailler correctement. Pour son activité, il est fréquent d’avoir à louer un magasin, un bureau ou un entrepôt. Dans ce cas-là, vous signez un bail qui autorise l’exercice de votre profession à cet endroit-là ainsi que sa domiciliation.

La domiciliation dans un espace de coworking

Vous n’avez pas la possibilité d’exercer votre activité chez vous ? Le coworking vous ouvre les bras. Ces espaces de travail partagé vous proposent de louer un bureau et des salles de réunions à la demi-journée, la journée, la semaine ou au mois. Certains fournissent des bureaux fermés, d’autres des open-spaces ou un mix des deux.

Attention, tous ne permettent pas de domicilier son entreprise. Si c’est votre objectif, renseignez-vous avant de vous inscrire.

Les étapes clés du changement de domiciliation

Étape 1 : Prendre la décision en interne

Entraînant une modification des statuts et du Kbis, le changement de domiciliation d’une entreprise constitue une décision importante. À cet effet, elle doit être validée en amont par l’organe compétent. Celui-ci varie selon votre forme juridique.

Dans le cas d’une EI (Entreprise Individuelle), micro-entreprise ou auto-entreprise, l’entrepreneur décide seul, il n’a pas à accomplir de procédure spécifique en interne. C’est la même chose pour la SARL unipersonnelle (ou EURL) et la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) puisque ce sont des personnes morales avec un seul associé, qui a forcément les pleins pouvoirs.

Pour une SARL (Société à Responsabilité Limitée), les gérants peuvent acter la décision lors d’une assemblée générale extraordinaire (c’est-à-dire convoquée hors obligation annuelle, pour un ordre du jour particulier) sous réserve d’une ratification des associés. Si le projet vise à transférer le siège social dans un département autre que l’actuel, la décision revient aux associés détenant plus de la moitié des parts sociales.

En ce qui concerne la SAS (Société par Actions Simplifiée), les modalités de prise de décision suivent les clauses prévues dans les statuts. L’opération peut ainsi être assurée par le président, le comité de direction ou l’assemblée générale.

Pour une SCI, les statuts peuvent planifier ou non des mentions portant sur la décision de déménagement. Le cas échéant, les protocoles se conforment aux dispositions définies. Le cas contraire, l’adoption de la décision doit se faire à l’unanimité des associés.

En tout cas, la décision de changement de siège social doit être formalisée. Cela s’effectue généralement par un procès-verbal de l’assemblée, confirmé par les associés (présents ou représentés) et signé par le président de séance.

Étape 2 : Modifier l’adresse officielle de l’entreprise

Une fois que le dirigeant a choisi de déménager ou que l’assemblée générale a approuvé le changement de domiciliation, il faudra procéder à la modification des statuts. Cet acte constitue une obligation pour rendre la décision effective. Il convient alors de mettre à jour la clause relative au siège social en la remplaçant par la nouvelle adresse administrative et fiscale. Par la suite, tous les associés doivent parapher et signer les statuts actualisés.

Étape 3 : Publier l’annonce légale de transfert

Pour cette prochaine étape, le chef d’entreprise est tenu de publier un avis de modification d’adresse dans un journal d’annonces légales (JAL). Il dispose d’un délai d’un mois pour l’accomplir. Visant à tenir les tiers informés du changement, cette annonce doit donc mentionner l’ancien et le nouveau siège social de la société. Si le transfert a lieu dans le même département, les éléments suivants viennent s’ajouter à ces points :

• Le statut juridique de la société ;
• La raison sociale ;
• Le numéro d’immatriculation de l’ancienne adresse ;
• Le montant du capital social.

Dans le cas où le nouveau siège social envisagé se situe dans un autre département, certaines clauses doivent entrer en ligne, en plus de celles citées pour le cas précédent. En effet, il faut indiquer la mention du transfert du siège social, le numéro SIRET ainsi que le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) compétent pour l’immatriculation de la société.

Par ailleurs, il est à souligner que pour un transfert dans le ressort d’un autre tribunal, l’annonce devra être publiée dans le JAL du département de départ et, également, dans le JAL du département d’arrivée.

