La domiciliation commerciale : définition

Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale fait référence à un service de domiciliation moyennant une contribution financière. La domiciliation commerciale fait donc partie d’une des options de domiciliation proposées à tout entrepreneur. Pour rappel, l’entrepreneur peut notamment domicilier son entreprise ou sa société :

• à son domicile personnel ;
• dans les locaux loués ou acquis pour les besoins de l’entreprise ;
• dans les locaux d’une holding lorsque l’entreprise fait partie d’un groupe d’entreprises ;
• dans une pépinière d’entreprises ;
• dans les locaux d’une société proposant une domiciliation commerciale.

À noter que même si au premier abord un entrepreneur semble avoir un choix élargi pour choisir une adresse de domiciliation pour son entreprise, il s’avère qu’en pratique ce choix peut être restreint.

En premier lieu, tous les entrepreneurs ne disposent pas de locaux professionnels pour les besoins de leur entreprise.

De plus, la domiciliation auprès des pépinières d’entreprises est généralement privilégiée par les jeunes entreprises ou les start-ups au début de leur activité.

En outre, en tant que locataire de son domicile personnel ou des locaux de son entreprise, un entrepreneur doit obligatoirement obtenir l’accord préalable du bailleur pour domicilier son entreprise à l’adresse du logement ou des locaux qu’il loue. Par conséquent, en cas de refus du bailleur, il est courant qu’un entrepreneur se retrouve en difficulté pour domicilier son entreprise.

L’ultime solution de la domiciliation commerciale permet donc à bon nombre d’entrepreneurs de trouver une solution de domiciliation viable pour leur entreprise.

La domiciliation commerciale présente néanmoins plusieurs particularités par rapport aux autres solutions de domiciliation d’une entreprise. Tout d’abord, la première spécificité à ne pas négliger est qu’une domiciliation commerciale fait l’objet d’un contrat commercial. Ce contrat commercial implique donc le paiement d’un loyer par l’entrepreneur auprès de l’entreprise domiciliataire (l’entreprise qui propose un contrat de domiciliation commerciale).

De plus, qui dit contrat, dit droits et obligations des deux parties signataires au contrat. Par conséquent, l’entrepreneur ainsi que la société domiciliataire devront respecter les clauses incluses dans le contrat.

En règle générale, pour l’entrepreneur il s’agira de payer le loyer mentionné dans le contrat en contrepartie de la domiciliation de son entreprise. Pour l’entreprise domiciliataire, celle-ci devra s’engager à héberger le siège social de l’entreprise domiciliée. Elle pourra également proposer des services complémentaires, tels que la mise à disposition d’une boîte aux lettres professionnelle ou d’une salle de réunion.

Qui peut en bénéficier ?

Toutes les formes d’entreprise ainsi que les associations peuvent être domiciliées auprès d’une société domiciliataire. Par conséquent, un dirigeant d’une société (SARL, SA, SAS, SNC…) tout comme un entrepreneur individuel (EIRL, micro-entreprise…) ou bien encore un dirigeant d’une association peuvent souscrire un contrat de domiciliation commerciale.

Dans les faits, ce seront les entreprises individuelles ne bénéficiant pas de locaux professionnels qui auront davantage recours à la domiciliation commerciale.

Les sociétés quant à elles disposent bien souvent de locaux professionnels. Dans ce cas, il y a peu d’intérêt à opter pour la domiciliation commerciale lorsque l’entreprise dispose de locaux professionnels où la domiciliation de l’entreprise est autorisée.

Quel est le coût moyen de ce service de domiciliation ?

Le coût moyen d’une domiciliation commerciale varie entre 10 et 70 € mensuels. Par conséquent, la domiciliation commerciale est accessible à tout type d’entreprise, que ce soit d’un point de vue légal ou d’un point de vue économique.

Cependant, on peut légitimement se demander si devenir une entreprise domiciliataire est rentable au vu des redevances mensuelles moyennes versées par les clients entrepreneurs. Comme bien souvent dans le cadre d’une prestation de services, un contrat de domiciliation commerciale peut proposer d’autres services annexes à la simple domiciliation d’une entreprise. C’est notamment sur ces services annexes que les prix peuvent considérablement augmenter.

En effet, selon l’offre proposée par la société de domiciliation, un entrepreneur peut également bénéficier d’un service de :

• réception des colis au nom de l’entreprise ;
• secrétariat ;
• réception des clients ;

Dès lors, selon la nature du service choisi, les redevances mensuelles peuvent passer de quelques dizaines d’euros à plusieurs centaines d’euros pour un entrepreneur.

