Le contrat de domiciliation : définition et démarches

L’intérêt d’un contrat de domiciliation

Lors d’un recours à la domiciliation commerciale, il importe de signer un contrat de domiciliation.

Contrat de domiciliation : définition

Le contrat de domiciliation est un document écrit rédigé et signé par le domiciliataire et le domicilié. Possédant une valeur juridique, il contient des clauses spécifiques encadrant l’occupation des locaux destinés à l’adresse de domiciliation d’une entreprise.

Le contrat de domiciliation est un document légal régi par l’article R123-168 du Code du commerce. Il doit être effectif pendant au moins trois mois et est renouvelable par tacite reconduction, c’est-à-dire que le contrat est renouvelé automatiquement à la fin de son échéance et pour la même durée que celle choisie initialement.

Les deux parties engagées dans un contrat de domiciliation sont soumises à certaines obligations et profitent de certains droits. À titre d’exemple, le domiciliataire, c’est-à-dire la société de domiciliation, doit fournir des locaux permettant l’exercice des activités de gestion d’une entreprise. En revanche, le domicilié, c’est-à-dire l’entreprise qui occupe les locaux, doit utiliser les locaux uniquement pour l’exercice de son activité professionnelle.

Contrat de domiciliation : procédure d’obtention

Pour souscrire un contrat de domiciliation, le dirigeant, le représentant légal d’une entreprise ou l’auto-entrepreneur peut suivre une procédure de domiciliation en ligne auprès d’une société de domiciliation.

Pour ce faire, l’entrepreneur doit choisir le type de domiciliation qui lui convient (société, auto-entrepreneur ou association). Ensuite, il sélectionne l’adresse de domiciliation à attribuer à son entreprise. Celle-ci prend en compte le type de contrat choisi auparavant, le quartier de prédilection ou les offres promotionnelles en cours. Avant de clore la démarche, le dirigeant de l’entreprise est invité à choisir parmi les services complémentaires à inclure à son forfait. Ces services peuvent varier d’un prestataire à l’autre, mais en général, ils comprennent un service de gestion de courrier.

Enfin, pour les besoins du contrat de domiciliation, l’entrepreneur doit fournir quelques informations personnelles et relatives à son entreprise. Pour simplifier et accélérer la procédure de domiciliation de la société, il convient de joindre les pièces justificatives afférentes aux informations communiquées plus tôt. Il s’agit généralement d’une pièce d’identité du demandeur et d’un justificatif de domicile.

Une fois toutes les étapes franchies, la validation du contrat de domiciliation provisoire est nécessaire. Le responsable de l’entreprise reçoit ensuite un spécimen de ce contrat qui lui permettra de compléter son dossier de demande d’immatriculation auprès du greffe du tribunal compétent.

Contrat de domiciliation : les mentions obligatoires

Pour qu’il soit légal et effectif sur le plan juridique, le contrat de domiciliation doit indiquer des renseignements obligatoires. Les informations suivantes, rattachées aux deux parties contractantes, doivent figurer dans ledit contrat :

• Leurs raisons sociales ou leurs noms ;
• Leurs coordonnées ;
• Leurs numéros de RCS ;
• Le nom de leurs représentants légaux ;
• L’adresse de domiciliation ;
• Les services complémentaires fournis ;
• Le dépôt de garantie ;
• Le mode de fonctionnement du contrat ;
• Toutes les tarifications ;
• La périodicité de paiement de la facture ;
• Les raisons d’éventuelles surfacturations ;
• La durée du contrat ;
• Les modalités de rupture du contrat avec les clauses résolutoires ;
• Les obligations de chaque partie ;
• Les pièces justificatives fournies par les parties ;
• Une déclaration sur l’honneur le cas échéant ;
• Le nombre d’exemplaires du contrat rédigé, signé et daté.

Les obligations de chaque partie

Chaque partie contractante, le domiciliataire et le domicilié, est soumise à des obligations spécifiques rattachées à l’occupation du local de domiciliation choisi.

Les obligations du domiciliataire

Le domiciliataire, personne morale ou physique, doit faire l’objet d’une immatriculation au RCS ou au Répertoire des métiers. Il doit également bénéficier d’un agrément préfectoral.

Selon les réglementations en vigueur, le domicilié doit bénéficier de locaux adaptés à l’organisation de la réunion régulière des entités de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise. Les locaux fournis doivent permettre la mise en place de structure facilitant la consultation et la conservation des documents confidentiels tels que les livres de compte, les registres ou les documents juridiques concernant l’entreprise. Le domiciliataire doit posséder un dossier renfermant toutes les informations relatives l’entreprise domiciliée et les pièces justificatives concernant son représentant légal.

