Siège social d’une entreprise : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

Définition du siège social

Le siège social correspond à l’adresse administrative de la société. Elle figure sur tous les documents officiels : statuts, Kbis, impôts, factures, etc.

Pour les grandes sociétés, c’est là où se prennent les décisions importantes, là où sont organisées les assemblées générales et les comités de direction. C’est l’organe de tête de la compagnie.

Le rôle et l’importance du siège social pour une entreprise

Le siège social d’une entreprise présente une importance au-delà d’une simple adresse de domiciliation. En effet, une entreprise est soumise à un cadre légal, social et fiscal qui dépend notamment de sa forme juridique, mais également de son lieu de domiciliation.

Par conséquent, si vous souhaitez créer ou reprendre une entreprise, vous devez garder à l’esprit que le siège social de votre établissement ne doit pas être choisi à la légère. De plus, vous ne pouvez pas établir votre entreprise à n’importe quelle adresse, quel que soit votre statut.

Les critères pour choisir le siège social de son entreprise

Le choix du siège social pour votre entreprise peut vous être plus ou moins imposé. En effet, il n’est pas possible pour un dirigeant d’entreprise d’opter pour n’importe quelle adresse pour domicilier son entreprise. En d’autres termes, l’adresse nommée pour le siège social de votre entreprise doit avoir un lien direct avec sa gestion. Il n’est pas question de désigner l’adresse d’une résidence secondaire ou d’un ami dans une petite commune française pour bénéficier par exemple d’une cotisation foncière des entreprises (CFE) moins élevée que dans la ville où se situent les intérêts économiques de votre entreprise.

Ainsi, pour domicilier votre entreprise, vous pouvez choisir :

• votre adresse personnelle si vous êtes chef d’entreprise (ex. : micro-entrepreneur, entrepreneur individuel, dirigeant d’une société…) ;
• l’adresse des locaux dans lesquels vous exercez votre activité (boutique, atelier, bureau, entrepôt, etc.)  ;
• l’adresse d’une société de domiciliation, comme Kandbaz, avec laquelle vous avez conclu un contrat de domiciliation ;
• l’adresse d’une pépinière ou d’un incubateur qui vous accompagne dans la gestion de votre entreprise ;
• un centre d’affaires qui regroupe les bureaux de plusieurs professionnels.

L’impact de la domiciliation de votre siège social sur la fiscalité et les charges sociales

Du choix du siège social de votre entreprise découlent plusieurs conséquences juridiques et fiscales telles que :

• la législation applicable selon le pays de domiciliation de votre entreprise (le régime juridique applicable, le régime fiscal applicable, la TVA applicable, etc.) ;
• le greffe du tribunal de commerce qualifié qui recevra toutes vos demandes concernant les diverses formalités que vous pourrez être amené à réaliser (par exemple effectuer le dépôt des comptes annuels de votre entreprise) ;
• le tribunal compétent si l’entreprise est assignée à la suite d’une action en justice (suite par exemple à un différend avec un client ou un litige avec un fournisseur).

L’image de marque

Le siège social de votre société peut également présenter un intérêt relatif au standing de l’entreprise. En d’autres termes, une multinationale dont le siège social se trouve à une adresse prestigieuse pourra envoyer l’image d’une compagnie en pleine croissance. Bien évidemment, à la création d’une entreprise, il n’est pas essentiel de prendre ce critère en considération.

Les options de siège social pour votre entreprise

Chacune de ces solutions de domiciliation offre des avantages. Pour vous aider à faire votre choix, nous vous présentons leurs principaux atouts.

La domiciliation de son entreprise à votre adresse personnelle, l’option la plus simple

En tant que créateurs d’entreprise, beaucoup de travailleurs indépendants commencent à commercialiser leurs produits ou leurs prestations de service sous une forme juridique d’entreprise individuelle, souvent de type micro-entreprise.

De ce fait, la solution la plus simple au moment de créer une entreprise individuelle est de choisir son adresse personnelle. Ce n’est possible que si l’entreprise ne fait pas partie d’un groupe d’entreprises ou ne bénéficie pas des services d’une pépinière d’entreprises. Cela semble également compliqué si votre activité nécessite l’accueil de clients.

Bon à savoir : en tant que gérant d’une entreprise, si vous êtes locataire de votre domicile, vous devrez obligatoirement demander préalablement l’autorisation à votre bailleur pour localiser votre entreprise à cette adresse.

Si votre bailleur refuse, vous pouvez notamment trouver une solution en vous tournant vers une agence de domiciliation.

