Guide complet sur les sociétés de domiciliation

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation d’entreprise ?

Une entreprise de domiciliation détient un statut particulier.

Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?

La domiciliation intervient lors de la création ou du transfert du siège social d’une entreprise. Il s’agit d’une obligation inhérente à toutes les organisations désirant se faire reconnaître officiellement.

La procédure de domiciliation consiste à élire un siège social pour une entreprise et à lui donner une adresse officielle. Il s’agira ensuite de l’adresse fiscale et juridique de l’entreprise en question. De plus, ce siège servira de référence dans tous les documents officiels de la structure.

La domiciliation d’une entreprise est nécessaire afin que l’entreprise bénéficie d’une immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM). Il s’agit d’ailleurs d’une étape cruciale pour créer une société légalement.

La définition juridique et les particularités d’une société de domiciliation

Comme leur nom l’indique déjà, les entreprises de domiciliation sont des structures spécialisées dans la domiciliation juridique d’entreprises. En d’autres termes, elles fournissent à leur clientèle un siège social ainsi qu’une adresse postale, commerciale et administrative.

Quelles sont les raisons de choisir une société de domiciliation ?

Il existe de nombreux motifs intéressants qui peuvent pousser l’entrepreneur à faire appel à une société de domiciliation. Ces dernières sont généralement :

• Les avantages économiques 

La création d’une entreprise peut être coûteuse. Pour cette raison, il arrive que l’entrepreneur n’ait plus les moyens nécessaires pour louer ou acquérir des bâtiments à temps plein. De par le recours à la domiciliation via une entreprise de domiciliation d’entreprise, il peut bénéficier d’un local qui correspond aux normes et à ses besoins, mais à un prix extrêmement abordable.

• Une grande flexibilité 

Contrairement à une domiciliation classique, la domiciliation par le biais d’une société de domiciliation ne requiert pas la conclusion d’un contrat de bail ni l’acquisition d’un bien immobilier. De plus, la majorité des statuts d’entreprise peuvent faire appel aux services d’une société de domiciliation d’auto-entrepreneur ou dédiée à une entreprise de plus grande envergure. La seule condition ? Être immatriculé auprès du Registre du Commerce et des Société (RCS). La seule condition ? Être immatriculé auprès du Registre du Commerce et des Société (RCS).

• Un emplacement privilégié 

Les sociétés de domiciliation ont également l’avantage de proposer des adresses de siège social prestigieuses et à prix compétitif.

Faire appel à une entreprise de domiciliation permet de profiter de nombreux avantages majeurs. Cette démarche permet à l’entreprise de s’octroyer une adresse reconnue dans un quartier de renom par exemple ou en tout cas, d’opter pour une adresse qui correspond à l’image que l’on veut donner de sa société. Travailler avec ce type de société permet aussi de bénéficier de services annexes qui peuvent être différents selon la société choisie : location de salles de réunion ou de bureaux, gestion de votre courrier, télésecrétariat, solution de téléphonie, formalités juridiques, etc.

En outre, recourir aux prestations d’une entreprise de domiciliation s’avère une alternative intéressante pour vous épargner de domicilier une activité à votre adresse personnelle. D’une manière indirecte, elle vous évite de louer des locaux à plein temps et à un coût élevé. En effet, sur le long terme, un bail entraîne des dépenses lourdes pour votre société.

Vous transformez ainsi vos charges fixes en charges variables !

L’importance de l’adresse pour l’image de l’entreprise

L’adresse aura plus ou moins d’impact selon les partenaires et le type d’activité, mais globalement, une adresse prestigieuse influe positivement sur :

• la crédibilité auprès des clients, des fournisseurs et des investisseurs ;
• la perception de la taille et de l’importance de l’entreprise ;
• l’optimisation du référencement naturel en ligne (SEO) ;
• la cohérence de l’image de marque, dans le sens où l’adresse du siège social doit refléter l’identité de l’entreprise.

Les démarches pour domicilier son entreprise

Comment établir son adresse dans une société de domiciliation telle que Kandbaz ?

Chez Kandbaz, nous nous adaptons à vos contraintes. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour effectuer la domiciliation commerciale de votre activité :

• vous déplacer dans nos locaux pour rencontrer l’un de nos conseillers ;
• nous contacter par téléphone et nous adresser les documents nécessaires par mail ou par courrier ;
• vous rendre sur notre site, choisir votre adresse et votre formule, joindre les documents demandés et valider votre domiciliation en quelques clics.

