Domiciliation d’une EURL : le guide complet

Qu’est-ce que la domiciliation d’une EURL ?

Pour faire simple, la domiciliation est le fait d’attribuer une adresse au siège social de votre EURL.

Qu’est-ce qu’une EURL ?

L’EURL est une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée. C’est donc une personne morale, constituée par des statuts, avec un seul associé. La responsabilité de cet associé est réduite au montant de ses apports dans la structure. Elle est également appelée SARL (Société à Responsabilité Limitée) unipersonnelle.

Qu’est-ce que le siège social d’une EURL ?

Le siège social d’une EURL est l’un des éléments statutaires clés, puisqu’il s’agit de son adresse administrative.

Cette adresse doit figurer sur l’ensemble des documents statutaires (statuts, assemblée générale, cerfa…), mais aussi sur le Kbis de la société.

Le siège social est indiqué sur tous les documents commerciaux de la société : carte de visite, facture, devis, tampon encreur…

L’importance de l’adresse de domiciliation dans les statuts

L’adresse de votre siège social est l’adresse légale officielle de votre EURL. C’est l’endroit où l’administration fiscale, vos clients, vos fournisseurs ou vos créanciers peuvent vous trouver. Vous y recevez tous vos courriers officiels. C’est l’organe directeur (juridique et administratif) de votre société.

C’est également votre vitrine. Selon votre activité et l’écosystème économique dans lequel vous évoluez, une belle adresse peut influencer positivement votre croissance.

Les options de domiciliation pour votre EURL

Au moment du choix de votre adresse administrative, trois possibilités s’offrent à vous :

• installer le siège social de votre EURL à votre domicile ;
• utiliser un bail commercial ou un bail professionnel ;
• domicilier le siège social auprès d’une société spécialisée.

Domicilier une EURL au domicile du gérant

En installant le siège social de l’EURL à votre domicile, vous bénéficiez d’avantages importants, notamment au niveau financier.

En effet, vous vous dispensez ainsi de toute location de local ou de salle de réunion, vous mutualisez les frais d’électricité, chauffage, internet… Une fraction de ces frais peuvent être remboursés par la société au gérant de l’EURL, qu’il soit l’associé unique ou non, sur présentation de justificatifs.

Cependant, cette solution comporte autant d’avantages que d’inconvénients.

En faisant ce choix, vous pouvez donc mutualiser les charges… mais également les soucis ! Délai de paiement, clients mécontents, contentieux… autant de mots qui font (malheureusement) partie du champ lexical de toute société qui a une activité.

Vous serez par ailleurs contraint d’indiquer votre adresse personnelle sur l’ensemble de vos documents professionnels. C’est aussi le risque de voir arriver chez vous vos problèmes professionnels… huissiers et autres représentants du droit en tête !

Domiciliation de votre EURL sur votre lieu d’exploitation

Seconde alternative pour installer le siège social de votre société, vous pouvez signer un bail commercial qui vous engage pour 3 ans, 6 ans ou encore 9 ans. Sans possibilité de le rompre en cours de route. Le local commercial est utile notamment pour stocker des marchandises, des véhicules pros ou accueillir des clients.

Généralement, les locaux commerciaux représentent l’une des premières dépenses des sociétés, sans parler des frais annexes tels que les divers abonnements (électricité, chauffage…), la fiscalité locale (CFE, enseigne…) et l’entretien du bâtiment.

Bon à savoir : vous pouvez domicilier votre siège social et votre lieu d’exploitation à des adresses différentes.

La domiciliation collective dans un espace de coworking

Certains lieux de travail partagé, comme les coworking, les incubateurs ou les pépinières proposent à leurs usagers des solutions de domiciliation.

Cela peut être pratique dans la mesure où vous êtes censé vous y rendre régulièrement. C’est une alternative aux inconvénients de la domiciliation chez vous, mais soyez vigilant sur le fait que la structure dispose bien d’un agrément préfectoral lui autorisant cette l’activité.

