Comment transférer son siège social auprès d’une société de domiciliation commerciale ?

Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ?

Cette procédure revient à modifier l’adresse de l’entreprise et à la changer pour une autre adresse. Il s’agit avant tout une procédure administrative devant le greffe du tribunal de commerce.

Les raisons qui poussent le représentant légal ou la communauté des associés à modifier l’adresse de domiciliation de la société peuvent être diverses et n’ont pas à être justifiées auprès des tiers (greffe du tribunal de commerce y compris).

Les transferts de siège entrent dans la grande famille des « modifications statutaires », autrement dit, les formalités qui visent à modifier les informations contenues préalablement dans les statuts de la société.

Pour mémoire, le siège social est le lieu de prise de décision et surtout de contrôle effectif de la société. Dans certains cas, il peut différer du lieu réel d’exploitation.
L’adresse du siège social figure sur l’ensemble des documents administratifs et autres supports de la société : statuts, kbis, papier-en-tête, tampon encreur… Il s’agit là d’une obligation légale.

C’est cette adresse qui permet également de connaître le greffe du tribunal de commerce territorialement compétent ; c’est également cette dernière qui permettra la détermination du montant de la CFE, la Cotisation Foncière des Entreprises.

D’une manière plus générale, l’adresse du siège social détermine la nationalité de la société ainsi que le droit applicable.

Transfert du siège social vers une domiciliation commerciale : quel dossier ?

Il existe deux grandes catégories de transfert de siège social : le transfert dans le même ressort du greffe du tribunal de commerce, ou le transfert hors ressort.
Dans le premier cas, cela signifie que bien que vous changiez d’adresse, le tribunal de commerce compétent restera le même (exemple : si vous changez simplement de rue au sein d’une même ville).
Dans le second cas, cela implique que vous changez de tribunal de commerce (exemple : si vous changez de département).

Dans tous les cas de figure, il vous faudra procéder au dépôt du dossier de modification statutaire auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend territorialement votre nouveau siège social (article R.123-5 du Code de commerce).

Quel est le contenu du dossier ?

Afin que le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) puisse traiter votre dossier, il est nécessaire de leur faire parvenir (idéalement complet dès la première fois) le dossier suivant :

• statuts modifiés, mis à jour, datés et certifiés conformes à l’original par le représentant légal
• Cerfa M2 complété et signé par le représentant légal
• L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales territorialement compétent (2 annonces si la démarche est faites hors ressort)
• La liste des sièges sociaux antérieurs, certifiée conforme à l’original par le représentant légal (si hors ressort uniquement)
• Le procès verbal de décision du transfert de siège

Il sera nécessaire de fournir les éléments justificatifs suivants :

• Copie du contrat de domiciliation commerciale sur lequel figurera impérativement le numéro préfectoral d’agrément de la société de domiciliation
• Les frais de greffe, dont le montant varie en fonction de la forme de la société.

Puis-je déléguer ces formalités ?

Oui, vous avez la possibilité de donner un pouvoir spécial à la personne de votre choix (société de formalités, expert-comptable, avocat…).
Ce pouvoir devra être matérialisé par un écrit et signé par le représentant légal de la société.
Ce pouvoir devra être joint à votre dossier de transfert de siège afin que le greffe du tribunal de commerce puisse contacter directement votre mandataire en cas de difficulté ou lui envoyer directement les nouveaux kbis si le dossier est traité.

Transfert du siège social vers une domiciliation commerciale : quel coût ?

Comme nous l’avons vu précédemment, un transfert de siège représente une série de coût, dont voici la liste :

• frais d’annonce légale (un ou deux, en fonction de la destination du transfert : dans le même ressort ou hors ressort)
• frais de greffe dont le montant varie en fonction de la forme de la société
• frais de dossier si vous confiez la procédure à un tiers (Kandbaz vous recommande de demander un devis au préalable).

Important : n’hésitez pas à en parler à votre centre de domiciliation commerciale, qui aura sûrement des partenaires à vous recommander.

Les précautions à prendre

Au-delà de la réalisation du dossier de transfert de siège social en tant que tel, nous vous recommandons de focaliser votre vigilance sur un élément supplémentaire : votre situation avant transfert.

En effet, si vous êtes titulaire d’un bail commercial ou d’un bail professionnel, il sera nécessaire de le résilier. Hors ces derniers, en fonction de leur nature, répondent à des règles précises qui différent substantiellement des baux d’habitation.
Ainsi, ils ne sont pas résiliables du jour au lendemain.

Nous vous recommandons donc de vous y référer et au besoin de contacter un Conseil (avocat, notaire…) afin de respecter la procédure et de pouvoir transférer sereinement votre siège social auprès d’une société de domiciliation commerciale !

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