Les documents nécessaires pour la domiciliation

Ils diffèrent selon la situation de votre entreprise.

Pour les activités en cours de création

• Justificatifs d’identité et de domicile du représentant légal ;
• projets de statuts (dans le cas d’une personne morale) ;
• formulaire de demande de domiciliation (fourni par l’entreprise de domiciliation) ;
• RIB pour le prélèvement de votre abonnement.

Pour les sociétés déjà immatriculées, il faudra rajouter

• Les statuts définitifs ;
• le procès-verbal d’assemblée générale en cas de déménagement du siège social ;
• le Kbis.

Bon à savoir : les documents demandés peuvent sensiblement varier d’un prestataire à l’autre.

Les services indispensables d’une entreprise de domiciliation

La gamme de services : de la simple adresse aux services complémentaires

Les sociétés de domiciliation d’entreprise proposent à leur clientèle plusieurs services. Ces derniers sont principalement :

• L’accès à des adresses de prestige

La société de domiciliation dispose en effet d’une liste d’adresses dans des quartiers habituellement inaccessibles. En faisant appel aux services de ce type de société, vous bénéficiez d’une adresse de prestige, sans engagement (la réglementation impose un minimum de 3 mois d’engagement) et à prix attractif. Vous pourrez par exemple avoir accès à une société de domiciliation à Paris, une société de domiciliation à Toulouse, une société de domiciliation à Lyon ou une entreprise de domiciliation à Bordeaux. Dans tous les cas, cette initiative confère une image de marque particulière à votre entreprise et une certaine crédibilité auprès de vos clients ainsi que de vos partenaires financiers.

• La réception et le renvoi de votre courrier

La société de domiciliation ne propose pas uniquement la location d’une adresse de siège social. Outre cela, elle réceptionne également votre courrier et peut vous le réexpédier à votre adresse. Certaines sociétés de domiciliation telles que Kandbaz proposent même de numériser votre courrier afin de vous le renvoyer quotidiennement par mail.

• L’accès à des salles de réunion

En cas de besoin, comme lors d’une réunion avec vos collaborateurs ou un rendez-vous professionnel, les sociétés de domiciliation proposent aussi la location de locaux ou de bureaux dans le quartier où vous êtes domicilié. Par ailleurs, vous avez le choix parmi un panel de salles de réunion proposées par le prestataire.

À ce titre, Kandbaz vous permet d’accéder à l’ensemble de ses salles de réunion. Vous n’avez ainsi plus de contraintes quant à l’adresse de vos rendez-vous !

Focus sur les services additionnels les plus demandés

Certaines sociétés de domiciliation, comme Kandbaz, offrent à leur clientèle des services de secrétariat téléphonique dans la réception des appels, le traitement et la gestion de leurs dossiers administratifs si nécessaire. D’ailleurs, les sociétés de domiciliation accompagnent également les entreprises clientes tout au long de leurs expériences de domiciliation et les soutiennent dans leurs formalités juridiques.

La tarification des sociétés de domiciliation

Comprendre la structure des coûts des sociétés de domiciliation

Chez Kandbaz, vous avez accès à notre offre de domiciliation de base à moins de 20 €/mois. Cela comprend le droit d’utiliser juridiquement l’adresse et d’y recevoir votre courrier.

L’entreprise de domiciliation a investi dans cette adresse, en achetant le bâtiment ou en le louant et en y apportant les aménagements nécessaires. Ces investissements représentent un coût, qui augmente avec le prestige de l’adresse. L’usage et l’entretien des locaux génèrent également des frais, notamment les factures d’énergie. Ces dépenses sont logiquement répercutées sur les coûts de domiciliation.

Si vous utilisez des prestations nécessitant l’intervention de personnel (secrétariat, expertise juridique ou comptable, accueil téléphonique), la charge vous en sera proportionnellement attribuée.

Nos conseils pour évaluer le rapport qualité-prix des offres

Vous l’aurez compris, même si le montant de votre cotisation mensuelle est important pour votre trésorerie, il ne faut pas s’arrêter à ce seul critère.

À un prix, il faut associer une prestation. Par exemple, une adresse en plein Paris coûtera forcément plus cher qu’un bureau à Clermont-Ferrand. Elle aura également un impact plus important sur votre activité.

La légalité et la conformité dans la domiciliation

L’agrément : un impératif légal pour les sociétés de domiciliation

Créer une société de domiciliation d’entreprise requiert de nombreuses démarches pour certifier qu’elle est bien digne de confiance. La société en question doit en effet être immatriculée au RCS et procéder à une demande d’agrément pour une société de domiciliation d’entreprise auprès du Préfet du département dont elle dépend ou auprès de la Préfecture de Police pour Paris.