En outre, le domiciliataire doit informer le greffe du tribunal de toutes les modifications rattachées à l’occupation d’un local de domiciliation. Il est également tenu de l’avertir au cas où une entreprise domiciliée n’a pas récupéré son courrier depuis trois mois.

Les obligations du domicilié

L’entreprise domiciliée doit exclusivement occuper et utiliser les locaux mis à disposition du domiciliataire à des fins purement professionnelles et pour le siège social de son entreprise. En cas de modification statutaire, d’objet social ou de forme juridique, il est tenu d’en informer le domiciliataire. Il en est de même pour les changements d’adresse personnelle. Enfin, le représentant légal de l’entreprise domiciliée doit autoriser le domiciliataire à récupérer son courrier ou toute forme de notification en son nom.

Signer un contrat de domiciliation : ce qu’il faut vérifier avant de se lancer

Pour garantir la sécurité de votre activité, vérifiez d’abord certains points avant de signer le contrat de domiciliation : 

• L’agrément préfectoral : assurez-vous que la société de domiciliation a un agrément préfectoral valide. Vérifiez l’immatriculation de la société au RCS.
• Analyse de l’adresse proposée : évaluez si l’emplacement proposé convient à vos besoins et attentes. Demandez également un catalogue d’adresses et vérifiez l’authenticité de ces adresses pour éviter les escroqueries.
• Évaluation des services proposés : confirmez que l’entreprise offre les services essentiels tels que l’accueil, la gestion du courrier, et la réexpédition des colis.
  N’hésitez pas à vous renseigner sur sur les services supplémentaires disponibles, comme le télésecrétariat ou la location de locaux.
• Examen des modalités du contrat : lisez attentivement le contrat pour comprendre les obligations de chaque partie et vérifiez la durée minimale du contrat ainsi que les conditions de renouvellement.
• Comparaison des tarifs : assurez-vous que les tarifs sont transparents et compréhensibles. Soyez attentif aux frais supplémentaires ou à l’évolution des tarifs au fil du temps.

Rappel sur la domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise est une démarche imposée par la loi à toute entreprise, qu’elle soit individuelle ou sous forme de société.

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

Pour obtenir un numéro K-bis et réussir à immatriculer une entreprise auprès du CFE compétent, l’entrepreneur, le représentant légal ou le dirigeant doit fournir un justificatif de domiciliation de la future société. Il s’agit d’un document attestant l’adresse administrative, fiscale et juridique de l’entreprise.

L’adresse de domiciliation du siège social d’une entreprise sera celle enregistrée par les clients ou les partenaires comme les fournisseurs, les créanciers ou les investisseurs. D’ailleurs, l’ensemble des pièces commerciales ou administratives émanant ou à l’attention du responsable de la société à créer doit en faire mention.

Obligatoire, l’adresse de siège social sera déclarée au registre de commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. À défaut, la demande d’immatriculation de l’entreprise peut faire l’objet d’un refus.

À qui s’adresse la domiciliation d’entreprise ?

L’adresse physique ou adresse de siège social concerne essentiellement les entreprises en cours de création. Il peut s’agir d’une entreprise individuelle ou d’une autre ayant épousé la forme de société comme la SARL, l’EURL, la SAS ou la SASU.

Outre les sociétés commerciales, l’adresse de domiciliation est également indispensable lors de la constitution d’une association.

À quoi sert la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise est une adresse physique qui permet de localiser, d’entrer en contact et de communiquer plus facilement avec une société. Il s’agit également de l’adresse où tous les courriers administratifs, fiscaux et juridiques seront envoyés.

L’adresse du siège social permet de définir la nationalité de l’entreprise ou de l’association. De ce fait, elle offrira la possibilité de déterminer le droit qui s’applique à l’exercice de l’activité de l’entreprise, au taux fiscal qui lui est attribué et au droit du travail qui encadre ses salariés.

Le tribunal compétent sera fixé en fonction de l’adresse de domiciliation du siège social de l’entreprise. Il en est de même pour les formalités relatives aux publicités, aux annonces ou aux avis légaux liés à la vie de la société.

Où installer le siège social d’une entreprise ?

L’adresse de domiciliation du siège social d’une entreprise peut être la même ou différer du lieu d’exercice de son activité ou de son objet social. Le dirigeant, le représentant légal ou l’entrepreneur est libre de choisir la forme et le lieu de domiciliation de sa société. De plus, il peut également opter pour une domiciliation provisoire ou permanente en fonction de ses moyens financiers.

Un siège social d’entreprise peut être domicilié :

• Au domicile personnel de son dirigeant

Un entrepreneur a le droit de siéger son entreprise à son domicile principal. Cependant, avant de choisir cette option, il lui est recommandé de consulter le contrat de bail établi avec le propriétaire des lieux, le règlement de copropriété ou les règles d’urbanisme s’il existe une éventuelle clause d’interdiction d’exercice d’activité commerciale sur les lieux. Même si une disposition contractuelle s’oppose à l’installation du siège social, cette domiciliation reste quand même possible pour une durée temporaire de 5 ans.