Étape 4 : Enregistrer le changement auprès du CFE

Pour que le transfert de votre siège social soit effectif, il faut obligatoirement une inscription modificative au Registre de commerce et des sociétés (RCS). Dans ce cadre, le dirigeant doit accomplir une déclaration auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) ou du greffe de tribunal du commerce dont dépend le nouveau siège social. Il est alors tenu de faire parvenir, par voie postale ou dématérialisée, un dossier comprenant :

• Le formulaire M2 cerfa n° 11682*03 (déclaration de modification d’une personne morale) dûment complété ;
• Une copie des statuts à jour, datés et signés ;
• Une attestation de parution dans un ou des JAL ;
• Une copie de la décision de transfert du siège social certifié conforme par le représentant légal ;
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, titre de propriété, facture d’électricité…) ;
• Une délégation de pouvoir du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même les documents.

La réalisation de ces formalités amène le changement de l’adresse sur le Kbis de l’entreprise.

Comment choisir le nouveau lieu de domiciliation ?

Les critères de choix pour une nouvelle adresse

Afin d’être en mesure de faire le choix le plus pertinent possible, vous devez vous poser certaines questions :

• Quels seraient les avantages et inconvénients à domicilier votre entreprise chez vous ? (C’est la solution la plus simple et économique, mais peut-être n’avez-vous pas envie que vos clients connaissent votre adresse personnelle.)
• Quels seraient les avantages et inconvénients à domicilier votre société dans votre local d’exploitation ? (peut-être avez-vous intérêt à dissocier activité et gestion, par exemple pour des raisons de confidentialité vis-à-vis de vos employés.)
• Est-ce que votre business profitera d’une adresse prestigieuse, voire parisienne pour le commerce international ? (Pour les partenaires d’affaires étrangers, la France se résume souvent à Paris.)
• Avez-vous besoin de vous rendre régulièrement sur votre lieu de domiciliation ?
• Avez-vous besoin de déléguer vos tâches chronophages et non productives pour être en mesure de vous concentrer sur votre développement commercial ?

L’impact d’une nouvelle adresse sur votre clientèle et votre image de marque

Personne n’est choqué de voir une entreprise domiciliée à l’adresse personnelle de l’entrepreneur. De même, il est assez logique d’avoir son siège social sur son lieu d’exploitation.

En revanche, selon votre activité, le fait de bénéficier d’une belle adresse peut être un réel plus. Effectivement, une adresse au cœur d’une zone économique dynamique ou dans un quartier prestigieux véhicule une image de sérieux et de stabilité. Elle inspire confiance à vos partenaires : clients, fournisseurs et investisseurs.

Considérations logistiques et accessibilité

Si vous avez juste besoin de domicilier votre siège social, vous pouvez passer par n’importe quelle société de domiciliation en France, même si c’est loin de chez vous. Toutes les formalités sont gérables à distance et votre courrier peut vous être réexpédié ou scanné.

Si vous devez recevoir des clients, avoir un accès permanent à un bureau ou entreposer des marchandises, il faudra vous inquiéter de l’accessibilité des lieux.

Un local professionnel bien placé est visible, proche des infrastructures permettant de s’y rendre (axes routiers majeurs, gare, port, etc.) et dispose d’un parking.

Bon à savoir : vous n’êtes pas obligé de domicilier votre activité sur votre lieu d’exploitation.

Les coûts afférents à la domiciliation de votre entreprise

Le coût de la domiciliation de votre entreprise va dépendre de la solution que vous aurez choisie :

• Elle est gratuite chez vous (sauf si vous décidez que votre entreprise vous paiera un loyer) ;
• Elle dépend du montant du loyer pour un local dont vous seriez locataire. Compte tenu de tous les facteurs qui entrent en jeu, il est impossible de donner un coût moyen. Selon la région, la commune, le quartier, l’emplacement, l’état du local, l’accessibilité, les éventuels commerces environnants, etc., la fourchette s’étend de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros par mois. C’est une logique identique si vous achetez vos murs pros, le prix dépendra des mêmes critères ;
• Au sein d’une société de domiciliation, il vous en coûtera d’une vingtaine à quelques centaines d’euros selon l’adresse choisie et les services auxquels vous souscrivez.

Les incidences légales et fiscales du changement de domiciliation

Le fait de changer l’adresse de votre siège social n’est pas neutre. Selon votre situation, l’impact sera plus ou moins notable. Avant de vous lancer, et pour éviter les mauvaises surprises, il vaut mieux prendre un maximum de renseignements.