Le choix d’une société de domiciliation

En optant pour une société de domiciliation, vous transformez de manière effective vos charges fixes en charges variables.

Les sociétés de domiciliation commerciale vous permettent en effet de bénéficier d’une adresse, souvent prestigieuse. De plus, vous accédez également à tout un panel de services tels que la gestion de votre courrier, de vos colis, de vos recommandés, le traitement de vos appels téléphoniques, etc.

Kandbaz va plus loin. Grâce à son appartenance au Groupe KANDBAZ, spécialement de la domiciliation commerciale et du BACKING, Kandbaz vous propose une série de services à valeur ajoutée :

• gestion de votre courrier (réception, conservation, réexpédition, scan) ;
• gestion de votre téléphonie (transfert d’appel, ouverture de ligne, gestion des appels de vos clients) ;
• assistance administrative, juridique ou comptable ;
• création de sites internet ;
• création d’entreprise (conseil, accompagnement ou prise en charge) ;
• démarches de changement d’adresse de votre siège social ;
• etc.

De plus, grâce à son réseau, Kandbaz vous permet d’accéder à l’ensemble des offres de ses partenaires. Élisez ainsi votre adresse postale aux quatre coins de la France !

Comment choisir l’adresse de domiciliation pour votre EURL ?

Le but est de peser le pour et le contre pour arriver à la meilleure option selon vos attentes et vos contraintes.

L’image de l’entreprise et l’impact de l’adresse

Chez Kandbaz, par exemple, nous choisissons avec beaucoup de soin chacune des adresses que nous vous proposons. Elles sont toutes prestigieuses, dans des pôles économiques importants (Paris, Lyon, Nice, etc.) et au cœur de quartiers dynamiques.

Nous savons qu’une belle adresse est un gage de bonne santé pour une entreprise et que cela inspire confiance aux partenaires. Vous avez conscience qu’une adresse premium profiterait à votre développement, mais vous n’avez pas forcément les moyens de louer des locaux à un tel emplacement. La domiciliation Kandbaz est faite pour vous !

La flexibilité et le coût

La trésorerie étant le nerf de la guerre, nous savons bien que votre budget n’est pas extensible et que tout est question de priorités. Entre la gratuité d’une domiciliation chez vous et l’important coût d’achat ou de location d’un local pro, à vous de trouver le bon compromis en tenant compte du prix et des avantages associés.

Un bail commercial est souvent conçu sur une base 3/6/9, c’est-à-dire qu’il vous oblige pour une durée minimale de trois ans. Avec une société de domiciliation, l’engagement minimal est réduit à trois mois.

Le conseil de Kandbaz : quand vous choisissez une solution, renseignez-vous toujours sur vos possibilités de retrait si tout ne se passe pas comme prévu.

Les services annexes et leur importance

Si vous faites appel à une société de domiciliation, il y a de fortes chances que vous ayez besoin de plus qu’une simple adresse. Il faut toujours comparer un coût aux prestations associées.

Le conseil de Kandbaz : faites le point sur vos besoins actuels ainsi que sur l’évolution de votre activité et les nouvelles attentes qui pourraient émerger. Assurez-vous que votre prestataire soit bien en mesure de répondre à tout.

Les démarches à suivre pour domicilier son EURL dans une société de domiciliation comme Kandbaz

Les étapes de la domiciliation en ligne

Chez Kandbaz, inutile de vous déplacer, tout se fait en quelques clics. Vous allez sur notre site, vous choisissez l’adresse qui vous fait rêver, vous sélectionnez votre formule d’abonnement, vous nous transmettez vos justificatifs et le tour est joué !

Les documents dont nous avons besoin :

• vos justificatifs d’identité et de domicile ;
• vos statuts + votre Kbis si votre EURL est immatriculée ;
• vos projets de statuts si elle ne l’est pas ;
• un RIB pour le prélèvement de votre mensualité.