Néanmoins, la domiciliation commerciale simple reste tout à fait accessible à n’importe quel entrepreneur, y compris les jeunes entrepreneurs qui viennent de créer leur entreprise.

Quelle est la durée d’une domiciliation commerciale ?

La durée d’une domiciliation commerciale ne fait pas l’objet de dispositions législatives très contraignantes. En effet, tout contrat de domiciliation commerciale doit être conclu pour une durée minimum de 3 mois. Cependant, aucune durée limite de domiciliation auprès d’une entreprise domiciliataire n’est applicable à un chef d’entreprise ou à un dirigeant d’une association.

Par conséquent, en tant qu’entrepreneur, si la solution de la domiciliation commerciale convient parfaitement à la gestion de votre entreprise, vous pouvez domicilier votre entreprise auprès d’une entreprise domiciliataire autant de temps que vous le souhaitez.

Pour rappel, cette faculté de domicilier une entreprise à une adresse sans limites de durée n’est pas automatique. En effet, à titre de comparaison un dirigeant d’une société ne peut pas domicilier sa société à son adresse personnelle pour une durée supérieure à 5 ans. Au-delà de 5 ans de domiciliation du siège social à son adresse personnelle, le dirigeant d’une société devra choisir une autre solution. La domiciliation commerciale présente donc l’avantage d’être applicable pour une durée illimitée, qui n’est pas contraignante pour l’entreprise domiciliée et pour l’entreprise domiciliataire.

De plus, il n’est pas nécessaire de conclure un nouveau contrat de domiciliation commerciale tous les 3 mois ou plus selon la durée prévue au contrat. En effet, ce type de contrat peut être tacitement reconduit. Par conséquent, tant que l’entreprise domiciliée ou l’entreprise domiciliataire n’exprime pas le souhait de mettre fin au contrat de domiciliation commerciale, ce contrat continue de s’appliquer sous réserve que les parties satisfassent leurs obligations.

Quelles sont les entreprises pouvant proposer une domiciliation commerciale ?

Toute société ou entreprise ne peut devenir arbitrairement une entreprise domiciliataire proposant une domiciliation commerciale. L’activité de domiciliation commerciale fait l’objet de contrôles auprès de l’administration. Ainsi, vous ne pouvez pas conclure un contrat de domiciliation commerciale auprès de n’importe quelle entreprise de votre choix.

L’entreprise domiciliataire doit exercer une activité de domiciliation commerciale qui a préalablement fait l’objet d’une demande d’autorisation auprès du préfet de police ou du préfet du département concerné. Par conséquent, une entreprise ne peut pas décider à titre accessoire de domicilier une autre entreprise qui n’appartient pas à un même groupe d’entreprises, que ce soit à titre onéreux ou même à titre gratuit.

Par conséquent, si vous souhaitez opter pour la domiciliation commerciale, vous devez choisir une entreprise dont c’est expressément l’activité.

Pour cela, vous devrez préalablement vérifier que l’entreprise domiciliataire qui vous propose un contrat de domiciliation commerciale est enregistrée à ce titre auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS). De plus, l’entreprise domiciliataire devra avoir obtenu l’accord d’exercer cette activité de domiciliation commerciale auprès du préfet de police ou du préfet du département où elle est implantée.

Quelles sont les formalités à accomplir pour valider cette domiciliation ?

Une domiciliation commerciale représente avant tout une domiciliation d’une entreprise. Par conséquent, toutes les formalités attachées à la domiciliation d’une entreprise devront être effectuées dans le cas d’une domiciliation commerciale. Il s’agit notamment :

• de déclarer l’adresse du siège social à l’adresse de la société domiciliataire lors de la création de la société domiciliée auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ;
• de faire mention de cette adresse du siège social dans les statuts, lorsque ces derniers sont rédigés pour une entreprise ou une société ;
• de faire mention de cette adresse du siège social dans un avis de création de l’entreprise ou de la société, publié dans un journal d’annonces légales (JAL) lorsque cette formalité est obligatoire ;
• d’inscrire cette adresse de domiciliation de l’entreprise sur tous les devis et les factures émises par l’entreprise.

De plus, en cas de changement du siège social de l’entreprise, l’entrepreneur devra déclarer ce changement de domiciliation dans les plus brefs délais auprès du CFE compétent ou du greffe du tribunal du commerce si ce dernier est commerçant.

Nous venons ainsi de vous rappeler les principales formalités concernant la domiciliation d’une entreprise. Cependant, concernant la domiciliation commerciale une autre formalité indispensable est à accomplir : la rédaction et la signature d’un contrat écrit de domiciliation commerciale.