Incidences fiscales du changement de domiciliation de votre entreprise

Si vous changez de pays, l’impact fiscal sera assez significatif selon la législation du pays concerné : impôt sur les sociétés, droits de douane, TVA, impôts locaux, cotisations sociales.

Si vous changez de ville, votre taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) changera. Il s’agit en effet d’un impôt local qui est déterminé par la commune.

Si vous déménagez dans la même commune, il n’y aura pas de changement fiscal.

Les obligations et conséquences juridiques liées à un changement de domiciliation d’entreprise

Le changement d’adresse de votre siège social vous contraint à certaines formalités qui ne s’arrêtent pas à la modification de votre Kbis.

• Pour commencer, vous avez l’obligation de mettre tous vos documents à jour (contrats, cartes de visite, supports publicitaires, site internet, conditions générales de vente, etc.) ;
• Juridiquement, vous ne dépendez souvent plus du même tribunal de commerce, de la même chambre de commerce ou de la même chambre des métiers ;
• Vous avez l’obligation d’informer tous vos partenaires de ce changement : clients, fournisseurs, administration fiscale, banque, organismes sociaux, etc.

Bon à savoir : N’oubliez pas d’avertir votre assureur. Votre adresse est effectivement l’un des critères de calcul de votre prime (certaines zones sont statistiquement plus risquées que d’autres). Un déménagement de siège social peut générer une augmentation ou une baisse du montant de la cotisation de votre RC PRO (assurance Responsabilité Civile Professionnelle.)

Changement d’adresse et immatriculation

Le numéro d’immatriculation d’une entreprise, SIRET, est composé du SIREN (les neuf premiers chiffres) et du code NIC (les cinq derniers chiffres).

Le numéro SIREN reste inchangé pendant toute la durée de vie de votre entreprise.

En revanche, le code NIC (également appelé code établissement), et donc votre numéro SIRET, change à chaque déménagement.

Bon à savoir : si vous changez de pays, vous devrez dissoudre votre société en France et en créer une nouvelle dans le pays destinataire.

Les retombées d’un changement de domiciliation sur les contrats commerciaux en cours

Il n’y a pas de retombées particulières sur les contrats commerciaux en cours, sauf dans le cas où le contrat impose une préférence locale. C’est-à-dire que si vous déménagez trop loin, le contrat peut être rompu.

Cependant, il peut y avoir de lourdes conséquences sur vos performances financières si vous bénéficiez d’un dispositif fiscal avantageux lié à une durée minimale de localisation, et que vous déménagez avant expiration du délai. Par exemple :

• Certaines communes incitent financièrement les entreprises à s’installer sur leur territoire, en déménageant sans respecter le délai minimum imposé, vous pourriez être contraint de rembourser les aides reçues ;
• Si vous quittez les dispositifs de type ZRR (Zone de Revitalisation Rurale) ou ZFU (Zone Franche Urbaine) avant le délai minimal imposé de cinq ans, vous devrez vous acquitter du rappel des charges que vous auriez dû payer sans ce dispositif d’aide.

Les aides et accompagnements disponibles

Vous souhaitez déplacer votre siège social, mais l’étendue des démarches à effectuer vous semble infranchissable ? Pas d’inquiétude, plusieurs possibilités d’accompagnement s’offrent à vous.

Les services publics d’assistance aux entreprises

N’hésitez pas à vous rapprocher des structures d’accompagnement classiquement dédiées aux professionnels, elles sont en capacité de vous aider dans toutes vos démarches, y compris pour un changement de domiciliation. Par exemple :

• La Chambre de commerce et de l’industrie (CCI) ;
• La Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) ;
• Le Service entreprises de votre commune.

Les consultants spécialisés

Votre comptable est votre premier interlocuteur quand il s’agit de modifier votre société. Si une situation complexe le justifie, vous avez également la possibilité de faire appel aux services d’un avocat d’affaires. Il sera par exemple en mesure de vous conseiller sur des points particuliers liés à la fiscalité.

Vous êtes auto-entrepreneur et vous n’avez pas de comptable ? Pas de problème, de nombreux free-lances proposent leurs services d’assistance administrative.

