Est-il possible de domicilier une association ?

Les démarches préliminaires pour domicilier son association

Connaître les règlements applicables à la domiciliation

Pour une association loi 1901, il est obligatoire d’avoir un siège social.

Comme une entreprise, une association doit déclarer lors de la rédaction de ses statuts une adresse de siège social. Attention toutefois, cette adresse ne doit pas correspondre à une simple boîte postale ! Il est également important de signaler qu’une association peut dissocier de son siège social une adresse dite « de gestion », à laquelle il est possible de joindre la ou les personne(s) en charge de l’administration.

La domiciliation commerciale d’une association peut donc se trouver à une adresse avantageuse (prestige du lieu, facilités logistiques…) et conserver pour des raisons pratiques son administration ailleurs.

Les documents nécessaires pour domicilier une association

Les documents nécessaires peuvent varier en fonction de la situation. En général, il vous faudra :

• un justificatif de domicile au nom de la personne qui héberge le siège social ;
• un bail commercial si vous louez un local ;
• un contrat de domiciliation si vous faites appel à un domiciliataire ;
• Les statuts de l’association.

Les différentes options de domiciliation pour votre association

Plusieurs possibilités se présentent au moment de définir le siège social d’une association.

La domiciliation au domicile d’un membre : avantages et contraintes

La domiciliation chez un membre de l’association, qu’il soit propriétaire du logement ou locataire. Cette solution offre l’avantage de la facilité, mais elle n’est valable que pour une durée maximale de 5 ans. De plus, si la personne déménage ou quitte l’association, il est nécessaire de modifier les statuts avec une nouvelle adresse.

Le recours à la domiciliation en mairie : conditions et procédure

Plusieurs conditions sont nécessaires pour pouvoir domicilier votre association en mairie :

• accord de la mairie, chaque municipalité ayant ses propres critères d’attribution de locaux ;
• nature de l’association, souvent celles qui agissent pour l’intérêt commun des habitants sont privilégiées ;
• disponibilité de locaux.

La procédure se déroule en plusieurs étapes :

1. prise de contact avec la mairie ;
2. dépôt d’une demande si vous rentrez dans les critères ;
3. complétude du dossier (statut de l’association, justificatif d’identité du président en sa qualité de représentant légal, plan de financement prévisionnel s’il y a lieu, document de présentation de l’association, de son objet et de ses actions) ;
4. étude du dossier par la mairie ;
5. signature d’une convention en cas d’accord (devoirs et obligations, règlement, modalité de résiliation, tarif).

L’option de la maison des associations

La domiciliation dans une maison des associations est une solution intéressante. Ces structures sont également gérées par la mairie, mais présentent des avantages supérieurs à la domiciliation dans un simple local :

• locaux (bureaux, salles de réunion, espaces de stockage) ;
• services qui varient selon les ressources financières et humaines municipales (accompagnement administratif, juridique et comptables, formation, Wi-Fi, etc.) ;
• un réseau d’associations favorisant les échanges et la co-construction d’actions locales.

Bon à savoir : en plus des services proposés, les loyers sont souvent très modérés au sein des maisons des associations.

La domiciliation commerciale : les sociétés de domiciliation pour associations comme Kandbaz

Pour une solution pérenne qui ne dépend pas d’une politique municipale ou du domicile de l’ancien président, vous pouvez choisir d’établir le siège social de votre association à l’une des adresses proposées par une société de domiciliation comme Kandbaz. Les avantages sont multiples :

• les formules proposées sont flexibles et s’adaptent à la taille et aux besoins de chaque association ;
• l’adresse personnelle du président reste confidentielle ;
• votre association bénéficie d’une image professionnelle ;
• vous disposez d’une palette de services annexes accessibles sous forme d’abonnement ou à la carte (secrétariat, location de bureaux et de salles de réunions, gestion de votre téléphonie, assistance administrative, juridique et comptable).

Bon à savoir : une adresse prestigieuse renforce la crédibilité de votre association.

