Salle de réunion à Paris : comment choisir ?

La capacité d’accueil

Combien de personnes participent à votre évènement ? C’est la question que vous devez poser avant même de rechercher une salle de réunion Paris 8 sur Google. En effet, le nombre de collaborateurs qui seront présents à cette rencontre est déterminant dans le choix d’un lieu de conférence à Montparnasse, à Saint-Lazare ou aux Champs-Élysées. Avoir une idée sur ce chiffre vous évite de tomber dans une pièce surdimensionnée pour votre équipe, ou encore de vous trouver à l’étroit dans une salle trop petite. Si vous prévoyez de recevoir du monde, mieux vaut opter pour la location d’une grande salle de conférence à Paris. En revanche, pour une séance en comité restreint, choisissez une salle de petite dimension conviendra à votre regroupement.

La localisation

La ville Lumière dispose de nombreux quartiers d’affaires, parfaits pour tenir une réunion professionnelle. Néanmoins, selon votre objectif de la journée, certains sont plus adaptés que d’autres. Vous allez revoir la stratégie de votre entreprise ou analyser vos derniers chiffres d’affaires ? Vous avez besoin d’un endroit calme, propice à la réflexion. En ce sens, un espace situé entre les Invalides et Auteuil pourrait vous convenir. Par contre, si vous avez recherché un lieu plus animé, une salle de réunion près des Champs-Élysées, de la Bastille, de Saint-Michel ou de Montmartre ferait l’affaire.

Par ailleurs, il est préférable de choisir un local qui soit à proximité de votre entreprise. C’est essentiel pour faciliter le déplacement des collaborateurs. D’autant plus qu’ils ne perdront pas du temps dans les flux routiers.

L’accessibilité

Il est également important que le lieu qui accueille votre évènement professionnel soit facile d’accès en voiture ou en transports en commun. Autrement dit, il doit être desservi par un maximum de routes. Si vous tenez compte de ce critère, vous devez choisir un espace qui soit situé presque à égale distance du domicile des différents participants.

En outre, assurez-vous que le local dispose d’un parking ainsi que de plusieurs entrées pour les personnes à mobilité réduite.

L’équipement

Pour vous permettre de travailler dans des conditions optimales, la salle de réunion Paris 14 devra disposer de l’ensemble des équipements dont vous avez besoin. Mobilier, tableau blanc, vidéoprojecteur, paperboard, connexion internet, imprimante, sonorisation, outils de vidéoconférence… Il est difficile de tenir une réunion sans ces matériels. Ces différents éléments facilitent considérablement les interactions entre les collaborateurs, qu’ils soient présents sur place ou à distance.

Aussi, il convient de vérifier que l’espace est climatisé pour garantir le confort des participants.

L’ambiance et le standing

Sobre, chic, décontracté… Le style du lieu conditionne l’ambiance de travail. De plus, si vous recevez des clients ou des partenaires, le standing du local aura une influence sur votre image de marque. Pour faire bonne impression, vous pouvez opter pour un cadre professionnel dans un centre d’affaires à La Défense ou à Louvre. Mais si vous souhaitez profiter d’une décoration tendance avec une ambiance décontractée, louer un espace coworking au cœur de Marais serait une excellente idée.

En revanche, pour profiter d’un cadre luxueux, une salle de conférence dans un hôtel du quartier de l’Opéra est une adresse à privilégier. C’est idéal pour recevoir des invités de marque.

Enfin, si l’idée d’organiser la réunion a aussi pour but de sortir vos collaborateurs de la routine, l’endroit que vous louez doit assurer un véritable dépaysement. Vos collègues apprécieront un cadre de travail, en plein milieu d’un paysage idyllique. Pendant les pauses ou après la séance, ils aimeront peut-être se ressourcer au cœur d’un parc verdoyant ou visiter un site historique. Opter pour un endroit convivial à Paris sera un excellent moyen de booster la productivité de l’équipe et d’accroître leur motivation.

La restauration

Dans le cas où le rassemblement se tient toute une journée, il est crucial de vérifier que le local propose un service de restauration. Une telle option sera plus pratique, car elle permet aux participants de déjeuner sur place. À défaut, assurez-vous que des restaurants se trouvent à proximité du lieu. Sinon, il vous faudra faire appel à un service de livraison repas.

Par ailleurs, si vous souhaitez offrir plus de commodité à vos collaborateurs, il est préférable de choisir un espace qui offre des prestations de pause (viennoiseries, café et thé, apéritif, etc) et qui dispose d’un coin détente ou d’une terrasse.

Les dispositions de la salle

Le choix de la salle de réunion à Paris passe également les possibilités d’agencement de celle-ci. L’idéale est d’opter pour une pièce équipée de mobilier modulable. Vous pouvez ainsi réorganiser l’espace comme bon vous semble. Pour gagner en convivialité, vous pouvez par exemple installer les tables et chaises en « U » pour que tous les participants puissent se voir et échanger entre eux. En revanche, une configuration en théâtre ou en classe convient pour une assemblée générale, une présentation de produit ou un séminaire.

Le prix

La tarification d’un espace de réunion varie d’un prestataire à un autre. En effet, le prix peut être fixé selon le nombre de personnes ou par forfait. Puis, s’y ajoutent les diverses prestations qui sont parfois payantes. Pour savoir le montant que vous allez débourser pour la location de votre salle de conférence à Paris, il vous faudra demander des devis auprès de plusieurs adresses.

La qualité du service

Vous avez trouvé l’endroit idéal pour organiser votre réunion dans la capitale ? Avant de passer à la réservation, il y a un dernier point à vérifier :  le niveau d’accompagnement proposé. Êtes-vous satisfait de la relation commerciale ? Un bon choix de salle de réunion, c’est aussi celle qui vous rend la vie simple. Opter pour un partenaire qui vous accompagne à chaque instant est un gage de sérénité. C’est un critère essentiel, surtout lorsqu’on organise une réunion hors du cadre de travail.

Bien entendu, ces critères ne sont pas exhaustifs dans le choix d’une salle de réunion à Paris. Néanmoins, ils permettent de cocher les bonnes cases pour trouver l’endroit idéal.