Comment ouvrir une boite postale ?

Qu’est-ce qu’une boîte postale ? 

Située dans un bureau de poste, la boîte postale est un casier à lettre destiné à recevoir du courrier. Toute personne physique ou morale peut en obtenir une en souscrivant un abonnement périodique (saisonnière ou annuelle). Chaque casier dispose d’un numéro et d’un système de verrouillage. Le courrier y est stocké en toute sécurité jusqu’à ce que le destinataire décide de le récupérer. 

À quoi sert une boîte postale ?  

Une boîte postale sert principalement à recevoir du courrier, quelle que soit sa provenance. Son utilité varie en fonction des besoins de chacun. Dans la majorité des cas, les boîtes postales sont particulièrement pratiques pour les personnes ayant des correspondances régulières ou qui s’absentent souvent pendant de longues périodes. Elles s’adressent également aux entreprises qui ne disposent d’aucun service de gestion du courrier.  

Quels sont les avantages d’ouvrir une boîte postale ?  

Le fait d’avoir une boîte postale présente de nombreux avantages :  

• Elle permet de recevoir et de stocker les courriers en toute sécurité ;  

• Elle est pratique pour les entreprises qui ne possèdent pas de service de gestion et de réception du courrier ;  
• Elle convient aux personnes qui ne souhaitent pas dévoiler leur adresse à des personnes ou entreprises spécifiques pour éviter le risque d’atteinte à leur vie privée ;  
• Elle est pratique pour les personnes exerçant une activité entrepreneuriale et n’ayant aucun local ;  
• Elle convient aux personnes qui changent régulièrement d’adresse ;  
• Elle permet d’éviter que les courriers soient perdus ou envoyés à une mauvaise adresse du fait d’une erreur sur le nom ou l’adresse du destinataire ;  

• Elle est pratique pour les personnes qui s’absentent durant de longues périodes ou de manière répétitive ;  
• Elle garantit la sécurité et la confidentialité du courrier grâce au système de verrouillage et au numéro d’identification attribué à chaque casier ;  
• Elle est accessible à tout moment.  

Comment ouvrir une boîte postale ?  

Traditionnellement, il faut se rendre au bureau de poste local pour ouvrir une boîte postale. Il est également possible que les procédures s’effectuent en ligne. Voici les étapes à suivre pour obtenir une boîte postale :  

Première étape : choisir l’emplacement de la boîte postale  

Avant d’ouvrir une boîte postale, il faut d’abord déterminer son emplacement. Dans la plupart des cas, les abonnés préfèrent que leur boîte postale se situe à proximité de leur domicile ou de leur lieu de travail pour des raisons pratiques. Toutefois, il est également possible d’obtenir une boîte postale dans une autre ville. Dans tous les cas, divers éléments sont à prendre en compte pour déterminer le meilleur emplacement de boîte postale, à savoir :  

• Le nombre de courriers et de colis que vous prévoyez de recevoir chaque semaine ou chaque mois ;  
• La fréquence à laquelle vous devez vous déplacer pour récupérer votre courrier ou vos colis.  

Deuxième étape : déterminer la taille de la boîte postale  

La taille de la boîte postale dépend des éléments cités précédemment. En général, elle se divise en cinq catégories :  

• Petit format 1 (3″ x 5,5″) : cette boîte convient aux enveloppes de 10 à 15 lettres ou jusqu’à 2 documents enroulés ;  
• Petit format 2 (5″ x 5,5″) : elle peut contenir 10 à 15 lettres ou jusqu’à 5 documents enroulés ;  
• Format moyen (11″ x 5,5″) : assez large pour accueillir de grandes enveloppes ;  
• Grand format 1 (11″ x 11″) : elle peut accueillir 2 boîtes à chaussures ;  

• Grand format 2 (22,5″ x 12″) : elle peut contenir plusieurs objets de grande taille.  

Les petits formats sont largement suffisants s’il s’agit de récupérer le courrier au moins une fois par semaine. En cas d’abonnement périodique (magazines, journaux, etc.), une boîte postale de taille moyenne est à privilégier. Si vous ne pouvez ramasser vos lettres et autres colis qu’une fois par mois, il est préférable d’opter pour une boîte postale de moyen ou grand format. À noter qu’il est tout à fait possible de modifier la taille de la boîte postale, même après la signature du contrat.  

Troisième étape : ouvrir une boîte postale  

Après avoir déterminé l’emplacement et la taille de la boîte postale, il ne reste plus qu’à en ouvrir une. Pour cela, deux options sont disponibles, soit ouvrir une boîte postale en ligne, soit le faire en personne dans un bureau de poste. Dans les deux cas, il faut remplir un formulaire spécifique et fournir divers documents, à savoir :  

• Une copie d’une pièce d’identité (CNI, passeport, permis, etc.) ;  

• Un extrait KBIS ou un numéro SIRET pour les entreprises et les associations ;  
• Un justificatif de domicile pour les particuliers.  