Si votre résidence principale vous appartient, veillez également à vérifier que les règles d’urbanisme ou de copropriété applicables à votre logement ne vous empêchent pas de domicilier votre entreprise à cette adresse. Si par exemple vous souhaitez proposer la vente de produits ou de prestations de service dans un local situé à votre domicile, un règlement de copropriété peut vous interdire de recevoir du public ou d’exercer un certain type d’activité (souvent pour limiter les risques de nuisances pour le voisinage). Dans ce cas, vous n’aurez d’autres options que de louer ou d’acheter un local pour y pratiquer votre activité et y domicilier votre entreprise.

Bon à savoir : si vous êtes dirigeant d’une société, vous pouvez domicilier la société à votre adresse personnelle. Cette option n’est pas ouverte aux associés non dirigeants. Cette domiciliation n’est autorisée que pour une durée maximum de cinq ans. Au-delà, vous devrez prévoir avec vos associés de transférer le siège social à une autre adresse.

La domiciliation de son entreprise dans vos locaux professionnels

Une entreprise qui possède ses propres locaux professionnels gagne forcément en crédibilité vis-à-vis de ses clients, de ses fournisseurs et de ses investisseurs. Lorsqu’une entreprise peut louer ou acheter ses propres locaux, celle-ci démontre qu’elle génère suffisamment de profits pour se développer et utiliser des locaux exclusivement réservés à la production et à la commercialisation de produits ou à la réalisation de prestations de service.

Par conséquent, si vous bénéficiez de locaux professionnels et que vous avez l’autorisation de domicilier votre entreprise dans ces locaux, il peut s’agir d’une solution à privilégier pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, en tant que dirigeant d’entreprise, vous pourrez disposer d’une adresse professionnelle distincte de celle de votre domicile personnel. Les différents interlocuteurs de votre entreprise n’auront donc pas connaissance de votre adresse personnelle.

De plus, vos clients, vos fournisseurs ou bien encore de potentiels investisseurs pourront apprécier le fait que votre entreprise est suffisamment développée pour avoir sa propre adresse professionnelle.

Le recours à une société de domiciliation comme Kandbaz

Souscrire un contrat de domiciliation auprès d’une société de domiciliation comme Kandbaz peut s’avérer opportun notamment lorsque :

• vous êtes un entrepreneur individuel et que vous ne souhaitez pas communiquer votre adresse personnelle dans le cadre de la gestion de votre entreprise ;
• vous ne pouvez pas domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle ou dans vos locaux professionnels à cause d’une absence d’autorisation ou d’une interdiction posée par l’urbanisme ou le syndicat de copropriété ;
• vous espérez bénéficier d’une adresse de siège social plus prestigieuse, ou tout du moins plus neutre pour votre entreprise.

Si vous choisissez cette solution, vous devrez opter pour une société de domiciliation qui a été agréée par le préfet du département et qui est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS).

La société de domiciliation va dès lors vous proposer de signer avec elle un contrat de domiciliation. Il est obligatoire pour valider la domiciliation de votre entreprise dans ses locaux. Il est conclu pour une durée minimale de trois mois. Il peut être reconduit tacitement tant que l’une ou l’autre des parties ne présente pas un préavis de résiliation.

Pour que la domiciliation de votre entreprise soit entérinée par l’administration, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devrez présenter une copie de votre contrat de domiciliation lors de l’enregistrement ou du transfert du siège social.

La domiciliation au sein d’un incubateur ou d’une pépinière d’entreprise

L’appellation de pépinière d’entreprises représente parfaitement l’activité d’une telle société. En effet, elle aide de jeunes entrepreneurs dans la création et la gestion de leur entreprise durant les premiers mois ou les premières années d’activité. Ces pépinières fournissent notamment un accompagnement personnalisé, que ce soit sur le volet juridique, économique, fiscal ou même marketing.

Au-delà de ses conseils et de son accompagnement, la pépinière peut proposer aux entrepreneurs de domicilier leur entreprise à son adresse. Cette domiciliation auprès d’une pépinière d’entreprises est autorisée par le droit français et permet donc aux jeunes entrepreneurs de bénéficier d’une autre solution de domiciliation pour leur entreprise.

En effet, il n’est pas toujours possible de domicilier son entreprise à son adresse personnelle, notamment lorsqu’on est locataire ou dans une copropriété. De plus, certaines activités économiques ne nécessitent pas d’utiliser des locaux professionnels dans les premiers mois de création d’une entreprise. Par conséquent, enregistrer le siège social de son entreprise dans une pépinière ou un incubateur représente une alternative tout à fait adaptée pour les entrepreneurs qui se lancent.