Les documents et certifications à exiger de la société de domiciliation

• Un exemplaire du contrat de domiciliation ;
• l’agrément préfectoral (son numéro doit être mentionné sur le contrat de domiciliation) ;
• l’attestation d’assurance responsabilité civile ;
• le Kbis (l’entreprise de domiciliation doit impérativement être immatriculée) ;
• le justificatif du droit d’usage du local (bail ou attestation de propriété) ;
• le règlement intérieur.

Les critères de choix primordiaux d’une entreprise de domiciliation

La société de domiciliation de votre entreprise ne doit pas être sélectionnée à la légère. Quelques critères importants doivent être pris en compte au moment de votre sélection.

L’expertise et la fiabilité de la société de domiciliation

Avant tout, assurez-vous d’opter pour une entreprise de domiciliation titulaire d’un numéro d’agrément préfectoral. Ce numéro est obtenu auprès de la préfecture de du département (Préfecture de Police pour Paris) dont la société de domiciliation dépend. Ce numéro est une obligation légale qui doit impérativement figurer sur votre contrat de domiciliation.

Ensuite, une fois ce critère considéré, n’hésitez pas à comparer les services proposés par les différentes sociétés de domiciliation. Prenez en compte les critères suivants :

• la gamme des prestations proposées en fonction de vos besoins (location de locaux ou de bureaux, traitement des appels, réception et réexpédition du courrier…) ;
• la grille tarifaire pratiquée par la société de domiciliation (pensez à bien vérifier les clauses du contrat).

La localisation et le prestige de l’adresse

Les adresses de domiciliation d’entreprise ou d’association proposée par la société de domiciliation (pensez à choisir une adresse qui correspond à votre activité et aux produits ou services que vous commercialisez).

La durée et la flexibilité des contrats de domiciliation

Avant de vous engager, même si vous pensez que c’est pour une longue durée, il est préférable de vous renseigner sur les moyens de vous désengager. Ainsi, vous devez vérifier :

• la durée de l’engagement de domiciliation (généralement de 3 mois) et sa tacite reconduction ;
• les conditions de résiliation du contrat de domiciliation (démarches, durée du préavis…).

L’évaluation de la satisfaction client et la réputation en ligne

Même si les clients mécontents se manifestent davantage, il est toujours intéressant d’avoir des retours d’expériences d’usagers.

Vous êtes décidé à faire appel à une société de domiciliation ou souhaitez en savoir plus au sujet de ce domaine ? N’hésitez pas à nous contacter !

FAQ : tout savoir sur la société de domiciliation

Comment fonctionne une entreprise de domiciliation ?

C’est un peu comme une boîte postale améliorée. Sa principale fonction est de réceptionner votre courrier, notamment les documents officiels, sans que vous n’ayez besoin de locaux physiques.

Quel est le but de la domiciliation ?

Le but principal est de fournir à votre entreprise une adresse administrative et fiscale, ce qui est une obligation légale.

À quelle adresse domicilier son entreprise ?

Il existe plusieurs variétés de domiciliation possibles pour une entreprise ou une association :

• la domiciliation auprès d’une entreprise de domiciliation, d’une pépinière ou d’un espace de coworking ;
• la domiciliation exercée dans ses propres locaux ;
• la domiciliation dans une adresse personnelle du président ou du gérant.

Quels sont les services proposés par une entreprise de domiciliation ?

Ils varient d’une société à l’autre, mais les principaux sont :

• la réception et gestion du courrier ;
• la gestion de la téléphonie ;
• une assistance administrative, juridique et comptable ;
• la location de bureaux et de salles de réunions.

Peut-on domicilier n’importe quelle entreprise ?

Oui, la plupart des entreprises peuvent être domiciliées, à l’exception de certaines activités réglementées (par exemple, les pharmacies).

Quelle est la durée d’un contrat de domiciliation ?

La durée d’un contrat de domiciliation est variable, mais elle est généralement d’au moins 3 mois, renouvelable par tacite reconduction.

Puis-je changer de société de domiciliation ?

Oui, vous pouvez changer d’entreprise de domiciliation à tout moment, sous réserve de respecter un préavis. D’où l’importance de vous renseigner sur les modalités de résiliation de votre contrat avant de le signer. La flexibilité est l’un des grands avantages de cette solution.