Quels sont les document comptables obligatoires pour une SARL

Quels sont les documents comptables obligatoires pour la SARL ?

Il existe de nombreux documents essentiels à la gestion de la SARL. Cependant, il convient de distinguer les productions comptables indispensables de celles qui sont obligatoires. Pour la société à responsabilité limitée, les gérants doivent conserver les pièces justificatives et tenir différents livres comptables dans le but d’établir les comptes annuels et de déposer le résultat auprès de l’administration fiscale.

Les pièces justificatives

Une pièce justificative comptable est un document qui permet d’appuyer une écriture comptable. Pour la SARL, elle doit être datée et conservée pendant 10 ans. Une pièce justificative peut attester une seule écriture comptable ou bien tout un ensemble d’opérations. Elle peut avoir une origine :

• interne : facture d’achat, bulletin de paie, etc.
• externe : facture de vente, relevé bancaire, etc.

Les livres comptables

La SARL doit enregistrer les mouvements affectant son patrimoine selon un ordre chronologique. Pour ce faire, elle est dans l’obligation de tenir plusieurs livres.

Le livre journal

Le livre journal ou journal comptable retrace l’ensemble des dépenses et des recettes de la SARL. Sa tenue consiste à enregistrer quotidiennement tous les mouvements financiers affectant le patrimoine de l’entreprise. Un livre journal doit être rempli selon des exigences liées à des questions de fond et de forme.

La gestion de la SARL demande sa conservation pendant au moins 10 ans, même terminé. Outre l’administration fiscale, l’inspection du travail peut également demander votre livre journal.

Dans certains cas, les responsables peuvent inscrire directement chaque mouvement dans le livre journal. Toutefois, il est préférable de tenir des journaux auxiliaires : journal des achats, journal des ventes, journal des banques, etc. Par la suite, l’ensemble des informations comptables contenues à l’intérieur de ces derniers seront recoupées au sein du journal.

Le grand livre

Second document comptable obligatoire pour la SARL, un grand livre ou livre de comptes recueille l’ensemble des mouvements de comptabilité de l’entreprise. Ces derniers sont classés par compte suivant l’ordre de numéro prévu par le plan comptable :

• les comptes de bilan : classe 1 à 5 ;
• les comptes de charges et de produits : classe 6 et 7 ;
• les comptes spéciaux : classe 8.

Toutes les opérations sont écrites selon le système de comptabilité en partie double (débits/crédits).

Outre le grand livre général, une SARL peut aussi tenir un grand livre auxiliaire lorsqu’elle en a besoin.

À la différence du livre journal, le grand livre classe les opérations par compte comptable. En ce sens, l’écriture du grand livre se base sur les informations comptables contenues dans le livre journal.

Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire sert à l’appréciation de l’actif ainsi que du passif de la SARL. Afin de réaliser les bilans comptables de l’entreprise, un inventaire doit avoir lieu au moins une fois par an.

De manière générale, ce document recense les actifs (éléments avec une valeur économique positive) et les passifs (éléments avec une valeur économique négative) de la SARL. Il fait figurer les stocks, les actifs physiques, les créances clients, les dettes fournisseurs, etc.

Bien que les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) peuvent faire l’impasse sur le livre d’inventaire, l’inventaire en lui-même reste obligatoire.

Dans la pratique, il convient de distinguer inventaire et gestion des stocks malgré leur lien comptable.

Les autres documents obligatoires : les documents liés aux comptes annuels

La SARL est également tenue par la loi de réaliser et de déposer ses comptes annuels en exploitant les informations comptables inscrites dans les livres mentionnés plus haut.

Selon l’article L123-12 du Code de commerce, vers la fin d’une année d’exercice, les responsables de la comptabilité doivent établir :

• un bilan ;
• un compte de résultat ;
• et une annexe légale ;

Le bilan

Il s’agit d’un document décrivant la santé financière de la SARL à la clôture des comptes annuels. Faire le bilan de la SARL, c’est faire l’état des lieux de ce que l’entreprise possède (actif) et de ce qu’elle doit (passif) sous forme de tableau. Ce dernier aspect garantit une meilleure lisibilité des données pour les tiers ainsi que les associés.

Pour les banques et autres créanciers, il s’agit d’une garantie de solvabilité. De leur côté, les associés, ainsi que les partenaires, utilisent le bilan comptable comme d’un outil de gestion. Finalement, ce document permet à l’administration fiscale de déterminer le bénéfice imposable.

En règle générale, dans un souci de transparence et de justesse, le bilan de la SARL doit être certifié par un commissaire aux comptes.

Le compte de résultat

Le compte de résultat regroupe l’ensemble des produits ainsi que des charges générées par la SARL durant une année d’exercice. Il s’agit donc d’un document relatif à la performance de l’entreprise.

Pour ce faire, les responsables de la comptabilité de la SARL s’intéressent aux variations de patrimoine. Ce qui leur permet d’en dégager le résultat net qui peut se solder par un bénéfice ou un déficit. Le calcul consiste à soustraire les charges aux produits de chaque résultat intermédiaire.

S’agissant d’une obligation comptable, le compte de résultat permet à l’administration fiscale de cerner le bénéfice réalisé par une entreprise. Pour les partenaires financiers, il s’agit d’un instrument permettant de mesurer la rentabilité de leur investissement.

L’annexe légale

L’élaboration d’une annexe comptable correspond à une obligation sauf pour les petites entreprises exerçant dans le cadre du régime microfiscal. Elle a comme objectif de compléter le bilan et le compte de résultat. En effet, l’annexe fournit des explications supplémentaires facilitant la compréhension de la santé financière de la SARL. Elle montre les informations obligatoires et les informations d’importance significative.

La gestion de la SARL demande la production d’autres documents comptables qui, malgré leur caractère optionnel, apportent un plus dans le pilotage de l’entreprise.