Vous ne vous sentez pas à l’aise avec la démarche ? N’hésitez pas à nous appeler ou à passer nous voir, nos conseillers sont là pour vous accompagner.

Bon à savoir : nos formules ne sont pas figées. Vous pouvez très bien sélectionner un abonnement minimal et le faire évoluer par la suite selon vos besoins. La plupart de nos prestations sont également disponibles à la carte.

Les documents à fournir au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

En optant pour la domiciliation commerciale, vous vous facilitez également les démarches dans la mesure où il suffit de fournir le contrat de domiciliation au greffe du tribunal de commerce afin de valider la formalité de constitution ou de modification de votre EURL !

Le conseil de Kandbaz : pensez à bien valider la présence du numéro d’agrément préfectoral. C’est ce numéro qui vous certifie que la société de domiciliation est à jour de ses obligations. Cet agrément sera vérifié par le greffe du tribunal de commerce.

Le cadre légal de la domiciliation d’une EURL

Les obligations légales et réglementaires

Elles concernent à la fois la société de domiciliation et l’EURL domiciliée qui sont passibles de sanctions pénales et pécuniaires en cas de manquement.

Les devoirs du domiciliataire

• Être immatriculé au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ;
• être titulaire d’un agrément préfectoral qui doit figurer sur tous ses contrats ;
• ne pas exercer dans un local à usage d’habitation principale, même en partie ;
• recueillir, conserver et produire si besoin aux autorités compétentes tous les justificatifs légaux concernant ses domiciliés ;
• fournir trimestriellement une liste de ses domiciliés aux services fiscaux et sociaux, les informer de toute rupture de relation, et de toute absence de nouvelles d’un domicilié supérieure à trois mois ;
• signaler tout comportement suspect au regard de la loi sur la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme.

Les devoirs du domicilié

• S’engager à utiliser réellement cette localisation et à la communiquer aux greffes du tribunal pour mise à jour de son Kbis (grâce au contrat de domiciliation) ;
• informer la société de domiciliation de tout changement l’affectant lui ou sa société (adresse, état civil, statuts, activité, objet, etc.).

Les risques en cas de non-respect des règles de domiciliation

Les sanctions encourues peuvent être assez lourdes surtout pour l’entreprise domiciliataire dont la responsabilité est davantage engagée. Le dirigeant, garant légal du respect de la réglementation, s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 7500 € et à une peine de six mois d’emprisonnement.

Le budget prévisionnel pour la domiciliation de votre EURL

Quel est le coût de la domiciliation d’une EURL ?

Le coût de la domiciliation d’une EURL varie en fonction de la solution choisie :

• la domiciliation au domicile du gérant est gratuite ;
• la domiciliation dans un local commercial dépend du montant du loyer ;
• la domiciliation dans une pépinière d’entreprises ou un incubateur dépend du temps de présence et des services utilisés, entre 100 € et 400 € par mois ;
• la domiciliation auprès d’une société de domiciliation commerciale dépend de l’adresse et des services souscrits, entre quelques dizaines et quelques centaines d’euros par.

Les coûts associés aux différentes formules dans une société de domiciliation

La plupart du temps, la formule de base correspond au droit d’utiliser l’adresse, à la réception et la conservation de votre courrier. Déjà, ce coût sera différent selon la qualité de l’adresse. C’est assez logique dans la mesure où une adresse prestigieuse coûte plus cher à la société de domiciliation qui en répercute le prix sur les abonnements qu’elle propose.

Ensuite, tout dépend des options que vous souscrivez : réexpédition du courrier, gestion de la téléphonie, assistance administrative, juridique et comptable, location d’un bureau, etc.