Zoom sur la domiciliation chez le président ou un membre du bureau

Les aspects légaux de la domiciliation chez un particulier

• Si le responsable légal est propriétaire de son logement, il en dispose librement et peut tout à fait domicilier son association chez lui ;
• s’il est propriétaire d’un logement situé dans une copropriété, il doit vérifier que le règlement de copropriété ne s’oppose pas à la domiciliation. Parfois, il peut même être contraint de demander l’accord des copropriétaires en assemblée générale, surtout si le logement abrite l’activité de l’association et pas seulement sa boîte aux lettres ;
• contrairement à la réglementation sur la domiciliation d’une entreprise, le propriétaire ne peut pas s’opposer à l’exercice d’une activité associative au domicile. Il n’est donc pas nécessaire de recueillir son consentement.

Bon à savoir : dans certaines mesures, l’association peut indemniser l’hébergeur pour les frais qu’il engage dans le cadre de la domiciliation (loyer + remboursement des charges).

Les implications pour le membre accueillant le siège social

La principale conséquence, c’est que l’adresse personnelle du représentant légal est rendue publique. En effet, l’adresse du siège social de l’association est son adresse officielle, elle figure sur tous les documents : statuts, courriers, supports de communication, contrats, etc.

La domiciliation en local privé : entreprises et espaces coworking

L’association peut avoir besoin d’un local pour fonctionner, notamment si elle reçoit des bénéficiaires, si elle entrepose des marchandises ou si elle organise par exemple des cours ou des ateliers. La domiciliation au sein d’un coworking va concerner plutôt l’utilisation d’un bureau ou d’une salle de réunion, éventuellement pour les membres du bureau.

Comment choisir le bon local pour son association

Selon les besoins liés à l’activité de l’association, les critères seront différents :

• localisation (accessibilité, visibilité, prix du quartier au m²,etc.) ;
• la taille du local (capacité d’accueil des employés, des bénévoles et du public, volume de stockage si besoin) ;
• les équipements mis à disposition (internet, salle de réunion, sanitaires,jardin, cuisine).

Les considérations contractuelles et financières

Avant de choisir la domiciliation de l’association, il faut bien réfléchir à l’engagement qui est pris. Pour un local professionnel, il peut être lourd :

• durée du bail de minimum trois ans (ou un an pour les baux précaires) ;
• prix du loyer qui peut être fixe ou révisable ;
• charges ;
• éventuels aménagements et travaux ;
• conditions de résiliation ;
• frais d’agence ;
• montant de la caution ;
• assurance dont la cotisation varie en fonction de l’adresse.

Bon à savoir : Kandbaz accompagne les associations. Depuis de nombreuses années, nous accompagnons les associations en création ou en transfert de siège social pour leur apporter les solutions les plus adaptées. Via notre service de domiciliation en ligne, nous les aidons à trouver les locaux et prestations recherchés dans les meilleurs délais.

La modification des statuts et la déclaration en préfecture

Les démarches administratives pour la domiciliation de l’association

Lors de la constitution de l’association, les membres fondateurs doivent rédiger des statuts. L’adresse du siège social est l’un des éléments qui doivent impérativement y figurer. Si la domiciliation de l’association change, il est impératif de mettre à jour les statuts avec la nouvelle adresse. Ainsi, les documents officiels de l’association sont conformes à la réalité et respectent la loi. Les différentes étapes sont :

• convocation d’une assemblée générale extraordinaire ;
• rédaction du procès-verbal de l’AG mentionnant la décision de domiciliation ;
• modification des statuts ;
• C’est facultatif, mais il est possible d’informer les tiers en publiant gratuitement une annonce légale au JOAFE (journal d’annonces légales réservé aux associations) ;
• dépôt du dossier auprès du greffe des associations du département qui se trouve à la préfecture dont dépend le siège social ;
• si l’association est immatriculée, c’est-à-dire si elle possède un numéro siren, il faut également déclarer le changement de domiciliation à l’INSEE.

Les conséquences d’un changement de domiciliation pour l’association

L’adresse de domiciliation d’une association Loi 1901 est importante puisqu’elle définit l’autorité territoriale compétente en cas d’actions en justice. La localisation du siège social induit également la préfecture auprès de laquelle l’association doit être déclarée. Autre exemple de l’utilité du siège social : son adresse permet de lui rattacher un centre URSSAF (si l’association emploie des salariés) et de se placer sous la direction régionale compétente de l’INSEE si des subventions ou paiements de l’État sont versés.

FAQ : Les questions les plus fréquentes sur la domiciliation d’une association

Qu’est-ce que la domiciliation d’une association ?