• Dans une pépinière d’entreprise

Passer par une pépinière d’entreprise, un centre d’affaires ou un espace de coworking est possible dans le cadre d’une domiciliation collective. Cette option s’avère assez favorable pour les start-ups, les PME ou les entreprises en début d’activité en raison de son moindre coût. En effet, certains frais d’occupation sont partagés avec d’autres entreprises. De plus, certains locaux disposent de matériels de travail à usage commun pour tous les occupants. Par ailleurs, les locataires peuvent bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour le lancement de leur projet.

• Dans un local propre

Si l’entrepreneur ou le dirigeant dispose de fonds assez conséquents, il peut acheter ou louer un local professionnel pour domicilier le siège social de son entreprise et/ou exercer son activité. Cependant, avant toute acquisition, il est conseillé de vérifier la présence d’une disposition législative ou contractuelle s’opposant à l’exercice d’une activité professionnelle dans ledit local.

• Auprès d’une société de domiciliation

La domiciliation de son siège social via une société de domiciliation comme Kandbaz est un véritable atout pour les entrepreneurs. En effet, cela permet de choisir une adresse de prestige, à moindre coût, au cœur de cible de son business, et ainsi de bénéficier d’une image de marque et d’une aura propice au développement de sa société. En effet, l’adresse du siège social de l’entreprise figure sur l’ensemble des documents de la société (facture, devis, carte de visite…) mais également sur ses documents publicitaires.

Tout savoir sur la domiciliation commerciale

Comme énoncé plus haut, la domiciliation commerciale consiste à dénicher une adresse physique de siège social par le biais d’une société de domiciliation.

Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale est un service proposé par une société de domiciliation. Une société de domiciliation est une entreprise spécialisée dans la fourniture d’adresse de siège social aux personnes physiques ou morales.

Pour qu’elle soit crédible et légale, la société de domiciliation doit être agréée par la préfecture dont elle est rattachée. Les clients peuvent vérifier cet agrément via le numéro préfectoral qu’elle détient. La société spécialisée dans la domiciliation d’entreprise ou d’association doit proposer à ses clients des locaux qui lui appartiennent ou loués auprès d’autres bailleurs. Dans ce dernier cas, elle doit signer un contrat de bail avec le propriétaire.

Quels sont les avantages d’une domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale est réputée pour être la solution de domiciliation la moins onéreuse. De plus, elle permet à l’entrepreneur de trouver une adresse de siège social implantée dans des quartiers prestigieux, stratégiques ou célèbres. De ce fait, l’entreprise bénéficie d’une bonne visibilité et d’une crédibilité privilégiée auprès de ses clients, de ses fournisseurs ou de ses partenaires.

En outre, la domiciliation commerciale propose en plus d’une adresse physique de prestige des services complémentaires simplifiant la gestion et l’administration de l’entreprise hébergée. Pour se démarquer des autres, certaines d’entre elles n’hésitent pas à suggérer des formules sur-mesure ou modulables comprenant des prestations qui répondent aux besoins des clients.

Par ailleurs, la domiciliation commerciale est assez flexible au niveau de la durée d’occupation du local. En effet, le contrat de domiciliation établi entre le domicilié et le domiciliataire peut prendre fin après 3 mois d’utilisation des lieux. Enfin, cette option est soumise à une procédure de transfert de siège social allégée en cas de déménagement.

Le contrat de domiciliation : FAQ

Pourquoi domicilier son entreprise ?

La domiciliation est une étape essentielle dans le processus de création d’une entreprise. Choisir une adresse pour le siège social est obligatoire.Sans un justificatif de jouissance de local, la demande d’immatriculation est considérée comme incomplète !

Quelle est la durée d’engagement minimale pour un contrat de domiciliation ?

Le code de commerce impose une durée minimale de trois mois pour le contrat. Elle est renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.

Quels sont les avantages de la domiciliation d’entreprise ?

• Image professionnelle renforcée : permet aux entrepreneurs de choisir une adresse prestigieuse, renforçant la confiance entre l’entreprise, ses partenaires et clients.
• Réduction des coûts : offre aux entreprises l’opportunité de domicilier leur adresse à un coût avantageux sans les frais liés à la location de locaux physiques.
• Simplification administrative : la domiciliation d’entreprise aide à alléger les tâches administratives en externalisant la gestion du courrier, la location de salles de réunion, et la gestion du standard téléphonique.
• Respect de la vie privée : sépare l’adresse de domiciliation de l’adresse personnelle, évitant les visites non désirées et protégeant la vie privée de l’entrepreneur.