Qu’est ce qu’un bureau de représentation ? En quoi est ce utile ?

Bureau de représentation : de quoi s’agit-il exactement ?

Le bureau de liaison ou de représentation constitue une structure sans personnalité juridique propre. Il s’agit de la solution la plus légère qui s’offre aux entreprises de droit étranger désirant une implantation sur un nouveau territoire, en général à l’international. D’ailleurs, comme ce n’est pas une personne morale, il se voit limité à bien des égards :

• Entité dépourvue de dénomination sociale ou de nom commercial distincts ;
• Structure privée de patrimoine (sans capitaux et biens propres dans le pays hôte) ;
• Établissement sans fiscalité propre ;
• Impossibilité de réaliser des opérations de commerce ;
• Interdiction de conclure des contrats au nom et pour le compte de l’entreprise mère ;
• Pratique d’actes de démarchage prohibée.

En outre, son représentant se trouve sans responsabilité propre à sa fonction. En fait, la société mère est la seule responsable dans tous les cas : dette, infraction pénale, faute de gestion… À noter que le représentant légal se charge de la gestion du bureau, seul ou avec une équipe. Il peut faire partie ou non de l’effectif de l’entité mère.

Attention ! Il ne faut pas confondre le bureau de représentation et la succursale ou la filiale d’une entreprise.

À quoi sert un bureau de liaison ?

Malgré les restrictions, dont il fait l’objet, un bureau de représentation a toute son utilité pour les sociétés qui envisagent d’étendre leurs activités à l’international. Il leur permet en effet d’assurer une présence temporaire ou permanente sur des marchés étrangers. Concrètement, cette structure sert de poste d’observation pour l’entité mère. Ainsi, elle teste au préalable le marché ciblé avant tout engagement de capital et toute installation.

D’une manière générale, un bureau de liaison joue un rôle préparatoire à l’ouverture d’un établissement stable. Autrement dit, une succursale ou une filiale. En procédant d’une telle façon, la société mère peut réaliser une étude de marché sur le territoire visé. Une étape primordiale pour permettre l’adaptation de son offre avec les modes de consommation de sa nouvelle clientèle.

Dans les faits, un bureau de représentation remplit les fonctions suivantes :

• Représenter une entreprise à l’étranger ;
• Promouvoir un nom ou une marque ;
• Assurer la communication et la publicité de l’entité mère ;
• Prendre contact avec divers interlocuteurs sur place (fournisseurs, clients potentiels, pouvoirs publics locaux…) ;
• Récolter des informations sur le marché cible.

En fin de compte, les activités d’un bureau de liaison doivent se limiter à des missions de :

• Information ;
• Liaison ;
• Représentation.

En d’autres termes, son rôle est de faciliter l’implantation d’une société dans le pays hôte. Le cas échéant, il peut également garantir la coordination d’un réseau d’agents. Il a aussi la possibilité d’assumer exceptionnellement des fonctions administratives, logistiques ou financières.

Qu’en est-il de ses avantages ?

La mise en place d’un bureau de représentation se révèle avantageuse pour une entreprise qui désire étendre son marché. Dès lors, en premier lieu, les formalités d’ouverture de cette structure se trouvent allégées et moins coûteuses. Facile à créer et à développer, elle permet en plus au siège de conserver la maîtrise de sa politique commerciale. D’autant qu’elle fait preuve d’une grande souplesse en matière de gestion.

Mieux encore, comme le bureau de liaison présente un rôle relais, il permet de :

• Acquérir une meilleure compréhension du marché étranger et des demandes locales ;
• Gagner en visibilité, avant même l’établissement d’une succursale ou d’une filiale sur place.

En outre, puisque son activité revêt uniquement un caractère préparatoire, l’administration ne le considère pas comme un sujet fiscal. De ce fait, il s’avère non assujetti à l’impôt sur les sociétés (IS) et à la TVA. En revanche, il peut toujours demander un remboursement de la TVA sur les factures fournisseurs. Et ce, dans le cadre des procédures relatives aux entreprises étrangères non établies sur le sol français. Par ailleurs, il se voit exonéré d’obligations comptables légales.

Ouvrir un bureau de représentation en France

Les formalités de constitution d’un bureau de liaison en France se montrent légères. De fait, pour ouvrir une telle structure, il suffit de procéder à une simple déclaration d’existence auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie (CCI) compétente. Cela permet à la structure de disposer de numéros SIRET et SIREN.

Par contre, une immatriculation au greffe du tribunal de commerce peut se révéler éventuellement nécessaire. Effectivement, pour faciliter les relations du bureau de représentation avec les tiers (banques, fournisseurs…), la présentation d’un extrait Kbis a toute son importance. Ce précieux sésame s’avère tout particulièrement essentiel dans le cadre de la création d’un compte bancaire.

Bon à savoir

Si la structure emploie des salariés, elle doit accomplir les démarches liées à l’embauche et au versement des cotisations. Dans cette optique, il convient de se rapprocher de l’URSSAF, dont elle dépend. Autrement dit, l’URSSAF du Bas-Rhin pour les bureaux non immatriculés au RCS et l’URSSAF du département d’implantation pour ceux qui le sont.

Où installer son bureau de liaison ?

Pour pouvoir exercer son activité, un bureau de représentation se trouve dans l’obligation de disposer d’une adresse de domiciliation. Deux solutions s’offrent alors à lui pour cette démarche. D’une part, il opte pour la location d’un local. D’autre part, il a la possibilité de recourir aux services d’une société de domiciliation commerciale comme Kandbaz.

Cette deuxième option se montre d’ailleurs plus avantageuse dans la mesure où :

• L’entreprise domiciliataire propose des adresses prestigieuses ;
• Il s’agit de la solution la moins onéreuse ;
• Elle permet d’accéder à des services supplémentaires (gestion de courrier, secrétariat téléphonique, salles de réunion à disposition…).

Se tourner vers une entreprise de domiciliation, c’est donc la garantie de s’implanter facilement et à moindre coût en France.