Si vous souhaitez qu’une autre personne puisse accéder à votre boîte postale, une lettre d’autorisation doit être complétée. Cette dernière contient généralement le nom de la personne qui donne l’autorisation et celui des personnes autorisées ainsi que les signatures de toutes les parties.  

Dernière étape : rediriger les courriers  

Une fois avoir ouvert une boîte postale, le courrier et les colis doit être redirigé vers celle-ci. Pour ce faire, il faut remplir un formulaire de changement d’adresse en ligne ou s’en procurer un dans n’importe quel bureau de poste. Passée cette étape, le courrier sera envoyé dans la nouvelle boîte postale pour une durée maximale d’un an.  

À noter qu’après la signature du contrat de location d’une boîte postale, un numéro de celle-ci est attribué au locataire ainsi qu’une clé permettant de l’ouvrir à tout moment.  

Boîte postale privée ou boîte postale professionnelle : quelle option choisir ?  

Une boîte postale privée se situe dans un lieu défini, souvent dans le bureau de poste, afin de permettre au locataire (particulier ou professionnel) la réception de son courrier. Elle possède un numéro spécifique et un système de verrouillage, dont seul le bénéficiaire peut avoir accès. L’intérêt de disposer d’une boîte postale privée est de distinguer son adresse physique de son adresse postale. Les boîtes postales privées sont également d’excellents choix pour les particuliers qui ne possèdent pas de boîte aux lettres personnelle ou si celle-ci est endommagée.  

Pour ce qui est de la boîte postale professionnelle, elle se trouve au sein d’une entreprise de domiciliation commerciale. Elle permet de jouir d’un service de courrier sur-mesure. Le locataire a donc accès à de nombreux services annexes en plus des services similaires à ceux de la boîte postale privée. Il bénéficie, entre autres, de l’option de transfert de courrier. Cette dernière permet à l’abonné d’éviter de se déplacer pour récupérer son courrier. Une boîte postale professionnelle est ainsi la meilleure solution pour le dirigeant d’une société, car il peut profiter d’une adresse de domiciliation avantageuse pour son activité.  

Pour faire le choix entre une boîte postale privée et une boîte postale professionnelle, il faut d’abord déterminer les priorités et les besoins. Certes, la boîte postale privée est peu coûteuse, mais ses services sont assez basiques. Quant à la boîte postale professionnelle, elle propose des services intéressants, mais s’adresse particulièrement aux entreprises.  

Combien coûte une boîte postale ?  

Le prix de location d’une boîte postale varie en fonction de son emplacement et de sa taille. En moyenne, elle coûte 0,23 € par jour et 0,12 € de plus pour chaque option supplémentaire. Il s’agit, par exemple, des messages ou des mails alertant l’arrivée de nouveaux colis ou courriers, des options de réexpédition à la demande, etc.  

Une boîte postale peut être louée pendant une durée minimum de 3 mois et 1 an au maximum. Il est possible de résilier le contrat de location bien avant son expiration. Ainsi, un remboursement proportionnel à la période inutilisée restante sera prévu, généralement par tranches de 3 mois. En d’autres termes, si la durée de location est de 6 mois et que la résiliation a lieu le 2e mois, les 3 derniers mois seront remboursés.  

Les limites d’une boîte postale  

Certes, une boîte postale présente de nombreux avantages, mais elle comporte quelques limites. Premièrement, certains bureaux de poste ne proposent pas ce service, ce qui présente un inconvénient pour ceux qui en ont réellement besoin. La boîte postale doit également se situer dans la même ville que l’entreprise locataire. Or, la plupart des petites villes sont dépourvues de ce service.  

Deuxièmement, une boîte postale ne peut pas être considérée comme l’adresse légale d’une société. De ce fait, il n’est pas possible d’envoyer des documents officiels ou certaines factures à cette adresse. Il appartient donc à la société destinataire de les récupérer.  

Troisièmement, la taille de la boîte postale peut être insuffisante dans certains cas, même pour les grands formats. Or, si les courriers s’accumulent de manière excessive, le locataire peut être sanctionné par la suspension de son abonnement. Il faut donc faire preuve d’anticipation pour éviter ce souci, par exemple en prévenant les employés du bureau de poste de votre absence ou de votre indisponibilité.  

Enfin, il est également probable que le courrier ne soit pas livré dans votre nouvelle boîte postale. Ce cas se présente souvent dans les premières semaines de location. En effet, certains anciens locataires d’une boîte postale oublient d’indiquer leur changement d’adresse à leurs correspondants. Toutefois, cette situation ne survient que très rarement.