Quelles sont les mentions obligatoires sur un cachet d’entreprise ?

Cachet d’entreprise : pourquoi et qui peut en disposer ?

Bien que l’usage d’un tampon d’entreprise ne soit pas légalement obligatoire, il est recommandé pour des raisons pratiques et administratives.

La délivrance des documents officiels

Un fournisseur ou un prestataire professionnel doit apposer son cachet sur chaque document échangé avec un tiers. Cette opération s’exécute en général, soit par les dirigeants de l’entreprise, soit par un responsable ayant reçu l’autorisation de ces derniers. Elle manifeste la validation des documents émis pour le compte d’un client ou d’un partenaire. L’absence d’un tampon peut être vue comme la présentation d’un document non encore officiel. Certaines administrations peuvent même l’exiger sur les documents officiels ou sur les appels d’offres.

L’application d’un cachet donne plus de crédibilité et renvoie une image professionnelle vis-à-vis de ses collaborateurs. De plus, il permet de réduire les tâches administratives récurrentes. D’un seul geste, les informations essentielles concernant la société figurent sur le document.

Un rappel de l’identité de la société

Le cachet véhicule l’identité de l’entreprise auprès des clients et des collaborateurs. Grâce à un tel outil, la société communique en toute facilité son nom ou sa marque. Il permet aux destinataires d’identifier directement la société qui leur remet un courrier. Véritable signe distinctif, le tampon aide à la gestion de nombreux documents reçus au quotidien (devis, facture, bon de commande ou de livraison, etc.).

Le tampon résume aussi les coordonnées de l’entreprise. Plus précisément, il permet aux tiers d’accéder à de plus amples renseignements sur l’existence légale de la structure. Reprenant une partie des mentions obligatoires dans un document officiel, le cachet renforce la fiabilité de la société.

La valeur du cachet d’entreprise

Le tampon de société ne présente aucun caractère juridique. Toutefois, le document le comportant possède une valeur légale dès lors que les conditions suivantes sont remplies :

• Le document inclut les mentions obligatoires telles que prévues par la loi
• La signature d’un cadre ou une signature pour ordre d’un employé de l’entreprise surmonte le cachet.

Chaque entreprise peut donc choisir de disposer ou non d’un tampon. Dans le cas où cet outil est indispensable aux démarches administratives, il doit contenir un certain nombre d’informations.

Quelles mentions obligatoires doivent apparaître sur le cachet d’entreprise ?

Les renseignements inscrits sur le tampon d’une société doivent permettre l’identification de celle-ci. Des éléments spécifiques peuvent s’ajouter en fonction de la forme de l’entreprise et selon que l’usage du cachet est interne ou externe.

Les mentions du cachet d’auto-entrepreneur

Pour une micro-entreprise, les mentions indispensables à inclure sur le cachet sont les suivantes :

• Le nom et le prénom de l’auto-entrepreneur
• L’adresse de l’auto-entreprise
• Le numéro SIREN.

Le code APE SCI ou le code NAF peut aussi y être inséré. Son ajout, bien que facultatif, permet de désigner la branche d’activité de la micro-entreprise. La dispense de TVA est également à préciser moyennant la mention « non assujetti à la TVA, art. 293 B du CGI ». Le cachet d’un auto-entrepreneur exerçant une profession libérale réglementée doit comprendre le numéro d’Ordre de rattachement et du numéro ADELI. C’est le cas, par exemple, des avocats, des notaires et des médecins.

Les mentions du cachet d’une société commerciale

Dans le cas d’une entreprise à activité commerciale, le tampon à usage externe doit contenir :

• Le nom de l’entreprise
• Son statut juridique (SA, SAS, SARL, etc.)
• L’adresse de son siège social
• Le montant du capital social
• Les numéros d’identification SIREN et SIRET
• Le numéro de TVA.

Le cachet de ce type d’entreprise peut aussi inclure des coordonnées comme l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.

Pour ce qui est du cas particulier de l’artisan, celui-ci peut être sous le régime entrepreneurial ou société. Quel que soit son statut, les informations suivantes sont indispensables sur son cachet :

• Le nom tel qu’enregistré à la chambre de l’artisanat ;
• Le numéro de police de responsabilité civile.

Les mentions du tampon d’entreprise à usage interne

Un cachet utilisé en interne n’a aucune mention obligatoire tant que les documents le contenant restent au niveau de l’entreprise. Cependant, il est indiqué d’y mettre la dénomination sociale, l’adresse du siège de la société ainsi que l’identité, la fonction et les coordonnées de l’utilisateur. Il peut s’agir, par exemple, du tampon nécessaire pour approuver la réception d’un courrier ou d’un colis. Son apposition permet d’attester que l’entreprise a bien reçu l’objet expédié par son collaborateur.

Quels renseignements supplémentaires sur un cachet d’entreprise ?

Dans certaines situations, des mentions annexes sont indispensables sur le cachet d’entreprise.

Le cachet d’une société basée à l’étranger

Pour une entreprise basée à l’étranger, le tampon doit contenir les éléments ci-après :

• Sa dénomination sociale
• Sa forme juridique
• L’adresse de son siège social
• Le numéro d’immatriculation dans l’état dans lequel se trouve son siège social
• Le numéro de TVA intracommunautaire.

Le cachet d’une société en cas de location-gérance

Une entreprise peut être gérée dans le cadre d’un contrat de location-gérance. Le propriétaire délègue alors la direction de sa société à un gérant mandataire pendant une durée déterminée ou indéterminée. Dans ce cas, le tampon d’entreprise doit comporter, en plus des mentions communes à toutes les sociétés, la mention « location-gérance ». Celle-ci doit figurer sur tous les documents officiels délivrés aux tiers.

Le tampon d’une entreprise bénéficiaire d’un contrat d’appui

Lorsqu’une entreprise bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise (CAPE), il doit inscrire ce statut sur les documents officiels. Le cachet doit également mentionner le numéro unique d’identification de la couveuse, c’est-à-dire de la structure accompagnante.

Le tampon des entreprises dans les métiers de santé

Le cachet d’un professionnel de santé doit contenir les informations spécifiques suivantes :

• Le titre professionnel (« Docteur », « Médecin remplaçant », etc.)
• Son nom et son prénom
• Sa spécialité : généraliste, néphrologue, cardiologue, etc.
• Ses coordonnées : numéro de téléphone et adresse électronique
• Le numéro d’identification ADELI ou RPPS.

Il peut aussi ajouter la mention « conventionné DP » indiquant le droit de dépassement d’honoraires.