La domiciliation d’une association consiste à fixer le siège social de l’association à une adresse précise. C’est l’adresse officielle de l’association qui sera mentionnée sur tous les documents administratifs et juridiques.

Est-il possible de domicilier une association ?

Oui, au même titre que pour une entreprise, vous pouvez domicilier une association Loi 1901 avec les services de Kandbaz.com. Les différentes prestations proposées sur notre site sont donc parfaitement valables pour la domiciliation d’une association.

Quelle est la période de validité et de renouvellement de la domiciliation d’une association ?

Tout dépend du mode de domiciliation choisie :

• les baux commerciaux sont généralement signés en format 3/6/9 renouvelable ;
• le contrat de domiciliation avec une société spécialisée comme Kandbaz est pour une durée minimale de trois mois, sans échéance prévue et résiliable sous condition de préavis ;
• la durée de convention signée avec la mairie pour un local ou pour un espace au sein d’une maison d’association dépend de chaque commune ;
• concernant la domiciliation chez l’un des représentants légaux, elle prend fin lorsqu’il déménage ou qu’il démissionne de ses fonctions.

Quel est le délai pour déclarer le changement de domiciliation d’une association ?

La déclaration du changement de domiciliation est une obligation légale. Vous disposez d’un délai de trois mois après le déménagement effectif pour réaliser les démarches.

Quel est le risque de ne pas effectuer un changement de domiciliation pour une association ?

Les conséquences de la non-déclaration du changement de domiciliation d’une association peuvent être de plusieurs sortes :

• perte de courriers importants, notamment officiels ;
• problème d’image de l’association qui perd en crédibilité ;
• retards au niveau des échéances fiscales si l’association est concernée ;
• non-conformité juridique des statuts, et éventuellement de l’avis de situation Sirene émis par l’INSEE, pouvant entraîner des contentieux ;
• sanctions administratives ;
• amende pouvant aller jusqu’à 1 500 € et 3 000 € en cas de récidive.

Comment justifier l’adresse d’une association ?

Plusieurs documents sont possibles selon le mode de domiciliation choisi pour l’association :

• bail pour un local commercial ;
• contrat de domiciliation pour une société spécialisée comme Kandbaz ;
• quittance de loyer ou facture énergétique pour un particulier ;
• convention signée avec la mairie pour les locaux dont elle a la gestion.

Quelles sont les conditions pour domicilier une association au domicile d’un membre ?

• Le membre doit être d’accord et formaliser cet accord par écrit pour que son domicile serve de siège social à l’association ;
• le logement doit être stable, c’est-à-dire qu’il ne doit pas s’agir d’une résidence secondaire ou d’un logement temporaire ;
• le logement doit être conforme aux règles d’urbanisme (pas d’interdiction d’exercer une activité professionnelle ou associative à cette adresse).

Quelles sont les implications fiscales de la domiciliation ?

La domiciliation n’a pas d’implications fiscales directes pour l’association. Cependant, il est important de vérifier si le lieu de domiciliation est situé dans une zone géographique bénéficiant d’avantages fiscaux. Cela pourrait être intéressant pour une association ayant des employés.

Il y a-t-il des formalités spécifiques pour domicilier une association à l’étranger ?

Oui, la domiciliation d’une association à l’étranger est soumise à une réglementation spécifique qui varie en fonction du pays. Il est conseillé de se renseigner auprès des autorités compétentes du pays concerné.

Quel est le coût de la domiciliation d‘une association ?

Les tarifs varient énormément en fonction de la solution choisie, entre gratuit au domicile du président à plusieurs centaines d’euros pour un local pro. Chez Kandbaz, vous pouvez bénéficier d’une adresse prestigieuse pour moins de 20 €/mois.

La domiciliation d’une association implique-t-elle la souscription d’assurances ?

Il est nécessaire de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle si vous accueillez du public ou si vous organisez des manifestations. Généralement, le montant de la cotisation annuelle dépend de la taille de l’association qui est estimée par rapport à son nombre d’adhérents.

Si vous occupez des locaux, il faudra également souscrire une assurance multirisque professionnelle pour couvrir les risques d’incendie, de dégâts des eaux, de vol, de vandalisme, de bris de glace, etc.