Modifier ou transférer la domiciliation d’une EURL

Les étapes pour un changement d’adresse efficace

En tant qu’associé unique, c’est le genre de décision qui vous incombe pleinement. Elle est formalisée par un procès-verbal de décision de l’associé unique. L’étape suivante est de modifier vos statuts, c’est indispensable même dans le cas où seule l’adresse de votre siège social change. Ensuite, vous publiez l’information sur un journal d’annonces légales (JAL) et vous transmettez tous les justificatifs (PV + statuts modifiés + JAL) aux greffes pour acter la modification. Vous devez remplir un formulaire M0, il est téléchargeable en ligne sur le site du centre de formalités des entreprises.

Les implications administratives du transfert de siège social

Vous avez l’obligation de prévenir tous vos partenaires de ce changement (impôt, organismes sociaux, banque, fournisseurs, clients, opérateurs, etc.).

Le conseil de Kandbaz : n’oubliez surtout pas d’informer votre assureur du déménagement de votre siège social. Votre adresse impacte le montant de vos cotisations. Si vous ne le faites pas, vous prenez le risque d’avoir un sinistre mal ou pas du tout indemnisé.

FAQ sur la domiciliation d’une EURL

Peut-on changer l’adresse de domiciliation après la création de l’EURL ?

Oui. Le déménagement de votre siège social est possible à tout moment et autant de fois que vous le souhaitez. Il suffit de respecter la procédure, les délais légaux, et de fournir tous les justificatifs.

1. Modifier les statuts de l’entreprise.
2. Publier une annonce dans un journal d’annonces légales.
3. Informer le greffe du tribunal de commerce de la nouvelle adresse.

Quelles sont les obligations d’affichage de l’adresse de domiciliation ?

Au même titre que votre numéro d’immatriculation, elle doit figurer sur tous vos documents officiels : contrats, site internet, supports de communication, etc.

Comment domicilier son EURL sans adresse fixe ?

Si vous ne disposez pas d’adresse fixe, que vous êtes par exemple un digital nomade, vous n’avez pas d’autres choix que de passer par une société de domiciliation.

La domiciliation d’une EURL a-t-elle une incidence sur la fiscalité de l’entreprise ?

Oui. Toute société est tenue de s’acquitter de la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises). Son taux est déterminé par la commune, il diffère donc d’une ville à l’autre. Parfois, les écarts peuvent être assez significatifs.

Pourquoi domicilier son EURL ?

La domiciliation est obligatoire pour toutes les entreprises, y compris les EURL. Elle permet de :

• avoir une adresse légale : l’entreprise doit avoir une adresse physique pour pouvoir être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;
• recevoir les documents officiels : c’est à l’adresse de domiciliation que l’entreprise recevra ses courriers officiels, tels que les convocations aux assemblées générales et les actes juridiques ;
• communiquer avec les administrations et les partenaires : l’adresse de domiciliation est l’adresse de référence de l’entreprise et sera utilisée par les administrations et les partenaires pour la contacter.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une domiciliation EURL ?

L’adresse de domiciliation d’une EURL doit obligatoirement figurer sur les documents suivants :

• les statuts de l’entreprise ;
• le Kbis (Extrait K) ;
• les factures et devis ;
• les contrats ;
• les conditions générales de ventes ;
• le site web de l’entreprise ;
• les courriers officiels.

Quel est le délai pour changer l’adresse de domiciliation de son EURL ?

Le délai pour changer l’adresse de domiciliation de son EURL est de 1 mois.

Quelles sont les conséquences de ne pas changer l’adresse de domiciliation de son EURL ?

Ne pas changer l’adresse de domiciliation de son EURL suite à un déménagement peut avoir plusieurs conséquences :

• l’entreprise risque de ne pas recevoir ses courriers officiels, ce qui peut entraîner des retards dans le traitement des dossiers et des sanctions de la part des administrations ;
• l’entreprise peut avoir des difficultés à communiquer avec ses partenaires qui auraient du mal à la retrouver et à la contacter ;
• l’image de l’entreprise peut être ternie par une impression de négligence et de manque de professionnalisme ;
• informer les greffes de ce changement sous un délai de 30 jours est une obligation légale, en cas de contrôle, l’entreprise nonchalante peut être sanctionnée par une amende.