Cependant, pour gagner en crédibilité vis-à-vis de ses interlocuteurs, il sera conseillé par la suite de louer ou d’acheter des locaux professionnels pour domicilier l’entreprise à une adresse qui lui est propre.

Les documents justificatifs requis pour établir son siège social

Le choix de l’adresse du siège social se fait en même temps que l’immatriculation de votre entreprise, il est d’ailleurs impossible de l’immatriculer sans adresse. Selon votre option de domiciliation, des documents complémentaires devront être joints à votre déclaration. En effet, le greffe du tribunal de commerce veillera à ce que l’adresse choisie soit valide et qu’elle peut être utilisée comme siège social de votre entreprise.

Par exemple, si vous choisissez de domicilier votre entreprise auprès d’une société de domiciliation, vous devrez fournir une copie du contrat de domiciliation signé.

Pour domicilier le siège social à son adresse personnelle, en tant que dirigeant d’une société, vous devrez également apporter une attestation de domiciliation pour valider le siège social de la société. Il n’y a pas de formalisme à respecter concernant cette attestation, cependant ce document devra contenir :

• le nom, le prénom et l’adresse du domicile du dirigeant ;
• la dénomination sociale et la forme juridique de la société ;
• l’adresse du siège social choisie pour la société, qui sera ici par conséquent celle du domicile du dirigeant ;
• les coordonnées du propriétaire de ce logement, si le dirigeant de la société est locataire de son logement, ainsi que son accord écrit pour cette domiciliation.

Changer de siège social : quand et comment ?

Pourquoi déménager son siège social ?

Selon l’évolution de votre entreprise, il est possible de transférer votre siège social. Cette mutation de siège social peut s’opérer pour plusieurs raisons telles que :

• un changement de locaux professionnels ;
• une délocalisation de l’activité économique de l’entreprise dans une autre ville ;
• un déménagement du dirigeant dont le domicile personnel est également le siège social de la société ;
• la fin d’un contrat avec une société de domiciliation ;
• le dénouement d’une convention d’accompagnement et de domiciliation avec une pépinière d’entreprises ;
• etc.

La procédure de transfert d’un siège social

Une fois que vous avez pris la décision de changer le siège social de votre entreprise, vous disposez d’un mois pour effectuer la publication de l’acte de transfert. Ce délai court notamment à partir de la signature de l’acte modificatif des statuts, si votre entreprise est une personne morale.

Si vous êtes un entrepreneur individuel, vous devez procéder au transfert du siège social dans les plus brefs délais avant par exemple la fin d’un contrat de domiciliation ou le changement effectif de votre domicile personnel servant également de siège social à votre entreprise.

La première démarche à effectuer est une publication d’un avis de mobilité du siège social auprès d’un journal d’annonces légales. Cet avis devra notamment présenter l’ancienne adresse et la nouvelle adresse du siège social. Si le nouveau siège social n’appartient pas au même ressort territorial que l’ancien siège social, l’avis de modification devra être publié dans un journal d’annonces légales du lieu de l’ancien et du nouveau siège social.

Ensuite, les modalités varient selon si le changement de siège social s’opère au sein du ressort territorial du même tribunal de commerce ou d’un tribunal de commerce différent.

Lorsque le tribunal de commerce compétent est le même que celui de l’ancien siège social, le dirigeant d’entreprise devra déposer un acte modificatif concernant le transfert du siège social de l’entreprise au centre de formalités des entreprises (CFE) habilité. Cet acte modificatif devra notamment inclure :

• un exemplaire des statuts mis à jour avec la nouvelle adresse du siège social, si l’entreprise comprend des statuts ;
• le formulaire M2 dûment complété concernant la déclaration de modification d’une personne morale ;
• un justificatif qui prouve que vous avez la jouissance effective du local accueillant le siège social de votre entreprise (ex. : une copie d’une facture d’électricité au nom de l’entreprise ou à votre nom si l’entreprise est domiciliée à votre adresse personnelle) ;
• l’attestation ou l’avis de parution d’un avis de modification du siège social de votre entreprise dans un journal d’annonces légales.

Lorsque le nouveau siège social dépend d’un autre tribunal de commerce, la déclaration de transfert du siège social devra être déposée auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) compétent par rapport à l’adresse du nouveau siège social.

Dans ce cas, le dirigeant d’entreprise devra ajouter au dossier l’avis de parution de l’acte modificatif auprès d’un journal d’annonces légales compétent à l’ancienne adresse et à la nouvelle adresse du siège social ainsi que la liste du ou des sièges sociaux antérieurs de l’entreprise.