Ce contrat de domiciliation commerciale sera proposé par l’entreprise domiciliataire à l’entrepreneur souhaitant bénéficier de ses services. En soi, le contenu de ce contrat n’est pas strictement imposé par la loi, mais certaines mentions doivent obligatoirement apparaître telles que :

1. la dénomination sociale et les coordonnées de l’entreprise domiciliataire ainsi que de l’entreprise domiciliée ;
2. la description des locaux faisant l’objet d’un contrat de domiciliation et la présentation des possibles services annexes proposés et acceptés par l’entreprise domiciliée ;
3. les obligations de l’entreprise domiciliataire ;
4. les obligations de l’entreprise domiciliée ;
5. la durée du contrat ;
6. les modalités de résiliation du contrat ;
7. le montant de la redevance mensuelle ;
8. le montant du dépôt de garantie ;
9. la juridiction compétente en cas de litige ;
10. le rappel de l’adresse du siège social effectif de l’entreprise domiciliataire et de l’entreprise domiciliée ;
11. la date, le lieu et la signature de chacune des parties.

Bien évidemment, si un entrepreneur souhaite mettre fin au contrat de domiciliation commerciale, ce dernier devra en avertir le CFE compétent et informer ce dernier de la nouvelle adresse du siège social de son entreprise.

Il sera également nécessaire de procéder à la publication d’un avis de modification du siège social auprès d’un journal d’annonces légales du département où se situent l’ancien et le nouveau siège social. S’il s’agit du même département, l’entrepreneur pourra procéder à une seule et même publication auprès d’un journal d’annonces légales de ce département.

Quels sont les avantages pour un entrepreneur ?

La domiciliation commerciale ne présente pas un intérêt uniquement dans le cas où un entrepreneur ne possède pas d’autre solution de domiciliation pour son entreprise.

En effet, la domiciliation commerciale présente aussi l’avantage :

• d’avoir une adresse professionnelle pour son entreprise différente de son adresse personnelle ;
• de bénéficier d’une adresse de siège social plus prestigieuse selon l’adresse où se situe l’entreprise domiciliataire ;
• de profiter de services complémentaires, tels que l’accès à des locaux aménagés pour la tenue d’une réunion entre entrepreneurs ou associés, la réception du courrier et des colis au nom de l’entreprise domiciliée…

Il est bon de rappeler ici que l’adresse du siège social d’une entreprise n’est pas anodine pour les différents interlocuteurs de cette entreprise. En effet, pour une entreprise qui souhaite gagner des parts de marché, domicilier le siège social à l’adresse personnelle du dirigeant n’est pas la meilleure option. Cela peut renvoyer l’image d’une entreprise qui n’est pas assez développée pour louer ou acheter ses propres locaux professionnels. Par conséquent, si la location ou l’achat de locaux professionnels n’est pas d’actualité ou n’est tout simplement pas opportun au vu de l’activité exercée par l’entreprise, la domiciliation commerciale peut être plus avantageuse pour l’image de l’entreprise.

De plus, même si en soi la domiciliation d’une entreprise au domicile personnel de son dirigeant ne pose pas de problèmes particuliers pour l’image de marque, le dirigeant d’entreprise peut néanmoins vouloir bénéficier d’une adresse professionnelle distincte de son adresse personnelle. En effet, selon la notoriété de l’entreprise, afficher son adresse personnelle pour la gestion de son entreprise peut devenir quelque peu contraignant pour sa vie privée. Ainsi, pour quelques dizaines d’euros par mois, un entrepreneur peut retrouver une certaine tranquillité à ne pas partager son adresse personnelle auprès de ses fournisseurs, de ses clients, de ses partenaires commerciaux…

En outre, certaines adresses de siège social sont réputées être plus prestigieuses que d’autres. Ce critère concernant l’image de marque d’une entreprise n’est pas forcément applicable à toutes les entreprises. En effet, en tant qu’entrepreneur individuel proposant des prestations de services, il se peut que vous n’éprouviez aucun intérêt à bénéficier d’une adresse de siège social ayant pignon sur rue.

Cependant, l’affichage d’une adresse prestigieuse peut avoir un réel impact pour certaines entreprises qui misent sur une clientèle sensible à l’image et à la qualité des produits vendus. Dans ce cas, la domiciliation commerciale avec une adresse dans une rue regroupant les plus grandes entreprises de la région peut influencer positivement la stratégie marketing et commerciale de l’entreprise.

Le dernier avantage qui n’est pas des moindres est qu’une entreprise domiciliataire proposera bien souvent des services complémentaires aux entreprises domiciliées. Ainsi, si un entrepreneur souhaite à la fois une solution de domiciliation et des services de réception du courrier ou de secrétariat par exemple, la domiciliation commerciale peut lui permettre de mieux organiser la gestion de son entreprise auprès d’un seul et même prestataire.

