Le statut de domiciliataire : tout ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un domiciliataire et pourquoi est-ce essentiel ?

Définition du domiciliataire

D’une manière générale, le domiciliataire est une personne physique ou morale qui offre un service de domiciliation à une autre personne physique ou morale. Si l’on considère le sens strict du terme, c’est un professionnel habilité à proposer une adresse de siège social à une entreprise. Il met donc à disposition de l’intéressé une adresse pour que celui-ci puisse assurer son image et sa crédibilité, notamment en début d’activité.

Bien souvent, ce type de professionnel met en avant des services annexes qui restent facultatifs tels que la location de bureaux, l’accueil téléphonique, le suivi de courrier, l’assistance juridique, etc. Si les sociétés de domiciliation sont qualifiées de domiciliataires, cela peut également concerner :

• les espaces de coworking ;
• les centres d’affaires ;
• les pépinières d’entreprises ou incubateurs.

Rôle et importance du domiciliataire dans la vie d’une entreprise

Vous l’aurez compris, l’activité principale d’un domiciliataire consiste à fournir une adresse administrative, fiscale et juridique à une structure. Toutefois, celle-ci ne se limite pas à une simple mise à disposition. Comme évoqué précédemment, la société de domiciliation peut aussi proposer des prestations additionnelles afin de faciliter l’organisation du chef d’entreprise.

Ce sont entre autres les services de :

• gestion du courrier ;
• secrétariat ;
• location de bureaux équipés ;
• accompagnement juridique et comptable.

Par ailleurs, le domiciliataire doit conclure un contrat de domiciliation avec le domicilié pour sécuriser les rapports entre les deux parties. Cet acte permet de notifier l’intégration du siège de la société dans les locaux d’une autre. Mais encore, il prouve la jouissance du local au moment de la demande d’immatriculation.

Comment choisir un domiciliataire fiable ?

Le choix d’une société de domiciliation n’est pas toujours évident compte tenu du nombre de prestataires présents sur le marché. Certains critères aident à se décider.

La légitimité et l’agrément de la société de domiciliation

Le statut de domiciliataire est soumis à des obligations pour pouvoir exercer légalement. Les articles R.123 et suivants du Code de commerce imposent l’obtention d’un agrément lors de la constitution d’une société de domiciliation. Cette autorisation est délivrée par la préfecture du département de son siège social et lui permet d’exercer son activité ainsi que de proposer les éventuels services supplémentaires.

Pour recevoir l’agrément préfectoral, il convient de déposer une demande accompagnée de différents justificatifs, à savoir :

• un formulaire de déclaration dûment rempli et signé ;
• un exemplaire des statuts de la société de domiciliation ;
• une copie de la pièce d’identité des dirigeants et des associés ;
• un extrait Kbis remis par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;
• un justificatif de titre de propriété ;
• un relevé cadastral, un plan de masse des locaux ou un descriptif détaillé des lieux ;
• une attestation d’honorabilité des représentants légaux.

Bon à savoir : l’attestation d’honorabilité ne peut être obtenue qu’en l’absence de faillite personnelle ou d’interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.

Le domiciliataire ne doit pas avoir encouru de sanctions pénales pour des infractions listées dans le Code de commerce. Il ne doit pas non plus avoir fait l’objet d’un retrait d’agrément préfectoral durant les 5 dernières années. La durée de validité de l’agrément est fixée à 6 ans renouvelables.

L’adresse et l’image que le domiciliataire apporte à votre entreprise

L’entrepreneur doit choisir une adresse qui correspond à ses besoins et surtout à son activité. Sa décision dépend essentiellement de ses motivations, il peut rechercher un endroit prestigieux ou simplement une adresse près de chez lui.

Les services complémentaires proposés

Il est nécessaire de prendre connaissance des services annexes. Dans la majorité des cas, il est préférable d’opter pour une société de domiciliation qui présente des prestations variées, à l’instar d’un accompagnement pour l’accomplissement des formalités légales. Cela contribue à alléger les tâches du dirigeant d’entreprise.

Tarifs et flexibilité des contrats

Le critère le plus important pour sélectionner un domiciliataire concerne le prix. En règle générale, il sera établi en fonction du statut juridique de l’entreprise et des services proposés. À titre indicatif, la prestation de base est facturée entre 20 et 150 euros HT par mois. Quoi qu’il en soit, le coût de la domiciliation doit correspondre au budget de l’entreprise domiciliée.

Proximité géographique et accessibilité

Si vous optez pour une domiciliation prestigieuse à distance, son accessibilité ne sera pas un critère déterminant pour vous. En revanche, si vous prévoyez de vous rendre régulièrement sur le lieu de domiciliation de votre entreprise, vous devrez être attentifs aux réseaux qui la desservent (axes routiers, gare, aéroport, etc.). Si vous devez recevoir des clients ou des collaborateurs, un parking sera également le bienvenu.