Bon à savoir : pour les personnes morales, la décision de déménagement du siège social doit être validée par les associés au cours d’une assemblée générale extraordinaire. Le procès-verbal de cette AG doit être joint au dossier de mutation.

Les conséquences d’un changement de siège social

Le déménagement du siège social d’une entreprise n’est pas sans répercussions, il a :

• des conséquences juridiques (modification des statuts, changement de tribunal compétent) ;
• des conséquences fiscales si vous changez de commune (changement de centre des impôts et modification de votre taux de CFE) ;
• des conséquences sociales avec une obligation d’informer les représentants du personnel et éventuellement de modifier les contrats de travail ;
• des conséquences administratives (mise à jour de tous les documents légaux).

Bon à savoir : un déménagement de votre siège social entraîne une modification de votre numéro siret puisque les cinq derniers chiffres (code NIC) changent. Votre numéro siren (neuf premiers chiffres) reste le même.

Les pièges à éviter lors du choix du siège social

Nous l’avons vu, la notion de siège social est cruciale pour une société, on ne peut pas se permettre de le choisir ou de le déménager à la légère.

Sous-estimer l’importance de l’adresse postale

Ce n’est pas juste une boîte aux lettres, c’est votre vitrine. Vous devez avoir une domiciliation qui reflète votre image de marque.

Soyez également vigilant sur le quartier, sur sa réputation, mais aussi sur son implantation. L’accessibilité étant primordiale, attachez-vous à la qualité et la variété des infrastructures qui permettent de s’y rendre.

Ignorer les réglementations locales

Vous devez vous renseigner sérieusement avant de vous décider, notamment sur la fiscalité locale. Rappelons que le taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) est déterminé par la commune.

FAQ : les réponses à toutes les questions que vous vous posez sur le siège social

Puis-je domicilier mon siège social dans une autre région ou pays ?

Le déménagement dans une autre région administrative n’est pas différent du déménagement dans une autre commune française, il ne pose pas de problème. En revanche, si vous changez de pays, dans la plupart des cas vous devrez liquider votre société française et en créer une nouvelle dans l’autre pays, en respectant sa propre législation juridique et fiscale.

Pourtant, dans certains cas, il est possible de changer la nationalité d’une entreprise sans pour autant procéder à sa liquidation. Pour cela, il faut :

• que tous les associés et les actionnaires donnent leur accord pour changer la nationalité de l’entreprise, en transférant le siège social dans un pays étranger ;
• que la France et le pays d’accueil aient conclu une convention permettant de changer la nationalité de l’entreprise et l’adresse du siège social tout en maintenant la personnalité juridique de l’entreprise durant ce transfert.

Dans ce cas, la procédure à suivre est :

• le dépôt du projet de modification de la nationalité et du transfert du siège social dans un pays étranger auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) et du greffe du tribunal de commerce compétents ;
• le dépôt d’une demande d’autorisation de transférer le siège social dans un pays étranger auprès du juge commis à la surveillance du registre de commerce et des sociétés (RCS) ;
• le dépôt d’un justificatif d’immatriculation de l’entreprise dans le pays d’accueil auprès du CFE et du greffe du tribunal de commerce afin de finaliser la radiation de l’entreprise au RCS.

Quelles sont les différences entre adresse administrative et siège social ?

Le siège social et l’adresse administrative sont souvent identiques. L’adresse administrative est l’adresse à laquelle l’entreprise reçoit ses courriers et documents officiels. Le siège social est l’adresse juridique officielle de l’entreprise. La différence est que l’adresse administrative pourrait être simple une boîte postale, alors que le siège social non.

Quel est l’impact du siège social sur la responsabilité des dirigeants ?

Selon la localisation de l’entreprise, la réglementation juridique et fiscale peut différer. Le dirigeant doit en avoir connaissance, car il est de sa responsabilité de faire appliquer la loi dans son entreprise.

Est-il possible d’avoir plusieurs sièges sociaux ?

Non, il n’est pas possible d’avoir plusieurs sièges sociaux.

Où peut-on mettre le siège social d’une entreprise ?

Le siège social peut être domicilié à n’importe quelle adresse en France, qu’il s’agisse d’un local commercial, d’une société de domiciliation commerciale ou même du domicile personnel du dirigeant (à certaines conditions).

Comment trouver le siège social d’une entreprise ?

Sur le site web de l’entreprise, sur le site infogreffe.fr, sur les moteurs de recherche, sur les sites d’annonces légales, etc.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’un siège social ?

Avoir un siège social est une obligation légale pour toutes les entreprises. Il permet de l’identifier, de la localiser, et de la contacter. Par ailleurs, il détermine les tribunaux compétents en cas de litige.