Quels sont les éventuels points négatifs de la domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale a beau présenter bon nombre d’avantages, celle-ci peut également avoir plusieurs points négatifs pour les entreprises domiciliées.

Les principaux inconvénients de la domiciliation commerciale sont :

• une durée minimum de domiciliation de 3 mois reconductible, qui peut instaurer une certaine instabilité dans la domiciliation d’une entreprise ;
• une domiciliation à une adresse partagée par plusieurs entreprises ;
• l’implantation inégale sur le territoire français d’entreprises domiciliataires.

Voyons plus en détail chacun de ces aspects qui peuvent se révéler plus ou moins négatifs selon l’entreprise domiciliée.

Tout d’abord, si la durée d’application de la domiciliation commerciale séduit par sa flexibilité, elle peut également amener une certaine insécurité pour l’entrepreneur au vu de sa durée minimum de 3 mois. En d’autres termes, un contrat de domiciliation commerciale peut prévoir une durée d’application supérieure à 3 mois, mais rien n’interdit une entreprise domiciliataire de prévoir la fin d’une domiciliation commerciale au bout de 3 mois seulement. Par conséquent, même si ce cas de figure reste exceptionnel, un entrepreneur doit accepter le risque de devoir choisir une autre adresse de domiciliation de son entreprise peu de temps après et effectuer toutes les démarches administratives qui en découlent.

De plus, même si la domiciliation commerciale peut s’avérer plus avantageuse que d’autres solutions de domiciliation, il n’en demeure pas moins que cette adresse de siège social est partagée par plusieurs entreprises qui présentent en général peu d’intérêts économiques en commun.

Par conséquent, pour une entreprise ou une société qui souhaite gagner des parts de marché, la domiciliation commerciale peut rapidement devenir inadaptée. En effet, les interlocuteurs — tels que les possibles investisseurs d’une entreprise — pourront rapidement s’apercevoir par une simple recherche Internet que le siège social de l’entreprise est domicilié auprès d’une entreprise domiciliataire. Par conséquent, ils pourront rapidement se rendre compte que l’entreprise en question ne dispose pas de locaux professionnels qui lui sont propres. Il s’agit donc ici d’un aspect à prendre en compte qui n’est pas forcément négatif pour toutes les entreprises et sociétés.

Pour finir, même si l’entrepreneuriat a le vent en poupe en ce moment, les solutions de domiciliation commerciale restent restreintes pour la plupart d’entre elles à des adresses situées dans les plus grandes villes de France. Par conséquent, si vous êtes un entrepreneur qui exerce une activité professionnelle dans une zone rurale, vous pourrez être contraint de choisir une entreprise domiciliataire éloignée de votre domicile et des intérêts économiques de votre entreprise.

Or, pour rappel le lieu de votre siège social détermine également les juridictions compétentes en cas de litige avec l’un de vos clients ou l’un de vos fournisseurs par exemple. Par conséquent, si vous choisissez une entreprise domiciliataire éloignée à plusieurs heures de route de votre domicile, vous devez accepter en cas de litige de vous déplacer auprès du tribunal compétent dans le secteur géographique où se situe votre siège social, c’est-à-dire où se situe l’entreprise domiciliataire.

Comment choisir une société de domiciliation ?

Les entreprises domiciliataires sont désormais nombreuses en France, même si celles-ci sont inégalement réparties sur le territoire français. Vous n’avez qu’à taper sur Google « domiciliation commerciale » pour avoir de nombreux résultats concernant les offres de domiciliation commerciale provenant d’entreprises domiciliataires.

Cependant, plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir une domiciliation commerciale qui correspondra au mieux aux besoins de votre entreprise. Ces principaux critères sont notamment :

• la proximité de l’entreprise domiciliataire du domicile de l’entrepreneur et des intérêts économiques de l’entreprise domiciliée ;
• le montant de la redevance mensuelle ;
• les prestations annexes proposées (ex. : secrétariat, accueil des clients, boîte à lettres professionnelle…) ;
• la durée d’engagement minimum ;

De plus, avant de signer tout contrat de domiciliation commerciale, veillez à vérifier que l’entreprise domiciliataire soit bien enregistrée auprès du RCS et qu’elle a bien obtenu l’accord du préfet de police ou du préfet départemental pour proposer une domiciliation commerciale aux entreprises et aux associations.

Pour vous aider dans votre choix final, n’hésitez pas à regarder également les avis laissés par les entreprises domiciliées concernant les prestations proposées par les entreprises domiciliataire.