Les critères de qualité d’un service de domiciliation, l’exemple de Kandbaz

Gestion du courrier et réexpédition

Chez Kandbaz, nous ne nous contentons pas de réceptionner vos courriers, colis ou recommandés. Nous les conservons dans l’attente que vous puissiez les récupérer, mais nous pouvons également vous les réexpédier.

Concernant les lettres, nous pouvons vous les scanner, de façon très sécurisée et toujours dans le respect de votre confidentialité.

Accueil téléphonique

Pour votre téléphonie, nous sommes en mesure de répondre à tous vos besoins :

• ouverture de ligne pro ;
• transfert d’appels ;
• mise en place d’un standard pour traiter les appels de vos clients.

Assistance administrative

Sous forme d’abonnement pour des besoins récurrents ou à la carte pour des problématiques ponctuelles, nos équipes vous accompagnent pour votre secrétariat, votre comptabilité ou vos questions juridiques. Ce sont des solutions pratiques et économiques qui vont du conseil à la prise en charge totale de vos démarches (création d’entreprise, changement de siège social).

Espaces de réunion et bureaux équipés

À l’heure ou à l’année, nous mettons à votre disposition nos espaces de travail équipés et confortables. Bureaux en open-space ou fermés, salles de réunion modulables, que vous souhaitiez recevoir un client, organiser une formation ou convier vos collaborateurs, nous avons forcément la réponse à votre besoin.

Bon à savoir : nous avons bien conscience que l’entrepreneuriat n’est pas linéaire, nos offres sont flexibles et évolutives dans le temps.

Les étapes de souscription à un service de domiciliation

Si les parties bénéficient d’une certaine liberté dans la rédaction du contrat de domiciliation, le Code de commerce prévoit plusieurs mentions obligatoires à faire figurer dans le contenu. En principe, le document doit comporter les informations concernant le domiciliataire et l’entreprise domiciliée comme leur dénomination sociale, objet social, forme juridique et montant du capital social. Il faut également y indiquer :

• l’identité des dirigeants ;
• le coût de la prestation ;
• la durée de domiciliation (3 mois minimum) ;
• le montant du dépôt de garantie ;
• la liste des prestations réalisées par la société de domiciliation ;
• les modalités de rupture ou de résiliation du contrat de domiciliation ;
• les obligations de chaque partie.

Cadre légal et réglementation autour de la domiciliation d’entreprise

Les obligations légales et déclarations

La plupart des obligations du domiciliataire sont prévues dans le contrat de domiciliation. Tout d’abord, il doit fournir une adresse et des locaux dans lesquels la structure exercera son activité. Et ce, pendant toute la durée du contrat. Ensuite, il est tenu d’informer le greffe du Tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat au cas où l’entreprise domiciliée ne manifesterait aucun signe durant plus de 3 mois.

En outre, une liste de tous les domiciliés, qu’ils soient sous contrat ou en rupture de contrat, doit être communiquée au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et de contribution de sécurité sociale. Cette formalité se fait chaque trimestre.

L’impact fiscal de la domiciliation

La domiciliation de votre entreprise impacte essentiellement votre taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises). Il est déterminé par les communes et varie donc d’une ville à l’autre.

FAQ : questions fréquentes sur le statut de domiciliataire

Peut-on changer de domiciliataire facilement ?

Oui, c’est même l’un des principaux avantages. La durée minimale de domiciliation est généralement fixée à 3 mois, ce qui est une obligation légale pour assurer la réception du courrier pendant le transfert de siège ou la dissolution/liquidation de l’entreprise. Chez Kandbaz, nous offrons un service sans engagement de durée : la désactivation de votre domiciliation peut se faire en un clic via notre espace client, sans démarches longues et compliquées !

Comment vérifier la crédibilité d’une société de domiciliation ?

Le principal est de vous assurer qu’elle possède bien son numéro d’agrément préfectoral l’autorisant à exercer cette activité. Votre interlocuteur doit se montrer curieux par rapport à votre activité, car ils ont une obligation de KYC (know your customer). Les adresses que la société propose sont aussi le reflet de sa solidité financière.

Comment devenir domiciliataire ?

Il faut monter un dossier auprès de la préfecture pour obtenir un agrément.

Puis-je domicilier des entreprises chez moi ?

Non. Il est impossible d’exercer l’activité de domiciliataire dans un bâtiment à usage d’habitation principale ou mixte (double usage d’habitation et de local professionnel).

Pourquoi faire appel à un domiciliataire pour mon entreprise ?

Il existe plusieurs raisons de domicilier son entreprise dans une société de domiciliation :

• bénéficier d’une adresse prestigieuse ;
• faire des économies ;
• avoir plus de flexibilité ;
• bénéficier de services supplémentaires.

Qui peut domicilier son entreprise chez un domiciliataire ?

Toutes les entreprises peuvent domicilier leur siège social dans une société de domiciliation, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Quel budget prévoir pour une domiciliation d’entreprise ?

Le prix de la domiciliation d’entreprise varie selon la société de domiciliation, l’emplacement et les services proposés. Il faut généralement compter entre quelques dizaines d’euros et plusieurs centaines d’euros par mois.