Bon à savoir : si vous choisissez de passer par une entreprise de domiciliation d’entreprise, comme Kandbaz, ils pourront prendre en charge vos démarches de changement d’adresse de votre société.

FAQ : tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le changement de domiciliation

Comment s’opère le changement au niveau national ou international ?

Un changement d’adresse sur le territoire français est une formalité assez simple. En revanche, si vous délocalisez votre siège social à l’international, vous devrez dissoudre votre société française et en créer une autre dans le nouveau pays. Selon la législation du pays en question, il peut être judicieux de vous faire accompagner par un professionnel pour faciliter les démarches.

Quels sont les délais à respecter pour une domiciliation ?

Pour une création, la domiciliation de votre entreprise est simultanée avec l’immatriculation.

Pour un déménagement, vous devez effectuer la modification dans un délai de :

• 30 jours si vous changez d’adresse, de commune ou de département ;
• 3 mois si vous changez de région.

Pour tout manquement constaté à cette obligation, vous encourez une amende de 135 €. Si votre société n’est plus domiciliée nulle part, vous risquez la radiation.

Bon à savoir : les services publics n’ont pas tous les mêmes délais de traitement des dossiers. Pour éviter de vous retrouver dans l’illégalité, n’attendez pas le dernier moment pour entamer les démarches.

Doit-on renouveler les documents officiels après le changement d’adresse ?

Oui. Le Kbis est automatiquement mis à jour, mais il vous incombe de gérer le reste : certificats d’immatriculation de vos véhicules professionnels (ex-cartes grises), attestation d’assurance pro, RIB, contrats, conditions générales de ventes, etc.

Pourquoi changer de domiciliation ?

Plusieurs possibilités :

• Vous déménagez (résidence principale ou local d’activité) ;
• Vous avez décidé de séparer vie privée et vie professionnelle, ou adresse de gestion et adresse d’exploitation ;
• Vous faites le choix de passer par une entreprise de domiciliation pour bénéficier d’une adresse prestigieuse, de la gestion de votre courrier ou de votre téléphonie, et d’un réseau d’affaires.

Quels sont les documents obligatoires lors d’un changement d’adresse de ma société ?

Si vous êtes un entrepreneur individuel, le formulaire Cerfa suffit.

Pour une personne morale, vous devrez rajouter le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire autorisant le changement, les statuts modifiés, le justificatif de jouissance du nouveau local (titre de propriété, bail, contrat de domiciliation), le justificatif de parution dans un journal d’annonces légales.

Quelles sont les conséquences du changement d’adresse de mon entreprise ?

Le changement d’adresse d’une entreprise peut avoir plusieurs conséquences :

• Modification du numéro SIRET ;
• Mise à jour des informations auprès des organismes tiers : Vous devez informer vos clients, fournisseurs, partenaires, banques, administrations, etc., de votre nouvelle adresse ;
• Mise à jour de votre site web et de vos supports de communication.

Quel est le coût du changement d’adresse de mon entreprise ?

Le coût du changement d’adresse d’une entreprise varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise, des prestations choisies (publication au JAL, assistance d’un prestataire, etc.) et du choix de votre nouvelle adresse.

Puis-je changer l’adresse de mon entreprise sans modifier mes statuts ?

Non, le changement d’adresse d’une société implique nécessairement une modification des statuts de l’entreprise. Cette modification statutaire doit être décidée par l’assemblée générale des associés ou des actionnaires, puis faire l’objet d’une publication au JAL.

Comment changer l’adresse de mon entreprise si je suis auto-entrepreneur ?

Pour les microentreprises, la procédure de changement de domiciliation est assez simple. Vous pouvez le faire depuis votre espace auto entrepreneur en ligne sur le site de l’URSSAF. Sinon, vous pouvez adresser votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception au CFE (Centre de Formalités des Entreprises).

Que dois-je faire si je change de local commercial, mais que je reste dans la même commune ?

Il s’agit tout de même d’un changement de domiciliation, vous devez entreprendre les mêmes démarches que si vous changiez de commune.

Faut-il modifier l’adresse de mon entreprise si je change d’activité ?

Non, si vous ne déménagez pas votre activité. Vous devrez quand même modifier l’objet de votre société, ce qui nécessite à peu près les mêmes documents (le cerfa concerné est différent).